Cara Menulis Email Profesional - 7 Pertanyaan untuk Ditanyakan pada Diri Sendiri Sebelum Memukul Kirim

Selama bertahun-tahun sekarang, orang-orang telah memperkirakan kematian email. Meskipun benar kami menggunakan bentuk komunikasi lain seperti berkirim pesan dan media sosial untuk "berbicara" dengan teman-teman kami atau mengirim pesan cepat ke kolega kami, kami masih menggunakan email, terutama untuk komunikasi yang berhubungan dengan pekerjaan. Ini juga merupakan sarana kontak utama ketika Anda melamar pekerjaan. Adalah penting untuk mengetahui cara menulis email profesional.

Email mungkin merupakan titik kontak awal Anda dengan seseorang dan karena itu, ini adalah kesempatan pertama Anda untuk membuat kesan. Berhati-hatilah dalam menulis pesan Anda. Sebelum Anda menekan kirim, jawab 7 pertanyaan ini.

1. Apakah kesalahan pesan saya gratis?

Memeriksa email Anda untuk kesalahan adalah hal terpenting yang dapat Anda lakukan sebelum mengirimnya. Ejaan yang salah dan tata bahasa yang buruk akan membuat Anda terlihat ceroboh. Itu bertentangan dengan kesan yang Anda coba buat, terutama jika Anda melamar pekerjaan.

Koreksi cetakan hingga Anda yakin telah menangkap semua kesalahan pengejaan dan tata bahasa, serta kesalahan ketik. Grammarly.com memiliki alat gratis, termasuk ekstensi untuk browser Chrome, yang dapat membantu Anda dalam hal ini.

2. Apa yang dikatakan alamat email saya tentang saya?

Alamat email kantor Anda - yang omong-omong, jangan pernah Anda gunakan untuk mencari pekerjaan - mungkin sangat mudah. Kemungkinan besar itu adalah beberapa varian dari nama Anda. Anda mungkin telah memilih alamat yang kurang seperti bisnis untuk digunakan untuk email pribadi. Alamat yang sugestif, kekanak-kanakan, atau imut tidak apa-apa jika Anda hanya menggunakannya untuk mengirim pesan ke teman dan keluarga Anda tetapi jika Anda perlu menulis email profesional, daftar untuk akun baru yang menyampaikan profesionalisme.

Siapkan alamat email yang menggunakan nama Anda yang sebenarnya. Coba nama depan dan belakang Anda; nama depan Anda, nama depan tengah dan nama belakang; atau kombinasi keduanya. Jangan pernah mengirim email profesional Anda dari [email protected].

3. Apakah nama dan alamat email di bidang "Kepada" benar?

Saat Anda mulai mengetik nama penerima ke dalam kolom "Kepada", sebagian besar klien email akan mengisi sisa nama dengan satu dari kontak Anda. Anda dapat dengan mudah berakhir dengan nama yang salah di bidang itu jadi pastikan untuk memperhatikan ini.

Bayangkan masalah apa yang mungkin timbul jika Anda tidak sengaja mengirim email ke penerima yang salah. Katakanlah Anda sedang mencari pekerjaan saat Anda masih bekerja. Seorang manajer perekrutan di calon pemberi kerja bisa memiliki nama yang dimulai dengan huruf yang sama dengan nama bos Anda saat ini. Betapa memalukannya jika Anda mengirim pesan kepada bos Anda untuk manajer perekrutan itu? Anda tidak hanya ingin memastikan pesan Anda mencapai tujuan yang dituju, tetapi Anda juga ingin memastikan bahwa pesan tersebut tidak mencapai tujuan yang tidak diinginkan.

4. Sudahkah saya menggunakan judul yang tepat untuk menangani penerima?

Jika Anda sudah menggunakan nama depan dengan orang yang Anda kirimi email, tidak apa-apa untuk mengatasinya dalam pesan Anda. Namun, jika ini adalah pertama kalinya Anda berkomunikasi dengan seseorang, atau Anda tidak yakin bagaimana mereka lebih suka ditangani, lebih baik menggunakan gelar formal seperti Tuan, Ny., Ny., Atau Dr. dan penerima terakhir nama.

Selalu berbuat salah di sisi hati-hati. Tidak ada salahnya menjadi formal. Untuk petunjuk tentang bagaimana seseorang dengan siapa Anda memiliki hubungan yang sudah mapan lebih suka ditangani, lihat kembali pesan sebelumnya untuk melihat bagaimana mereka ditandatangani. Itu akan membantu Anda memutuskan apa yang harus dilakukan.

5. Apakah nada suara saya menyampaikan pesan saya dengan baik?

Seperti kata pepatah, "Bukan apa yang Anda katakan, tetapi bagaimana Anda mengatakannya." Ketika Anda berbicara dengan seseorang secara langsung, Anda dapat mengandalkan intonasi, bahasa tubuh, dan ekspresi wajah untuk membantu memberikan makna tambahan pada kata-kata Anda.

Ketika Anda mencoba menyampaikan pesan yang sama secara tertulis, ada lebih banyak ruang untuk kesalahpahaman karena pembaca tidak dapat melihat wajah Anda, membaca bahasa tubuh Anda, atau mendengar suara Anda. Pastikan pesan Anda sopan dan terdengar ramah, dan makna yang Anda maksudkan jelas.

6. Apakah pesan saya sederhana, tetapi tidak samar?

Menjaga pesan Anda singkat dan manis akan membuatnya lebih mudah dimengerti. Pada saat yang sama, Anda tidak boleh menghilangkan sesuatu yang penting. Anda tidak ingin memaksa penerima email Anda untuk menebak apa yang ingin Anda katakan. Pesan Anda harus setepat mungkin tetapi sertakan semua informasi yang diperlukan.

7. Apakah saya sudah menyertakan lampiran yang tidak diminta?

Banyak orang menolak untuk membuka lampiran email yang tidak mereka harapkan. Mereka benar untuk menghindari melakukan itu. Virus komputer sering ditularkan dalam lampiran itu. Jika Anda ingin mengirim file ke seseorang, misalnya, resume Anda, minta izin terlebih dahulu kepada penerima Anda. Kirimkan hanya jika dia bilang tidak apa-apa.