Mengapa Komunikasi Penting dalam Manajemen Perubahan

Anda tidak dapat berkomunikasi berlebihan ketika Anda meminta organisasi Anda untuk berubah. Setiap eksekutif sukses yang telah memimpin upaya manajemen perubahan yang sukses mengungkapkan kebutuhan untuk berkomunikasi berlebihan selama pengalaman perubahan dan membuat pernyataan ini dalam retrospeksi.

Tidak ada organisasi di mana karyawan benar-benar senang dengan komunikasi. Komunikasi adalah salah satu masalah terberat dalam organisasi. Ini adalah area yang paling sering dikeluhkan oleh karyawan selama perubahan organisasi dan operasi sehari-hari. Alasannya?

Komunikasi yang efektif membutuhkan empat komponen yang saling bekerja dengan sempurna untuk menciptakan makna bersama, definisi komunikasi favorit.

• Individu yang mengirim pesan harus menyampaikan pesan dengan jelas dan terperinci, dan memancarkan integritas dan keaslian.
• Orang yang menerima pesan harus memutuskan untuk mendengarkan, mengajukan pertanyaan untuk kejelasan, dan mempercayai pengirim pesan.
• Metode pengiriman yang dipilih harus sesuai dengan keadaan dan kebutuhan pengirim dan penerima.
• Isi pesan harus beresonansi dan terhubung pada tingkat tertentu dengan keyakinan yang sudah dipegang penerima. Itu harus mengandung informasi yang ingin didengar karyawan. Itu harus menjawab pertanyaan karyawan yang paling disayangi dan diperhatikan.

Dengan semua ini terjadi dalam komunikasi, adalah mengherankan bahwa organisasi pernah melakukannya dengan baik. Untungnya, praktisi manajemen perubahan telah memberikan berbagai saran tentang bagaimana berkomunikasi dengan baik selama setiap perubahan organisasi.

Rekomendasi Tentang Komunikasi untuk Manajemen Perubahan yang Efektif

Kembangkan rencana komunikasi tertulis untuk memastikan bahwa semua hal berikut terjadi dalam proses manajemen perubahan Anda.

• Berkomunikasi secara konsisten, sering, dan melalui berbagai saluran, termasuk berbicara, menulis, video, pelatihan, kelompok fokus, papan buletin, intranet, dan banyak lagi tentang perubahan tersebut.
• Komunikasikan semua yang diketahui tentang perubahan, secepat informasi tersedia. Jelaskan bahwa bias Anda mengarah pada komunikasi instan, sehingga beberapa detail dapat berubah di kemudian hari. Beri tahu orang-orang bahwa pilihan Anda yang lain adalah memegang semua komunikasi sampai Anda yakin tentang keputusan, tujuan, dan kemajuan, yang merupakan bencana dalam manajemen perubahan yang efektif.

• Berikan banyak waktu bagi orang untuk mengajukan pertanyaan, meminta klarifikasi, dan memberikan masukan. Jika Anda pernah menjadi bagian dari skenario di mana seorang pemimpin mempresentasikan perubahan ke grup besar melalui transparansi overhead dan kemudian melarikan diri, Anda tahu apa kabar buruk ini untuk integrasi perubahan. Orang harus merasa terlibat dalam perubahan. Keterlibatan menciptakan komitmen - tidak ada hal lain yang signifikan selama proses perubahan.
• Komunikasikan visi, misi, dan tujuan upaya manajemen perubahan dengan jelas. Bantu orang untuk memahami bagaimana perubahan ini akan memengaruhi mereka secara pribadi. Jika Anda tidak membantu proses ini, orang akan mengarang cerita sendiri, biasanya lebih negatif daripada kebenaran.

• Ketahuilah bahwa komunikasi sejati adalah percakapan. Ini dua arah, dan diskusi nyata harus dihasilkan. Tidak bisa hanya presentasi.
• Pemimpin perubahan atau sponsor perlu menghabiskan waktu bercakap-cakap satu per satu atau dalam kelompok kecil dengan orang-orang yang diharapkan untuk melakukan perubahan.
• Komunikasikan alasan untuk perubahan sedemikian rupa sehingga orang memahami konteks, tujuan, dan kebutuhan. Praktisi menyebut ini "membangun kerangka kerja konseptual yang berkesan" dan "menciptakan kerangka kerja teoritis untuk mendukung perubahan."

• Berikan jawaban atas pertanyaan hanya jika Anda tahu jawabannya. Pemimpin menghancurkan kredibilitas mereka ketika mereka memberikan informasi yang salah atau tampak tersandung atau mundur ketika memberikan jawaban. Adalah jauh lebih baik untuk mengatakan Anda tidak tahu dan bahwa Anda akan berusaha mencari tahu.
• Para pemimpin perlu mendengarkan. Hindari sikap defensif, membuat alasan, dan jawaban yang diberikan terlalu cepat. Bertindaklah dengan penuh perhatian.
• Buat para pemimpin dan ganti sponsor tersedia, setiap hari bila memungkinkan, untuk bergaul dengan orang lain di tempat kerja.
• Adakan lokakarya dan forum interaktif di mana semua karyawan dapat mengeksplorasi perubahan bersama sambil belajar lebih banyak. Gunakan pelatihan sebagai bentuk komunikasi interaktif dan sebagai kesempatan bagi orang untuk mengeksplorasi perilaku dan gagasan baru tentang perubahan dan manajemen perubahan dengan aman. Semua tingkatan organisasi harus berpartisipasi dalam sesi yang sama.

• Komunikasi harus proaktif. Jika rumor pabrik sudah beraksi, organisasi telah menunggu terlalu lama untuk berkomunikasi.
• Berikan peluang bagi orang untuk berjejaring satu sama lain, baik secara formal maupun informal, untuk berbagi gagasan tentang perubahan dan manajemen perubahan.
• Tinjau pengukuran yang tersedia untuk mempetakan kemajuan dalam manajemen perubahan dan upaya perubahan secara publik.
• Publikasikan penghargaan dan pengakuan untuk pendekatan dan pencapaian positif dalam perubahan dan manajemen perubahan. Rayakan setiap kemenangan kecil di depan umum.