12 Hal yang Harus Dipertimbangkan HR Ketika Berurusan Dengan Cuti Keluarga

Dibayar atau tidak, 80% orang tua mengambil cuti keluarga setelah kelahiran anak. Jadi, sementara karyawan yang akan menjadi orangtua sibuk mengecat kamar anak dan membaca "Apa Yang Diharapkan Ketika Anda Mengharapkan," Anda dapat mulai merencanakan cuti keluarga mereka.

Dalam hal cuti keluarga, Sumber Daya Manusia harus mencakup banyak pangkalan. Anda diwajibkan secara hukum untuk melakukan beberapa hal sementara Anda harus melakukan yang lain agar pekerjaan tetap mengalir dan menjaga karyawan yang merupakan orang tua baru. Daftar periksa keluarga Anda harus memperhatikan kedua belas item ini.

Ketahui Aturan Tentang Cuti Keluarga

Amerika Serikat adalah satu-satunya negara di dunia yang tidak memerlukan cuti hamil atau paternitas berbayar, tetapi Undang-Undang Cuti Medis Keluarga (FMLA) mewajibkan Anda memberikan 12 minggu cuti tanpa bayaran untuk karyawan yang memenuhi syarat.

Pahami hukum ini dan apa yang berhak diterima karyawan. Misalnya, karyawan tidak diharuskan untuk mengambil 12 minggu penuh dalam satu potong - mereka dapat mengambil waktu sesekali.

Ibu kandung, pasangan, dan orang tua adopsi semuanya memenuhi syarat (dengan asumsi mereka memenuhi kriteria). Kenali hukum ini, serta hukum lainnya di negara Anda. Lebih banyak undang-undang ketenagakerjaan yang diadopsi secara teratur sehingga membayar untuk tetap memiliki pengetahuan tentang hukum di yurisdiksi Anda.

Tulis Kebijakan Resmi Tentang Cuti Keluarga

Dokumentasikan kebijakan perusahaan tentang cuti keluarga. Ya, patuhi hukum, tetapi perusahaan Anda dapat memutuskan detail lainnya. Pertimbangkan opsi-opsi ini ketika Anda memikirkan cuti keluarga.

• Apakah Anda menawarkan cuti yang dibayar untuk cuti keluarga? Itu tidak diwajibkan oleh hukum federal, tetapi ada banyak manfaat untuk melakukannya. Google meningkatkan retensi ibu baru hingga 50% hanya dengan menawarkan sedikit waktu lunas ekstra. Jika Anda menawarkan waktu lunas, secara khusus nyatakan berapa banyak waktu yang ditawarkan dan karyawan yang memenuhi syarat. Misalnya, karyawan penuh waktu menerima jumlah x, tetapi karyawan paruh waktu tidak memenuhi syarat.
• Apakah waktu lunas cuti keluarga berjalan bersamaan dengan waktu FMLA? Jika karyawan menerima dua minggu cuti, tentukan apakah waktu itu akan berjalan secara terpisah atau bersamaan dengan waktu FMLA. Jika beroperasi secara terpisah, karyawan berpotensi mengambil cuti 14 minggu. Jika berjalan bersamaan, Anda cukup membayar karyawan selama dua dari 12 minggu yang berhak mereka dapatkan melalui FMLA.

• Apakah Anda akan memiliki rencana universal untuk cuti keluarga? Jika Anda menawarkan periode cuti yang dibayarkan kepada karyawan, putuskan apakah setiap orang tua akan menerima jumlah cuti yang sama persis atau jika situasi yang berbeda akan menerima perlakuan berbeda. Misalnya, haruskah ibu kandung menerima dua minggu cuti, tetapi orang tua angkat atau pasangan yang tidak melahirkan menerima satu minggu? Itu terserah perusahaan, tetapi tuliskan kebijakan cuti keluarga sehingga situasi yang sama diperlakukan secara konsisten.

Pekerjaan Koordinasi untuk Cuti Keluarga

Pastikan manajer bekerja dengan karyawan jauh sebelum cuti keluarga untuk mengoordinasikan pekerjaan saat karyawan pergi. Dapatkan semua detail terlindungi, jelas agar surelnya diteruskan ke rekan kerja (jika perlu).

Ini akan mengurangi stres pada rekan kerja dan menghilangkan potensi kemacetan. Manajer dapat bekerja dengan tim mereka untuk memikul tanggung jawab lintas-kereta, yang berguna tidak hanya untuk waktu cuti keluarga tetapi juga ketika kehilangan karyawan karena alasan lain.

Ingat Privasi Karyawan Tentang Cuti Keluarga

Tidak semua orang ingin seluruh perusahaan tahu bahwa mereka mengharapkan atau telah memiliki bayi. Dan sebenarnya, HR tidak diharuskan untuk memberi tahu manajer secara spesifik mengapa seorang karyawan keluar dari FMLA (meskipun mereka mungkin akan tahu mengapa seorang karyawan yang jelas hamil tiba-tiba pergi selama beberapa minggu).

