Cara Membuat Kit Pers untuk Bisnis Anda

Anda mungkin pernah mendengar istilah press kit dan bahkan mungkin menerima press kit untuk sesuatu. Meskipun bentuk dan fungsi kit pers dapat sangat bervariasi menurut industri, definisi yang diterima adalah:

"Paket materi promosi yang diberikan kepada anggota pers untuk memberi pengarahan singkat kepada mereka, terutama tentang produk, layanan, atau kandidat."

Karena ada begitu banyak variasi, mari kita lihat komponen aktual yang dapat membentuk kit pers, dan bagaimana cara merakitnya yang memberikan produk atau layanan Anda peluang terbaik dari publisitas gratis, yang juga dikenal sebagai media berpenghasilan. Jika Anda melakukan press kit Anda dengan benar, Anda akan melihat pengembalian berkali-kali lebih besar dari investasi awal Anda, terutama jika kit tersebut mendapatkan airtime produk atau layanan Anda di stasiun-stasiun berita, atau menulis secara online dan di outlet media cetak.

Membuat Press Kit Anda

Tidak ada buku peraturan tentang cara membuat kit pers yang menentukan komponen apa yang harus Anda sertakan. Paket pers Anda akan bervariasi berdasarkan apa yang Anda promosikan dan jenis media yang akan menerima paket pers Anda.

Kebanyakan pers kit dikirimkan, seringkali kepada orang-orang yang memiliki asisten administrasi, dan tugas Anda adalah membuat kit pers yang cukup menarik untuk melewati penjaga gerbang. Konten dan presentasi sangat penting. Anda juga dapat mengirim kit Anda secara elektronik, meskipun jika itu memiliki sepuluh bagian yang mungkin menjadi rumit.

Apa yang Anda masukkan sangat penting karena kit pers harus menjadi cara mudah untuk menyoroti Anda atau bisnis Anda. Anggap saja sebagai kompilasi hit terbaik perusahaan Anda, karena Anda ingin media mengetahui tentang Anda dan produk dan layanan Anda dalam satu paket yang rapi. Komponen kit pers utama yang ingin Anda pertimbangkan termasuk item berikut.

Siaran Pers

Siaran pers kit Anda mengumumkan apa yang Anda publikasikan. Jika Anda memiliki produk baru, kit pers membantu memperkenalkannya. Jika perusahaan Anda bergabung dengan perusahaan lain, siaran persnya yang menang.

Anda dapat memasukkan beberapa rilis pers dalam kit pers Anda. Misalnya, kit pers pameran dagang mungkin berisi siaran pers merger perusahaan, tiga siaran pers produk baru, dan siaran pers yang mengumumkan CEO baru.

Namun, jangan menyertakan lebih dari satu siaran pers jika Anda dapat menghindarinya. Jika Anda mengirim press kit ke editor, Anda hanya perlu satu siaran pers. Ingat, semakin banyak Anda memasukkan, semakin banyak pekerjaan yang Anda lakukan pada orang. Anda ingin membuat pekerjaan mereka semudah mungkin.

Surat / Daftar Isi Singkat

Ini sangat membantu untuk semua jenis peralatan pers yang mencakup banyak elemen yang berbeda namun sama pentingnya. Surat Anda dapat ditujukan kepada media untuk berterima kasih kepada mereka atas minat mereka sebelumnya, dan kemudian Anda dapat memberikan ringkasan tentang apa yang disertakan dan menyatakan mengapa produk atau layanan itu menarik bagi mereka. Pastikan nama kontak media Anda dan informasi kontak sudah benar.

Brosur

Pro PR menggunakan kit pers untuk mengumumkan produk baru, tetapi Anda juga dapat menyertakan brosur Anda. Brosur sangat membantu menjelaskan produk atau layanan Anda di samping siaran pers yang sederhana. Ini bukan hanya elemen visual tetapi dapat memberikan informasi teknis secara langsung. Untuk kit pers pameran dagang, Anda dapat menyertakan sejumlah brosur yang memberi editor / reporter sejumlah besar informasi tentang semua berbagai produk / layanan Anda.

Sampel produk

Jika produk Anda cukup kecil, dan Anda mampu melakukannya, Anda harus memasukkan sampel ke dalam kit pers. Ini memberi editor dan reporter kesempatan untuk menguji produk sendiri. Tentu saja, pastikan produk tersebut berfungsi sebelum mengirimnya ke editor. Anda tidak ingin mengirim Wired majalah jenis baru senter yang menyala menjadi nyala saat beroperasi.

