Merencanakan Proyek dengan Alat Dasar Manajemen Proyek

Dunia kerja kita semakin menjadi dunia proyek. Proyek adalah bagaimana kita mengembangkan produk baru, melaksanakan inisiatif strategis, dan melakukan segala sesuatu yang baru dalam suatu organisasi.

Menurut definisi, proyek adalah inisiatif sementara dan unik, berbeda dengan kegiatan operasi reguler. Sementara banyak perusahaan mengandalkan manajer proyek yang terlatih dan bersertifikat untuk memimpin inisiatif mereka, keterampilan proyek semakin dibutuhkan untuk semua profesional. Artikel ini menawarkan pengantar untuk merencanakan proyek untuk profesional yang tertarik mengadopsi praktik yang bekerja dengan baik untuk manajer proyek profesional.

Luangkan Waktu untuk Benar-Benar Menentukan dan Merencanakan Proyek Anda

Manajer proyek memahami bahwa sebagian besar dari total durasi proyek dihabiskan dalam perencanaan. Banyak dari kita memiliki kecenderungan untuk segera memulai pekerjaan, yang dalam dunia proyek mirip dengan melewatkan membaca instruksi pada perabot baru yang Anda beli dari salah satu pengecer "kumpulkan sendiri". Kemungkinannya, kesibukan untuk melakukan pekerjaan tanpa membaca instruksi akan menciptakan beberapa masalah serius di beberapa titik dalam usaha Anda.

Alih-alih bergegas ke pekerjaan, penting untuk menyelesaikan beberapa masalah kritis:

1. Apa sebenarnya yang Anda buat? Buat sespesifik mungkin.
2. Kapan itu harus diselesaikan?
3. Sumber daya apa (orang, peralatan, dan anggaran) yang Anda miliki aksesnya untuk menyelesaikan proyek?

Tiga item di atas adalah komponen mendasar dari pernyataan lingkup. Setiap manajer proyek bekerja untuk mengklarifikasi ruang lingkup sebelum memulai pekerjaan.

Melingkupi Prakarsa Pesta Liburan Perusahaan

Pernyataan cakupan sampel untuk pesta liburan perusahaan dapat dibaca sebagai berikut:

Tujuan kami adalah merencanakan dan mengirimkan pesta liburan perusahaan untuk 100 karyawan dan orang-orang penting lainnya sebelum akhir Desember, dengan biaya tidak melebihi $ 10.000. Perencanaan dan koordinasi kami akan terdiri dari 4 anggota komite dengan pengawasan oleh CEO.Pesta ini akan mencakup bar terbuka, makanan berlapis, hidangan penutup, dan hiburan.

Meluangkan waktu untuk menyusun pernyataan sederhana namun penting itu menawarkan panduan yang kuat bagi tim yang terlibat dalam proyek. Setiap orang memahami sifat proyek, kerangka waktu, sumber daya, dan anggaran.

Hancurkan Lingkup Menjadi Blok-Blok Pekerjaan Terpisah

Manajer Proyek menciptakan sesuatu yang disebut struktur rincian kerja untuk menggambarkan dengan jelas, istilah yang dapat ditindaklanjuti, semua pekerjaan proyek yang harus diselesaikan oleh seseorang dalam jangka waktu tertentu. Dalam situasi Anda, uraian pekerjaan mungkin meliputi:

• Identifikasi lokasi.
• Konfirmasikan ketersediaan kamar dan kunci dengan setoran.
• Pilih opsi makanan.
• Konfirmasikan bilah dan apa yang termasuk bilah.
• Identifikasi opsi makanan penutup.
• Buat dan bagikan undangan dengan pilihan makanan.
• Finalisasi pilihan makanan berdasarkan undangan yang dikembalikan.
• Tentukan jenis hiburannya.
• Tinjau opsi untuk hiburan dan pilih.
• Konfirmasikan pengaturan ruang makan.
• Beli hadiah meja untuk tamu.
• Mengkoordinasikan dan menyampaikan acara.

Manajer proyek akan mengembangkan uraian pekerjaan proyek ini tanpa mempertimbangkan sumber daya atau waktu, tetapi lebih banyak dalam format curah pendapat. Setelah semua pekerjaan yang diperlukan untuk mencapai ruang lingkup proyek telah diidentifikasi, sekarang saatnya untuk menertibkannya, menugaskan tanggung jawab dan meminta perkiraan waktu dan biaya dari anggota tim Anda.

Membuat Rencana Proyek dari Perincian Kerja

Setelah menyelesaikan rincian pekerjaan sederhana yang diidentifikasi pada halaman sebelumnya, Anda sekarang harus:

• Konfirmasikan bahwa semua item utama untuk mencapai ruang lingkup proyek telah diidentifikasi.
• Konfirmasikan siapa yang akan menangani item pekerjaan apa dan membuat matriks tanggung jawab yang menguraikan tugas kerja utama dari pihak yang bertanggung jawab.
• Meminta agar setiap anggota tim meninjau tugas mereka, mengidentifikasi perkiraan waktu dan biaya, mencatat tenggat waktu, meringkas kebutuhan sumber daya dan memastikan bahwa mereka telah mengevaluasi secara menyeluruh pekerjaan yang harus mereka pertanggungjawabkan.

Setelah langkah-langkah di atas telah selesai, tim proyek harus bekerja bersama untuk mengurutkan peristiwa dalam urutan yang tepat, mencatat setiap konflik untuk sumber daya atau potensi tantangan penjadwalan. Seorang manajer proyek akan menyelesaikan langkah ini dengan mengembangkan diagram jaringan, menghitung jalur kritis dan kemudian menjadwalkan sumber daya, seringkali dengan bantuan perangkat lunak komputer.

Untuk proyek Anda yang lebih kecil dengan menggunakan metode informal, pendekatan tipe post-note sederhana untuk meletakkan item-item dalam urutan mungkin yang diperlukan. Proses ini akan memungkinkan Anda untuk mengembangkan gambaran lengkap dari langkah-langkah yang terlibat dan tenggat waktu untuk merencanakan dan memberikan pesta liburan yang hebat!

Biarkan Pekerjaan Dimulai

Sekarang setelah Anda meluangkan waktu untuk lingkup proyek dengan benar, mengidentifikasi tugas-tugas utama, urutan tugas dan mengevaluasi waktu dan persyaratan sumber daya, Anda siap untuk menempatkan tim untuk bekerja pada tanggung jawab yang ditugaskan kepada mereka. Peran Anda sebagai manajer proyek informal adalah memantau pekerjaan, mendukung anggota tim, dan membantu mengidentifikasi dan menyelesaikan tantangan saat itu terjadi. Seorang manajer proyek yang baik bertemu secara teratur dengan anggota tim untuk menilai kemajuan dan mengidentifikasi serta menavigasi risiko yang muncul.

Garis bawah

Pendekatan yang sama yang diuraikan di atas dapat diterapkan pada situasi proyek apa pun di departemen atau unit bisnis Anda. Kembangkan ruang lingkup yang jelas, identifikasi pekerjaan, tetapkan sumber daya, kembangkan perkiraan dan jadwal, dan kemudian pantau dan kendalikan pekerjaan. Praktik Anda akan diakui dan dihargai oleh manajer proyek profesional di tempat kerja Anda, dan hasil Anda akan jauh lebih baik daripada sekadar terjun ke pekerjaan tanpa memikirkannya secara menyeluruh.