Pertimbangkan bagaimana karyawan tersebut secara terbuka mendiskusikan kehamilan dengan rekan kerja dan bertindak dengan hormat. Jika karyawan ingin mengedarkan foto-foto bayi yang baru lahir di situs sosial perusahaan, di Facebook atau melalui email, hebat. Tapi kamu seharusnya tidak melakukannya.

Jadikan Manfaat Dapat Diakses

Manfaat penting selama kehamilan dan kelahiran, dan kurangnya atau kebingungan tentang hal itu menimbulkan stres bagi karyawan. Hampir semua karyawan menginginkan manfaat komunikasi yang disesuaikan dengan acara kehidupan. Sementara kebutuhan kesehatan tidak dapat diprediksi, mereka tentu lebih mudah untuk mengantisipasi ketika seseorang mengharapkan anak.

Ini adalah garis tipis untuk berjalan, tetapi memberikan bantuan sebanyak mungkin tanpa menghormati privasi karyawan. Misalnya, tidak pantas untuk memberi tahu karyawan yang hamil bahwa penyedia layanan kesehatan Anda memiliki hotline dukungan keperawatan kecuali mereka secara spesifik bertanya.

Anda tidak tahu pilihan apa yang akan mereka buat untuk anak mereka, tetapi Anda masih dapat membantu dengan mengingatkan mereka bahwa Program Bantuan Karyawan (EAP) memiliki sumber daya dukungan yang baik.

Memiliki sistem online yang aman di mana karyawan dapat mengakses rincian tentang manfaat atau memberikan salinan dokumen yang berlaku kepada karyawan. Kapan pun memungkinkan, arahkan karyawan ke tempat-tempat di mana mereka dapat meneliti dan menemukan jawaban. Ini menghasilkan lebih sedikit pekerjaan untuk Anda dan memberdayakan mereka untuk menavigasi dan mengeksplorasi manfaat sendiri, sambil tetap menghormati privasi mereka.

Memberikan Fleksibilitas

Orang menginginkan fleksibilitas tetapi menarik garis yang diperlukan. Itugelar orang tua baru tidak membuatnya dapat diterima bagi karyawan penuh-waktu untuk hanya bekerja 25 jam seminggu. Mungkin tidak masuk akal bagi karyawan untuk membawa bayi baru mereka ke tempat kerja setiap saat. Mungkin bukan masalah besar jika Erica tiba pada jam 9:15 saat mencari tahu jadwal drop-off penitipan anak.

Fleksibilitas dapat membantu karyawan menyesuaikan diri dengan tanggung jawab baru mereka. Karyawan harus memiliki tim yang mendukung mereka di tempat kerja, dan menawarkan jam kerja yang fleksibel menggambarkan dukungan Anda.

Beberapa perusahaan merasa saling menguntungkan untuk memungkinkan karyawan perlahan-lahan kembali bekerja. Mengizinkan karyawan untuk kembali paruh waktu selama beberapa minggu setelah cuti keluarga memberi mereka pilihan untuk mendatangkan uang sambil tidak kewalahan. Ini juga meringankan beban memiliki karyawan di luar kantor.

Jika karyawan menggunakan semua waktu FMLA mereka tetapi masih perlu sedikit waktu lagi untuk pulih, cobalah untuk memperpanjangnya dengan waktu cuti yang belum dibayar. Jika karyawan tidak memenuhi syarat untuk FMLA (dan menurut advokat cuti orang tua berbayar, 40% karyawan AS tidak), cobalah untuk tetap mengakomodasi mereka.

Buat Rencana Kontinjensi

Fleksibilitas juga dapat menguntungkan perusahaan jika perubahan posisi diminta sebelum atau setelah karyawan mengambil cuti orang tua. Misalnya, orang tua mungkin ingin mengurangi jam kerja atau mengalihkan sebagian (atau semua) waktu kerja mereka ke telekomunikasi untuk tinggal di rumah bersama anak barunya.

Anda hanya diwajibkan secara hukum untuk mengembalikan posisi gaji, tunjangan, dan prestise yang sama kepada karyawan yang kembali dari FMLA, tetapi karyawan mungkin bekerja lebih efektif jika dilakukan penyesuaian tambahan.

Tidak semua perusahaan mampu melakukan perubahan ini, tetapi terkadang akomodasi dimungkinkan. Beberapa orang tua ingin mengubah rencana kerja mereka setelah kelahiran dan mungkin sepenuhnya menghentikan rencana mereka. Dan, jangan berasumsi bahwa hanya orang tua perempuan yang akan memilih untuk meninggalkan tenaga kerja.

Pertimbangkan Perubahan Manfaat Karyawan

Dengan semua kegembiraan bayi baru, karyawan mungkin lupa bahwa ikatan kebahagiaan yang baru juga merupakan ketergantungan baru yang mereka butuhkan untuk ditambahkan ke dalam rencana asuransi kesehatan mereka. Ingatkan karyawan tentang tanggal dan jendela di mana mereka dapat dan perlu mengubah pemilihan tunjangan mereka.

