Daftar Keterampilan Asisten Kantor Dengan Contoh

Posisi asisten kantor dapat ditemukan di semua industri, dan berbagi keahlian yang agak besar. Asisten kantor kadang-kadang dikenal sebagai sekretaris atau asisten administrasi, tetapi yang mereka lakukan adalah membantu fungsi kantor. Apakah kantor itu milik firma hukum, praktik medis, institusi pendidikan, atau korporasi, kebutuhannya serupa; seseorang harus mencatat, menjaga jadwal, dan mengurus komunikasi rutin atas nama orang-orang yang menggunakan kantor.

Seseorang itu bisa jadi kamu.

Tanggung Jawab Pekerjaan Asisten Kantor

Sementara posisi asisten kantor pada umumnya mirip satu sama lain, pekerjaannya masih bervariasi - hanya bervariasi dari hari ke hari, bukan dari kantor ke kantor. Hari ini Anda mungkin bertindak sebagai resepsionis, besok mungkin perlu memperbaiki printer, dan sehari setelahnya, Anda harus membawa seluruh lemari arsip ke abad ke-21. Anda membutuhkan keahlian yang sangat luas untuk berhasil.

Asisten kantor adalah salah satu pahlawan tanpa tanda jasa besar di dunia bisnis, karena ketika Anda melakukan pekerjaan Anda dengan benar, tidak ada yang memperhatikan - kantor itu tampaknya berjalan sendiri. Tetapi beberapa orang menikmati pekerjaan yang serba cepat namun fleksibel, perasaan berada di jantung segalanya. Dan seorang sekretaris yang baik masih dapat menemukan pekerjaan hampir di mana saja, dalam organisasi apa pun.

Cara Menggunakan Daftar Keterampilan

Anda dapat menggunakan daftar keterampilan ini selama proses pencarian pekerjaan Anda. Pertama, nama-nama keterampilan ini berfungsi sebagai kata kunci, jadi gunakan sebanyak mungkin saat menulis resume Anda. Jangan mengandalkan mempekerjakan pengawas untuk mengetahui bahwa Anda memiliki apa yang mereka inginkan, katakan langsung kepada mereka.

Kedua, Anda dapat menggunakan kata kunci yang sama ini di surat lamaran Anda. Fokus secara khusus pada hal-hal yang paling dipedulikan oleh calon atasan Anda. Anda harus melakukan riset, karena meskipun pekerjaan asisten kantor sering serupa, mempekerjakan penyelia berbeda dalam prioritasnya. Deskripsi pekerjaan mungkin akan mencakup daftar keterampilan yang diperlukan. Perhatikan itu.

Akhirnya, Anda dapat menggunakan diskusi ini untuk merencanakan wawancara Anda. Pastikan Anda telah menyiapkan setidaknya satu contoh untuk saat Anda menunjukkan keterampilan dari setiap kategori yang tercantum di sini.

Mungkin juga membantu untuk meninjau daftar keterampilan kami yang terdaftar berdasarkan pekerjaan dan jenis keterampilan.

Keterampilan Asisten Kantor Top

Keterampilan Komunikasi Verbal: Komunikasi adalah keterampilan lunak yang penting untuk asisten kantor. Anda harus berinteraksi dengan penyelia Anda, sesama staf kantor, para profesional yang Anda bantu, dan mungkin klien atau orang-orang di kantor lain dari organisasi yang sama. Anda semua bekerja sebagai tim, dan Anda adalah pusat komunikasi utamanya. Anda harus ceria, bermanfaat, berpengetahuan luas, pandai berbicara, dan pendengar yang baik setiap hari.

• Jawab Ponsel
• Hubungan Klien
• Komunikasi
• Meneruskan Panggilan Telepon
• Pengambilan Pesan
• Mengalihkan Panggilan Telepon
• Switchboard
• Telepon
• Komunikasi lisan

Keterampilan Komunikasi Tertulis: Kebanyakan asisten kantor banyak menulis. Mereka mungkin menulis memo, mengisi formulir, atau menulis surat atau email. Beberapa membuat konten untuk situs web perusahaan atau mengedit teks untuk yang lain. Komunikasi tertulis yang jelas dan profesional adalah suatu keharusan.

• Korespondensi
• E-mail
• Surat
• Surat
• Mengetik
• Pengolah Kata
• Komunikasi tertulis

Keramahan: Seorang asisten kantor mungkin orang pertama yang dilihat klien setelah memasuki kantor. Jika penghuni utama kantor kebetulan sedang keluar saat ini, asisten kantor mungkin satu-satunya orang yang berinteraksi dengan pengunjung. Anda harus siap untuk menyambut setiap pengunjung dengan senyum dan kata yang baik dan untuk membantu mereka dengan apa pun yang mereka butuhkan sejauh yang Anda bisa. Jadi, keterampilan interpersonal yang baik adalah suatu keharusan.

• Pelayanan pelanggan
• Mengarahkan Pengunjung
• Fleksibel
• Ramah
• Sambut tamu
• Interpersonal
• Sikap positif
• Keandalan
• Selamat Datang Pengunjung

Keterampilan Teknologi: Di masa lalu, sekretaris melakukan banyak mengetik. Zaman telah berubah dan begitu pula teknologi, tetapi asisten kantor masih bisa berharap untuk menghabiskan banyak waktu di depan keyboard. Alih-alih mesin tik, Anda harus tahu jalan di berbagai aplikasi perangkat lunak. Mengetahui cara melakukan dukungan teknis ringan dan cara memperbaiki printer yang bandel juga tidak ada salahnya.

• Komputer
• Unggul
• Internet
• Microsoft Office
• Microsoft Word
• QuickBooks
• Teknologi

Organisasi: Asisten kantor harus sangat terorganisir untuk secara efektif menyulap banyak tugas mereka.Anda juga perlu membantu orang lain agar tetap teratur, mulai dari menjaga kalender hingga menjaga kantor tetap teratur.

• Dukungan administratif
• Janji temu
• Penagihan
• Kalender
• Ulama
• Entri Data
• Mengirim Surat
• Pengarsipan elektronik
• Laporan biaya
• Filing
• Operasi Meja Depan
• Penanganan Uang
• Tugas Kantor
• Peralatan Kantor
• Persediaan Persediaan Kantor
• Peralatan Kantor
• Dukungan Kantor
• Organisasi
• Dokumen
• pengiriman

Keterampilan Pemecahan Masalah: Pemecahan masalah, atau keterampilan berpikir kritis, penting untuk asisten kantor mana pun, karena Anda akan sering menjadi orang lain yang datang dengan pertanyaan atau masalah.

• Kegiatan Kantor Koordinasi
• Rapat
• Keterampilan Pemecahan Masalah
• Tanggapi Pertanyaan
• Penjadwalan
• Menyaring dan Mengarahkan Panggilan
• Spreadsheet
• Kerja tim
• Manajemen waktu
• Agenda Perjalanan