Bagaimana Menjadi Sekretaris Litigasi

Sekretaris litigasi memberikan dukungan kepada pengacara litigasi dan paralegal dalam kasus yang diajukan di pengadilan lokal, negara bagian, dan federal serta pengadilan administratif.

Sekretaris litigasi dipekerjakan di firma hukum dari semua ukuran. Beberapa sekretaris memberikan dukungan administrasi murni. Namun, sekretaris di banyak perusahaan melakukan peran hibrid, berfungsi sebagai sekretaris dan paralegal litigasi.

Di bawah ini adalah beberapa fungsi paling umum dari seorang sekretaris litigasi di sepanjang siklus hidup litigasi. Peran kesekretariatan bervariasi tergantung pada perusahaan, jenis praktik litigasi, dan ukuran staf.

Penapisan Kasus

Di perusahaan penggugat, langkah pertama dari suatu kasus adalah menyaring kasus untuk mendapatkan jasa. Apakah klien potensial memiliki penyebab tindakan? Apakah ada konflik? Sekretaris dapat membantu menyiapkan formulir penyaringan kasus dan menjadwalkan pertemuan awal antara pengacara dan klien potensial. Dalam beberapa kasus, sekretaris akan menyelesaikan pemutaran awal dengan menanyakan pertanyaan klien potensial melalui telepon. Jika klien ditandatangani, sekretaris akan mengatur file kasus baru, dan meneruskan kontrak penyimpanan dan dokumen lainnya ke klien.

Penyelidikan

Dalam banyak kasus, para pihak melakukan penyelidikan sebelum gugatan diajukan. Investigasi ini mungkin melibatkan menemukan dan mewawancarai para saksi, memeriksa lokasi kecelakaan dan mengumpulkan dokumen dan bukti lainnya. Sekretaris litigasi dapat membantu dalam proses dengan menjadwalkan pertemuan dan konferensi telepon atas nama pengacara, membuat daftar saksi, mengatur bukti, dan dokumen lainnya dan menciptakan sistem pengarsipan yang dapat diandalkan untuk kertas dan dokumen elektronik.

Permohonan

Jika gugatan diajukan, sekretaris akan menyiapkan pembelaan dalam program pengolah kata. Permohonan dapat mencakup panggilan, keluhan, pernyataan tertulis, permintaan penerimaan, dan mosi. Sekretaris litigasi sering kali akan membuat berkas permohonan yang mengatur dan mengindeks semua permohonan untuk kasus tertentu. Sekretaris dapat mengajukan dokumen-dokumen ini ke pengadilan, baik secara langsung atau secara elektronik, meskipun tugas ini sering dilakukan oleh paralegal atau kurir pengadilan.

Penemuan

Penemuan adalah fase terpanjang dari proses litigasi. Selama penemuan, sekretaris litigasi dapat melakukan semua atau beberapa tugas berikut:

• Mempersiapkan dokumen penemuan dalam sistem pengolah kata, termasuk interogatori dan permintaan produksi
• Mengetik, mengirim, dan melacak panggilan pengadilan
• Menjadwalkan deposisi dengan banyak pihak, termasuk pengacara, klien, penasihat hukum yang berlawanan, dan wartawan pengadilan
• Menjadwalkan pemeriksaan medis independen dan janji temu lainnya yang disyaratkan oleh Aturan Prosedur Sipil
• Membuat binder penemuan; pengindeksan dan pengarsipan dokumen penemuan
• Mengorganisir dan mengajukan dokumen kasus
• Menjadwalkan pemeriksaan situs

• Menemukan dan berkomunikasi dengan para ahli; mengorganisir dan mengajukan laporan ahli

Pra-Pengadilan

Setelah tanggal persidangan ditetapkan, sekretaris membantu tim hukum mempersiapkan sidang. Peran sekretaris dapat mencakup:

• Mengetik dan memformat dokumen pra-sidang termasuk mosi, brief, panggilan pengadilan, dan daftar saksi
• Mengumpulkan dan mengatur pameran
• Membuat, mengatur, dan / atau pengikat percobaan pengindeksan
• Membantu mengatur uji coba tiruan
• Melacak tenggat waktu dan mengirim pengingat ke tim hukum
• Mengutip memeriksa dan mengoreksi brief dan dokumen hukum
• Memastikan bahwa dokumen diformat dengan benar sesuai dengan aturan pengadilan
• Saksi koordinator

Percobaan

Sekretaris litigasi melakukan peran dukungan penting selama persidangan. Tugasnya meliputi:

• Mempersiapkan, mengetik dan memformat dokumen percobaan
• Mengkoordinasikan persiapan grafik, grafik, dan visual ruang sidang lainnya
• Penjadwalan kurir, wartawan pengadilan, dan saksi ahli
• Mengatur, mengarsipkan, dan mengelola dokumen, pameran, dan pengikat percobaan
• Mengkoordinir pengaturan perjalanan untuk pengacara, saksi, klien, dan lainnya

Tugas Administratif Lainnya

Bagi mereka yang bekerja di sisi pertahanan, sekretaris litigasi akan memasukkan waktu pengacara dan paralegal yang dihabiskan untuk setiap kasus ke dalam waktu dan sistem penagihan perusahaan. Ia juga akan mengirimkan faktur secara berkala kepada klien dan menindaklanjuti pembayaran yang terlambat. Tugas umum lainnya yang dilakukan oleh sekretaris litigasi meliputi:

• Menghasilkan informasi dengan menyalin, memformat, memasukkan, mengambil, menyalin, dan mentransmisikan teks, data, dan grafik
• Pelacakan tenggat waktu kasus
• Berkorespondensi dengan klien, saksi, dan penasihat yang berlawanan
• Menjawab telepon
• Membuat spreadsheet untuk melacak biaya, pameran, dan informasi lainnya
• Mendikte dikte
• Memelihara sistem map
• Routing korespondensi, laporan, dan dokumen hukum
• Menyelenggarakan konferensi klien dan rapat pengacara
• Menyiapkan laporan pengeluaran
• Mempertahankan kalender pengacara dengan merencanakan dan menjadwalkan konferensi, konferensi jarak jauh, deposisi, dan perjalanan

• Memesan persediaan

Sekretaris Pendidikan Litigasi

Banyak sekretaris litigasi menyelesaikan sertifikat atau program gelar associate di sekolah perdagangan atau perguruan tinggi. Namun, sekretaris dengan gelar sarjana empat tahun memiliki peluang paling maju dalam sebuah firma hukum. Pelatihan litigasi sering terjadi di tempat kerja. Sekretaris litigasi berpengalaman sering pindah ke peran lain di perusahaan, termasuk posisi manajemen paralegal dan kantor.

Keterampilan dan Pengetahuan Sekretaris Litigasi

Sekretaris litigasi harus memiliki beragam keterampilan interpersonal, teknologi, dan jabatan, serta pengetahuan hukum dan prosedural. Keterampilan dan pengetahuan yang dibutuhkan meliputi:

• Kecakapan dengan pengolah kata, spreadsheet, presentasi dan waktu dan perangkat lunak penagihan; keakraban dengan Microsoft Office suite
• Kecakapan dengan peralatan transkripsi
• Keterampilan tertulis dan verbal yang sangat baik
• Pengetahuan tentang dokumentasi litigasi pengadilan lokal dan negara bagian dan prosedur pengarsipan
• Kemahiran dengan database dokumen seperti Ringtail, Summation, dan Concordance
• Pengalaman e-filing
• Pengetahuan tentang prosedur kantor dan terminologi hukum
• Keterampilan mengetik yang kuat
• Keahlian organisasi yang solid dan keterampilan multi-tugas
• Kemampuan untuk berinteraksi secara profesional dengan semua tingkatan personil