Perubahan tunjangan lain yang perlu dipertimbangkan terkait dengan karyawan yang mengambil cuti. Selama cuti FMLA yang tidak dibayar, karyawan tidak akan mengumpulkan gaji. Bagaimana mereka membayar premi tunjangan mereka?

Anda perlu membuat keputusan tentang beberapa hal kebijakan lainnya untuk buku pegangan dan implementasi karyawan Anda.

• Putuskan apakah karyawan akan terus mendapat cuti selama cuti mereka. Jika mereka tidak bertambah, pertimbangkan ini saat menghitung waktu istirahat atau sesuaikan untuk cuti ini dalam perangkat lunak waktu istirahat perusahaan.
• Jika karyawan tidak akan kembali setelah kelahiran, uang tunai waktu liburan pada gaji terakhir jika ini ditetapkan dalam kebijakan liburan perusahaan.
• Periksa kebijakan liburan untuk menentukan apakah karyawan dapat menambahkan waktu liburan yang masih harus dibayar ke cuti orang tua atau waktu FMLA yang telah mereka ambil.

Semua detail ini harus dimasukkan dalam kebijakan cuti Anda. Jika tidak, tambahkan mereka sehingga setiap karyawan diperlakukan sama.

Jadilah sensitif

Kadang-kadang, kelahiran anak bukanlah acara perayaan dalam kehidupan orang. Kehamilan yang tidak direncanakan terjadi. Keguguran jangka panjang dan kematian bayi sangat buruk. Seorang karyawan dapat memilih untuk menempatkan anak mereka untuk diadopsi atau mengakhiri kehamilan. Dekati salah satu dari situasi ini dengan sensitivitas dan rasa hormat.

Bekerja dengan karyawan dan manajer karyawan untuk secara sensitif menangani transisi kembali ke pekerjaan. Juga, pertimbangkan beberapa situasi (seperti keguguran) dalam kebijakan berkabung perusahaan.

Peristiwa kehidupan yang menyakitkan sulit bagi karyawan tetapi juga sulit bagi orang-orang di tempat kerja yang peduli pada mereka. Pikirkan bagaimana perusahaan dapat secara sensitif (dan secara pribadi) menangani situasi ini sebelumnya.

Merayakan

Sikap kecil dan menyenangkan dari organisasi akan mengingatkan karyawan bahwa mereka memiliki tim rekan kerja yang mendukung mereka di kantor. Tunggu beberapa hari setelah kelahiran untuk memastikan semuanya berjalan dengan baik, dan kemudian mengirim beberapa bunga, kartu, atau onesie. Pertimbangkan apa yang akan dihargai oleh karyawan itu, dan cobalah untuk menyesuaikan gerakannya.

Pikirkan tentang Akomodasi Pasca-Bayi

Bagi banyak perusahaan, tunjangan orang tua tidak berakhir ketika cuti keluarga tidak. Pertimbangkan akomodasi yang dibutuhkan atau dihargai oleh karyawan. Undang-Undang Standar Perburuhan yang Adil (FLSA) mewajibkan perusahaan untuk menyediakan waktu istirahat bagi para ibu menyusui dan tempat pribadi untuk menyusui.

Orang tua yang bekerja tanpa pasangan yang tinggal di rumah juga kemungkinan akan membutuhkan pengasuhan anak - yang menempati peringkat sebagai item anggaran terbesar untuk keluarga Amerika. Rata-rata, keluarga Amerika menghabiskan $ 9.589 per tahun untuk pengasuhan anak hingga $ 28.353 untuk pengasuh di rumah.

Pertimbangkan Manfaat Tambahan untuk Karyawan

Pertimbangkan menciptakan beberapa jenis tunjangan pengasuhan anak untuk karyawan seperti mensubsidi biaya atau bahkan menyediakan opsi pengasuhan anak di tempat kerja atau di dekat tempat kerja. Delapan puluh tiga persen karyawan yang memiliki tunjangan pengasuhan anak mengatakan bahwa ini membantu mereka mengurangi stres dan meningkatkan keseimbangan kehidupan-kerja.

Ketika datang ke tunjangan pengasuhan anak, karyawan akan menghargai bantuan dan satu-satunya batasan adalah seberapa kreatif Anda dapat mendekati manfaat (dan apa yang perusahaan mampu dan akomodasikan).

Bantu karyawan mendapatkan cuti keluarga yang tenang - tidak membuat stres - sambil memastikan bisnis dijaga dengan baik saat mereka pergi dan ketika mereka kembali.

Ikuti aturan dan buat pedoman untuk memastikan kepatuhan dan perlakuan adil bagi semua karyawan yang mengambil cuti keluarga.

Perubahan besar dalam kehidupan karyawan sangat menarik dan merupakan transisi bagi semua orang. Dengan sedikit perencanaan, Anda dapat menavigasi daun keluarga dengan mudah.

--------------------------------------------------

Kelsie Davis adalah jurnalis merek, dan advokat bagi para profesional SDM berdampak tinggi. Dia meneliti, menganalisis, dan menulis untuk mendorong SDM untuk memanfaatkan inisiatif mereka sebaik-baiknya.