Pentingnya Dokumentasi dalam Sumber Daya Manusia

Dokumentasi adalah catatan tertulis dan disimpan dari acara kerja. Catatan-catatan ini terdiri dari unsur-unsur pemerintah dan yang diamanatkan secara hukum, dokumen yang disyaratkan oleh kebijakan dan praktik perusahaan, dokumen yang disarankan oleh praktik sumber daya manusia terbaik, dan penyimpanan catatan formal dan informal tentang peristiwa ketenagakerjaan.

Dokumentasi Tentang Catatan Pekerjaan

Catatan dokumentasi karyawan adalah laporan tertulis dari tindakannya, diskusi, insiden pembinaan kinerja, pelanggaran kebijakan yang disaksikan, tindakan disipliner, kontribusi positif, penghargaan dan pengakuan, investigasi, kegagalan untuk memenuhi persyaratan dan tujuan, evaluasi kinerja, dan banyak lagi.

Memelihara catatan ini memungkinkan pemberi kerja dan karyawan untuk melestarikan sejarah tertulis dari kejadian dan diskusi yang terjadi di sekitar peristiwa tertentu. Dokumentasi hubungan ketenagakerjaan menyediakan catatan tertulis yang mungkin diperlukan untuk mendukung tindakan seperti promosi karyawan, kenaikan gaji karyawan, dan tindakan disipliner - termasuk pemutusan hubungan kerja.

Dokumentasi tentang karyawan, bila perlu, umumnya positif dan negatif. Itu faktual, tidak menghakimi. Ini menggambarkan peristiwa yang terjadi, tidak didasarkan pada pendapat dan pemikiran yang melihatnya tentang acara tersebut. Dokumentasi juga menjelaskan tindakan yang diambil dalam contoh penting seperti memberikan pengakuan karyawan formal atau mengambil tindakan disipliner.

Ingat, Anda harus membuat dokumentasi sedekat mungkin ketika kejadian terjadi sehingga catatan tepat waktu, terperinci dan akurat.

Dalam proses hukum, dokumentasi tentang kinerja masa lalu seorang karyawan sering kali penting untuk hasil pengalaman majikan dari acara tersebut. Menempatkan gambaran yang adil tentang kinerja karyawan tanpa fokus murni pada kejadian negatif adalah tujuannya.

Jenis Dokumentasi

Kebijakan, prosedur, buku pegangan karyawan, dan rencana pengembangan kinerja juga merupakan bentuk dokumentasi yang mencatat perilaku karyawan yang diharapkan dan persyaratan tempat kerja untuk memelihara tempat kerja yang teratur dan adil di mana karyawan mengetahui apa yang diharapkan dari mereka.

Catatan juga merupakan pernyataan tertulis dari terdakwa, penuduh dan saksi peristiwa permusuhan di tempat kerja yang melibatkan kesalahan karyawan seperti pelecehan seksual.

Dokumentasi ini juga mencakup catatan permanen seperti lamaran kerja yang ditandatangani, referensi pekerjaan tertulis, bahan lamaran seperti resume dan surat pengantar, dan pemeriksaan latar belakang. Selain disimpan dari file personel karyawan, dokumen lain seperti formulir I-9 (yang memverifikasi kelayakan karyawan untuk bekerja di AS) juga dipertahankan, seperti halnya rekam medis, catatan FMLA, dan sebagainya.

Dokumentasi juga dapat bersifat informal seperti dalam catatan manajer tentang diskusinya dengan seorang karyawan selama satu tahun. Penting bahwa manajer memelihara dokumentasi ini pada semua anggota staf pelaporan mereka. Tidak boleh ada karyawan yang dipilih karena kinerja. Ini dapat ditafsirkan sebagai diskriminasi di kemudian hari.

Dokumentasi mungkin formal dan disimpan dalam file personel karyawan. Karyawan diharapkan menandatangani dokumentasi ini untuk mengetahui bahwa mereka telah menerima salinan, dan telah meninjau konten secara keseluruhan. Catatan: Tanda tangan tidak menandakan perjanjian dengan pernyataan dalam dokumentasi.

