Rencana Manajemen Pemangku Kepentingan dalam Manajemen Proyek

Dalam manajemen proyek, rencana manajemen pemangku kepentingan adalah dokumen formal yang menguraikan bagaimana pemangku kepentingan akan terlibat dalam proyek. Stakeholder adalah orang atau kelompok yang memiliki kepentingan dalam proyek. Dengan memikirkan kapan dan bagaimana pemangku kepentingan akan dilibatkan, tim proyek dapat memaksimalkan dampak positif para pemangku kepentingan terhadap proyek.

Apa itu Stakeholder?

Stakeholder dapat bersifat internal dan eksternal bagi organisasi. Contoh pemangku kepentingan internal termasuk eksekutif dan unit bisnis seperti akuntansi dan teknologi informasi.Unit bisnis biasanya memiliki perwakilan di tim proyek. Stakeholder eksternal dapat berupa kelompok kepentingan, bisnis, dan organisasi masyarakat. Jarang sekali pemangku kepentingan eksternal terwakili dalam tim proyek. Untuk lembaga dengan otoritas pengatur, industri yang mereka atur biasanya merupakan kelompok pemangku kepentingan eksternal yang paling penting untuk proyek apa pun.

Jika pemangku kepentingan diidentifikasi oleh tim proyek, pemangku kepentingan tersebut harus dipertimbangkan dalam rencana manajemen pemangku kepentingan.

Tidak praktis bagi tim proyek untuk terdiri dari anggota yang mewakili setiap kelompok pemangku kepentingan. Dalam banyak kasus, itu tidak mungkin. Namun, tim proyek membutuhkan masukan dan dukungan dari para pemangku kepentingan agar proyek tersebut berhasil. Misalnya, organisasi pemerintah ingin mengubah dan memodernisasi program perangkat lunak berpemilik yang paling banyak digunakan. Hampir setiap orang di organisasi menggunakan program dalam beberapa cara. Setiap jenis pengguna tidak dapat secara langsung diwakili dalam tim proyek, sehingga tim menemukan cara untuk mengumpulkan masukan dari para pemangku kepentingan dan memutuskan cara-cara untuk memberi tahu para pemangku kepentingan tentang status proyek.

Metode pengumpulan input dan strategi komunikasi ini didokumentasikan dalam rencana manajemen pemangku kepentingan.

Rencana Pemangku Kepentingan vs Komunikasi

Mungkin ada sejumlah besar perdarahan antara rencana manajemen pemangku kepentingan proyek dan rencana komunikasi. Fungsinya sangat mirip. Rencana manajemen pemangku kepentingan lebih luas karena memfasilitasi input ke proyek serta menguraikan output. Rencana pengelolaan pemangku kepentingan lebih sempit karena hanya membahas mereka yang memiliki kepentingan pribadi sedangkan rencana komunikasi dapat mencakup khalayak yang lebih luas.

Evolusi

Rencana pengelolaan pemangku kepentingan biasanya disimpan oleh manajer proyek. Ketika proyek berlangsung, manajer proyek meninjau rencana manajemen pemangku kepentingan dan secara berkala mengembalikannya ke tim proyek untuk mempertimbangkan pembaruan. Sebuah proyek dapat terlihat sangat berbeda di tengah timeline daripada di tahap perencanaan, jadi penting untuk memastikan dokumen panduan proyek diubah jika diperlukan keadaan.

Contoh

Berikut adalah contoh bagaimana rencana pengelolaan pemangku kepentingan dapat berubah selama proyek berlangsung. Sebuah agen negara bagian memulai proyek pembuatan peraturan. Saat dimulai, sponsor proyek dan manajer proyek membuat daftar pemangku kepentingan untuk dimasukkan ke dalam rencana manajemen pemangku kepentingan. Salah satu tugas pertama tim proyek adalah menyempurnakan rencana tersebut. Setelah beberapa bulan, anggota tim proyek mengidentifikasi pemangku kepentingan yang tidak dipikirkan siapa pun pada awal proyek. Manajer proyek menambahkan pemangku kepentingan baru ke dalam rencana dan memanggil pertemuan tim proyek untuk membahas bagaimana melibatkan pemangku kepentingan baru.

Setelah tim memutuskan apa yang harus dilakukan, manajer proyek akan memberi tahu sponsor proyek.

Rencana pengelolaan pemangku kepentingan adalah dokumen hidup. Seiring perubahan proyek, rencana manajemen pemangku kepentingan dapat berubah dengannya untuk melayani kebutuhan proyek dengan lebih baik. Dengan rencana manajemen pemangku kepentingan yang gesit, tim proyek dapat mengumpulkan input dan umpan balik dari pemangku kepentingan dengan tepat serta tetap memberi informasi kepada para pemangku kepentingan tersebut.