Jika produk Anda terlalu besar dan Anda akan mengadakan demonstrasi di fasilitas Anda, sertakan informasi itu sehingga editor / reporter dapat datang ke lokasi Anda dan melihat produk dari dekat. Atau, jika stan pameran dagang Anda memiliki demo, itu cara yang baik untuk memberi banyak editor dan reporter dari seluruh negeri kesempatan untuk melihat produk Anda beraksi.

Jika Anda hanya memiliki beberapa sampel, buat surat pers kit yang bertingkat. Media papan atas mungkin hanya terdiri dari lima hingga sepuluh outlet, tetapi mereka akan menjadi yang paling penting.

Liputan Pers Masa Lalu

Jika Anda pernah menerima liputan media gratis sebelumnya, Anda dapat menyertakan lembar yang merinci outlet media tersebut. Tetapi jangan mengirim liputan media dari pesaing langsung atau tidak akan ditanggung. Misalnya, jika Rumah Cantik lari sepotong pada produk Anda jangan kirim ke Rumah & Taman karena mereka akan mengatakan bahwa itu sudah diliput oleh publikasi penampungan. Namun, jika produk Anda muncul di segmen CNN, silakan dan sertakan paparan pers itu.

Lembar Fakta

Ini bisa menjadi tambahan yang bagus untuk kit pers karena merinci fitur, manfaat, dan informasi spesifik lainnya dengan cara yang mendidik reporter atau editor tentang perusahaan Anda dan / atau produk dengan poin-poin informasi cepat. Lembar fakta dapat digunakan untuk peluncuran produk, peralatan pers tentang karyawan baru, konferensi berita, dan area lain di mana Anda ingin memberikan fakta kunci kepada editor bahwa mereka mungkin ingin menggunakan kata demi kata.

Backgrounder Perusahaan

Menulis halaman riwayat perusahaan dapat bermanfaat untuk kit pers saat ini dan di masa depan. Backgrounder ini merinci awal perusahaan Anda dan dapat memasukkan tujuan bisnis Anda. Prestasi besar harus dimasukkan serta penghargaan atau penghargaan. Juga, jangan lupa rencana ekspansi dan pengembangan produk Anda. Pastikan untuk memperbarui latar belakang Anda setiap tahun untuk memasukkan pencapaian tambahan dan momen tolok ukur lainnya.

Bios Eksekutif

Apakah itu CEO baru, eksekutif PR baru, atau anggota baru dewan direksi Anda, ini adalah tempat untuk memberi tahu orang-orang tentang orang-orang yang membentuk tim Anda.

BIOS eksekutif, bersama dengan gambar beresolusi tinggi, memberikan editor informasi latar belakang yang sangat dibutuhkan tentang kaliber orang-orang di belakang perusahaan. Beberapa publikasi mencetak kata demi kata, jadi tulislah bio pada orang ketiga daripada sudut pandang orang pertama. Simpan semua bios di satu halaman dan sertakan penghargaan dan penghargaan tetapi tidak ada informasi pribadi selain afiliasi industri.

Lembar Kutipan dan FAQ

Lembar kutipan - berisi kutipan dari orang-orang di perusahaan Anda - adalah cara yang efisien untuk memberikan kutipan kepada editor yang sibuk yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan artikel tanpa memaksa editor untuk melacak orang PR perusahaan.

Lembar ini dapat menampilkan kutipan dari eksekutif, pengembang produk, dan bahkan pelanggan Anda (atau dikenal sebagai testimonial). Satu lembar kutipan dapat menjawab pertanyaan paling jelas yang mungkin dimiliki seorang editor. Pastikan setiap kutipan terbaca dengan baik di atas kertas karena kutipan tersebut kemungkinan besar akan digunakan secara kata demi kata dalam cetakan.

Sertakan Gambar Hi-Res pada Flash Drive

Apakah gambar relevan dengan kit pers Anda? Jika demikian, pastikan itu adalah gambar beresolusi tinggi yang disimpan pada perangkat media praktis seperti flash drive atau CD. Anda juga dapat memasukkan gambar beresolusi tinggi di situs web Anda untuk diunduh media. Pastikan untuk menyertakan tautan langsung ke galeri gambar Anda dalam materi kit pers Anda.