Peran Esensial Dalam Tim Manajemen Proyek

Jenis-jenis proyek yang dijalankan oleh manajer proyek profesional biasanya berskala besar dan rumit. Mereka membutuhkan masukan dari banyak orang, termasuk Anda sebagai manajer proyek.

Peran dalam Tim Manajemen Proyek Profesional

Peran berikut biasanya membentuk tim manajemen proyek profesional:

Sponsor Proyek

Seringkali dalam organisasi besar, orang tingkat tinggi, mungkin manajer senior atau direktur, akan bertindak sebagai sponsor proyek. Peran ini sering kali bisa seperti hubungan kerja yang akan diambil oleh seorang ketua perusahaan dengan seorang CEO: hubungan teman yang kritis / dukungan moral / komunikator utama dengan berbagai audiens (mengambil peran yang tepat tergantung pada konteksnya). Tetapi perannya sedikit lebih kompleks dari ini.

Sponsor proyek adalah advokat Anda di level tertinggi, bekerja dengan Anda lebih dekat daripada siapa pun di tim manajemen senior. Mereka mempresentasikan kemajuan Anda kepada manajemen senior dan bertanggung jawab, bersama Anda, untuk kesuksesan atau sebaliknya dari proyek.

Mereka memiliki pandangan yang lebih luas tentang apa yang terjadi di seluruh organisasi secara keseluruhan dan dapat melihat di mana proyek cocok dengan gambaran yang lebih besar. Mereka akan dapat mengarahkan proyek untuk mencapai tujuannya seperti yang ditetapkan oleh manajemen senior dan dalam konteks arah perjalanan organisasi. Mereka dapat mengatur agar sumber daya tambahan tersedia dan membuka pintu yang mungkin tertutup bagi Anda sebagai manajer proyek karena kurangnya senioritas Anda.

Pada dasarnya sponsor proyek ada untuk mengambil kepemilikan atas peluang atau kebutuhan bisnis dan membawanya ke depan untuk memastikan masalah ditangani dan manfaat direalisasikan sementara mampu menyelesaikan masalah di luar kendali manajer proyek.

Manajer proyek

Manajer proyek adalah pusat dari proyek ini. Mereka perlu tahu apa tujuannya, dan di mana ini cocok dengan gambaran yang lebih besar sementara pada saat yang sama memiliki pegangan pada banyak detail di setiap tahap.

Orang ini adalah perencana (termasuk memelihara grafik Gantt), penyelenggara dan pelaksana dan orang yang harus memiliki keterampilan manajemen proyek untuk memastikan semuanya, termasuk kesuksesan, diukur dan dilaporkan secara akurat.

Akhirnya, mereka perlu menjadi hakim obyektif atas apa yang sedang terjadi, sementara pada saat yang sama berada di jantung subyektif dari semua yang terjadi.

Pelanggan Proyek / Klien

Ini adalah orang yang bertanggung jawab untuk membayar pekerjaan. Seringkali ini adalah tim yang bertanggung jawab atas masalah atau peluang proyek yang telah ditetapkan untuk dilihat. Mereka adalah orang-orang yang paling diuntungkan dari proyek, oleh karena itu anggaran mereka yang berisiko.

Pemasok

Ketika proyek Anda membutuhkan keahlian khusus, ini sering ditemukan di luar staf internal organisasi Anda. Bahan-bahan yang dibutuhkan untuk suatu proyek seringkali juga berasal dari luar organisasi Anda - apakah stok kertas, aspal atau drone fotografi udara.

Keterampilan atau materi tambahan ini akan sering menjadi vital bagi keberhasilan suatu proyek. Tidak memiliki profesional yang tepat atau batu bata yang datang terlambat (atau lebih awal) dapat berdampak buruk pada keberhasilan proyek Anda.

Dewan Proyek

Kelompok-kelompok yang disebutkan sebelumnya biasanya membentuk Dewan Proyek. Dewan biasanya memiliki orang-orang kunci yang dapat dilihat untuk mewakili berbagai kepentingan dalam proyek. Ini sering dilihat dalam kelompok yang terdiri dari:

• Grup pemasok
• Grup Pengguna

Dewan biasanya diketuai oleh sponsor proyek dan merupakan forum di mana proyek didorong menuju kesimpulan. Manajer proyek adalah bagian dari kelompok ini dan menggunakannya untuk berkomunikasi dengan para pemangku kepentingan utama ini, melaporkan kembali dan mengambil arahan tentang bagaimana proyek perlu berkembang.

Koordinator proyek

Proyek besar juga dapat memanfaatkan koordinator proyek untuk membantu admin. Ini memastikan tugas-tugas duniawi, namun vital, selesai. Ini dapat mencakup notulen rapat, faktur, atau pesanan alat tulis.

Manajer proyek kadang-kadang tergoda untuk hanya melakukan tugas-tugas sederhana ini sendiri, tetapi masing-masing dapat menguras waktu. Anda harus mengelola proyek, bukan mengelola admin - yang merupakan keahlian penting, tetapi manajer proyek harus tahu kapan harus mendelegasikan.