Penggunaan Dokumentasi

Dokumentasi insiden kritis, baik positif atau negatif, juga direkomendasikan sehingga manajer memiliki catatan kinerja karyawan yang mencakup periode waktu tertentu.

Organisasi dapat menggunakan dokumentasi yang mereka simpan dengan cara lain. Ini mungkin termasuk prosedur, instruksi kerja, dan instruksi perangkat lunak komputer untuk beberapa nama, tetapi untuk tujuan fungsi sumber daya manusia, ini adalah penggunaan umum dokumentasi. Bagian selanjutnya menguraikan instruksi tentang cara mendokumentasikan dengan tepat.

Sampel Dokumentasi Kinerja

Dokumentasi tentang kinerja karyawan akan memungkinkan Anda untuk mendisiplinkan, menghentikan, atau mempromosikan, menghargai, dan mengenali karyawan secara adil. Tanpa dokumentasi, membuat kasus untuk setiap tindakan ini sulit, dan berpotensi berisiko bagi pemberi kerja.

Majikan harus menghindari tuduhan potensial tentang perlakuan diskriminatif terhadap karyawan. Selain semua legalitas, pengusaha yang baik ingin menciptakan lingkungan kerja yang adil, konsisten dan mendukung tujuan karyawan dan rencana karir.

Lingkungan ini didukung oleh dokumentasi profesional manajer tentang kinerja karyawan - baik perilaku pujian maupun tindakan yang membutuhkan koreksi atau peningkatan. Bagaimana mendokumentasikan ini dibahas sebelumnya secara rinci. Situasi berikut memberi Anda lebih banyak contoh dokumentasi yang sesuai.

Mendokumentasikan Lateness dan Absensi

Salah:

Mark biasanya terlambat kerja. Mark merindukan terlalu banyak pekerjaan.

Kanan:

1 April: Mark memanggil sakit dan absen delapan jam kerja.

4 April: Markus tiba di kantor jam 10 pagi, dua jam terlambat dari waktu mulai yang dijadwalkan.

6 April: Mark menjadwalkan janji temu dokter dan kemudian, tinggal di rumah untuk memasang tungku baru.

12 April: Mark memanggil sakit dan absen delapan jam kerja.

Mendokumentasikan Kinerja

Salah:

Mary tidak bisa diandalkan. Dia hampir tidak pernah melakukan apa yang dia lakukan.

Kanan:

2 Mei: Mary berjanji bahwa rancangan pertama proposal produk akan tersedia untuk ditinjau pada pertemuan mingguan hari ini. Mary tidak menghasilkan draft dokumen seperti yang diharapkan. Katanya dia terlalu sibuk dan orang-orang yang bantuannya dia butuhkan belum kembali bersamanya.

Manajer merespons: Bantuan apa yang Anda butuhkan? Informasi? Siapa yang belum kembali kepada Anda dan apa yang Anda butuhkan dari mereka?

Carl dan Michael perlu memperbarui Mary tentang kemajuan mereka.

Apa yang membuat Anda begitu sibuk sehingga Anda tidak punya waktu untuk menindaklanjuti komitmen Anda? Membuat terlalu banyak komitmen dengan jam terbatas untuk memenuhinya.

Apa yang bisa saya lakukan untuk membantu Anda?

Kapan Anda akan membuat draft dokumen tersedia untuk ditinjau?

Sampel-sampel ini memberikan gambaran umum tentang seperti apa dokumentasi yang efektif versus dokumentasi yang ditulis secara tidak benar. Ikuti saran ini untuk mendokumentasikan kebijakan, kinerja, dan acara secara efektif dan legal di tempat kerja Anda.

Penolakan

Informasi yang diberikan, walaupun otoritatif, tidak dijamin untuk akurasi dan legalitas. Situs ini dibaca oleh khalayak di seluruh dunia dan undang-undang dan peraturan ketenagakerjaan bervariasi dari satu negara bagian ke negara lain. Silakan mencari bantuan hukum, atau bantuan dari sumber daya pemerintah negara bagian, federal atau internasional, untuk memastikan interpretasi dan keputusan hukum Anda benar untuk lokasi Anda. Informasi ini untuk panduan, ide, dan bantuan.