Berapa Lama SDM Harus Menyimpan File Karyawan

Salah satu hal besar tentang Sumber Daya Manusia adalah bahwa kami memiliki banyak dokumen. Berton-ton. Memang, banyak dari itu elektronik hari ini, tetapi prinsipnya tetap. HR melakukan pencatatan. Dan, kita perlu menyimpan catatan itu, tetapi untuk berapa lama?

Berikut adalah pedoman dasar untuk penyimpanan catatan SDM. Ingat, bagaimanapun, bahwa undang-undang negara bagian mungkin berbeda dari pedoman ini. Jika hukum negara dan hukum Federal bertentangan, selalu simpan catatan berdasarkan pada persyaratan mana yang lebih panjang. Lebih baik menyimpan sesuatu terlalu lama daripada tidak cukup lama.

Menyewa Rekaman

Anda perlu menyimpan semua resume, catatan wawancara, aplikasi, dan posting pekerjaan, dan bahkan catatan pencarian Anda melalui sistem pelacakan pelamar Anda selama satu tahun setelah keputusan untuk membuat tawaran pekerjaan dibuat. Jadi, jika Anda mewawancarai seorang pelamar, dan seluruh proses berlangsung selama tiga bulan, tidak sampai keputusan perekrutan terakhir dibuat bahwa jam mulai berdetak.

Mengapa Anda harus melakukan ini? Jika ada yang mempertanyakan keputusan perekrutan Anda, Anda harus menunjukkan bahwa Anda tidak melakukan diskriminasi dalam bentuk, bentuk, atau bentuk apa pun secara ilegal. Undang-undang seperti Undang-Undang Penyandang Disabilitas Amerika, Judul VII, dan banyak lainnya mengharuskan Anda untuk menunjukkan kepatuhan Anda. Mempertahankan catatan ini membantu Anda melakukan ini.

Catatan Uji Narkoba

Jika Anda memerlukan tes narkoba untuk pra-pekerjaan, itu bagian dari catatan perekrutan, dan Anda harus menyimpan salinan hasilnya selama satu tahun. Jika Anda melakukan tes obat tambahan, apakah karena insiden di tempat kerja atau sebagai bagian dari pemeriksaan acak, Anda juga perlu menyimpan catatan ini selama satu tahun. Namun, jika Anda tunduk pada peraturan Departemen Perhubungan, maka kerangka waktu minimum untuk catatan tes narkoba adalah lima tahun.

Penggajian / Kartu Waktu, Dll

Undang-undang mengharuskan Anda untuk mempertahankan catatan ini selama tiga tahun, tetapi tuntutan hukum baru-baru ini berarti akan lebih pintar bagi Anda untuk menyimpannya lebih lama. Anda ingin menyimpan catatan tentang berapa banyak setiap karyawan dibayar, dan berapa jam mereka bekerja untuk seluruh masa kerja mereka di perusahaan Anda. Simpan catatan Anda setidaknya selama lima tahun setelah karyawan pergi, apa pun alasannya.

Untuk karyawan yang dikecualikan, tentu saja, Anda tidak perlu menyimpan catatan waktu, karena upah mereka sama terlepas dari jumlah jam kerja. Namun, jika Anda pernah salah mengklasifikasikan karyawan sebagai pengecualian padahal seharusnya ia tidak dikecualikan, catatan jam kerja ini dapat memandu Anda untuk membayar hutang lembur. Pastikan Anda memasukkan cara perusahaan menghitung pembayaran. Misalnya, Anda perlu melacak apakah itu gaji langsung, gaji plus komisi, lembur, pekerjaan, atau upah per jam lurus.

Anda perlu melakukan ini tidak hanya untuk pertanyaan gaji dan pajak tetapi banyak keputusan lain bergantung pada jumlah jam kerja. Misalnya, kelayakan FMLA tergantung pada jumlah jam kerja dalam setahun. Jika Anda memiliki karyawan yang dikecualikan paruh waktu, Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk meminta pencatatan waktu untuk menentukan kelayakan FMLA. Anda juga harus dapat membuktikan bahwa Anda membayar pekerja Anda untuk semua jam mereka bekerja.

Formulir I-9

Menyimpan Formulir I-9 karyawan, disimpan secara terpisah dari catatan personel Anda, selama tiga tahun setelah Anda merekrut karyawan dan selama satu tahun setelah pemutusan hubungan kerja, mana yang lebih baru.

Informasi Manfaat Kesehatan / Pensiun

Anda perlu menyimpan catatan rencana Anda untuk semua manfaat Anda selama minimal enam tahun. Pengadilan menyatakan bahwa jika seorang karyawan menuntut Anda, mengatakan bahwa ia layak mendapatkan pensiun yang lebih tinggi, misalnya, adalah tanggung jawab majikan untuk membuktikan bahwa mereka tidak berutang lebih banyak, bukan tanggung jawab karyawan untuk membuktikan bahwa mereka memang berhak. Simpan semua Deskripsi Rencana Ringkasan tersebut.

Jika Anda memiliki mantan karyawan yang memenuhi syarat untuk COBRA, memperpanjang manfaat kesehatannya, Anda juga harus menyimpan catatan tersebut selama enam tahun hanya agar aman. Undang-undang tidak menentukan retensi, tetapi karena ini bisa berlaku berdasarkan Undang-Undang Keamanan Penghasilan Pensiun Karyawan (ERISA), undang-undang ini memerlukan retensi selama enam tahun. Agar aman, jangan membuang catatan itu.

Catatan FMLA

Ketika seorang karyawan meminta FMLA, Anda harus menyimpan jejak kertas itu, bahkan jika Anda menolak cuti selama tiga tahun. Pastikan Anda melacak cuti masing-masing karyawan - kapan dimulai dan berapa banyak waktu yang digunakan. Jika karyawan tersebut memiliki FMLA intermiten, pastikan Anda melacak setiap cuti dan mendokumentasikan jumlah jam yang digunakan. Tanggal dan jumlah jam harus didokumentasikan. Ingat, cuti berselang dapat digunakan selama beberapa jam dalam sehari, atau beberapa hari dalam seminggu. Dokumentasikan semuanya dan simpan catatan itu.

Ingat, ini bukan daftar lengkap dan hanya berlaku untuk undang-undang Federal. Anda dapat dikenakan undang-undang penyimpanan catatan tambahan jika, misalnya, Anda adalah kontraktor Federal atau negara Anda memiliki standar yang berbeda. Jika ragu, jangan dibuang.

Anda dapat mengakses sumber daya tambahan tentang penyimpanan catatan dan pelaporan wajib di Masyarakat Manajemen Sumber Daya Manusia (SHRM).

Penolakan: Harap dicatat bahwa informasi yang diberikan, meskipun otoritatif, tidak dijamin untuk keakuratan dan legalitas. Situs ini dibaca oleh pemirsa di seluruh dunia, dan undang-undang dan peraturan ketenagakerjaan bervariasi dari satu negara bagian ke negara lain. Silakan mencari bantuan hukum, atau bantuan dari sumber daya pemerintah Negara Bagian, Federal, atau Internasional, untuk memastikan interpretasi dan keputusan hukum Anda benar untuk lokasi Anda. Informasi ini untuk panduan, ide, dan bantuan.