Melakukan Diskusi Sulit di Tempat Kerja

Percakapan yang menantang adalah urat nadi dari peningkatan kinerja dan pemecahan masalah bagi para manajer di semua tingkatan. Sayangnya, terlalu banyak manajer menunda melakukan percakapan ini karena takut akan pembalasan atau karena mereka percaya pembicaraan akan membahayakan hubungan mereka dengan pihak lain. Sangat penting untuk mendapatkan kendali atas emosi-emosi itu, dan cara terbaik untuk mengembangkan kepercayaan diri untuk menyampaikan percakapan yang sulit adalah dengan mengikuti proses terstruktur.

10 Tips untuk Meningkatkan Kenyamanan Anda Dengan Percakapan yang Sulit

1. Lakukan Pekerjaan Perencanaan: Pengamatan Anda terhadap perilaku yang dipermasalahkan, dan kemampuan Anda untuk menghubungkan perilaku itu dengan bisnis sangat penting. Ketahui tujuan pembicaraan Anda. Para umpan balik sejati mengembangkan disiplin untuk menulis dan mempraktikkan pembuka percakapan yang direncanakan. Perencanaan sebelumnya mencegah kinerja buruk!
2. Ketepatan Waktu Sangat Penting: Jika Anda pernah menerima tinjauan kinerja tahunan yang mencakup kritik terhadap sesuatu yang diduga Anda lakukan atau tidak lakukan beberapa bulan lalu, Anda tahu betapa tidak bergunanya umpan balik basi. Adalah tugas Anda sebagai manajer untuk memastikan bahwa umpan balik itu perilaku, fokus pada bisnis, dan tepat waktu. Mitra penulisan saya untuk buku pertama saya, Praktis Pelajaran dalam Kepemimpinan, menyarankan bahwa nilai umpan balik konstruktif turun 50% setiap hari Anda menunda memberikannya.

   Jika emosinya panas, biarkan semuanya menjadi dingin. Sementara saya baru saja selesai memohon kepada Anda untuk memberikan umpan balik tepat waktu - sedekat mungkin dengan insiden itu - jika keadaan memanas, luangkan waktu sehari untuk membiarkannya sedikit dingin. Hanya saja, jangan biarkan itu berlama-lama.

1. Pilih Pengaturan: Jika topik sulit Anda berpotensi memalukan atau Anda mengantisipasi respons emosional, hindari pengaturan kantor terbuka atau ruang konferensi dengan jendela kaca. Jangan berbuat salah di sisi lain dengan memilih pengaturan yang dirancang untuk mengintimidasi. Pengaturan netral dan pribadi adalah yang terbaik untuk percakapan yang lebih sulit. Jika Anda takut akan dampak fisik, berkonsultasilah dengan perwakilan H.R Anda yang mungkin memutuskan untuk hadir bersama Anda.
2. Siapkan Sikap Anda: Sangat penting untuk masuk ke dalam diskusi ini dengan perasaan percaya diri dan sikap yang menunjukkan Anda tenang dan berkomitmen untuk hasil yang positif. Nada suara, bahasa tubuh, dan kontak mata Anda semuanya penting. Ingat, percakapan ini penting untuk bisnis Anda, tim Anda, dan individu yang duduk di hadapan Anda. Kelola diri Anda untuk menggambarkan tingkat penyelesaian yang tepat dengan tingkat kepedulian yang tepat untuk kesejahteraan pihak lain.

1. Gunakan Kalimat Pembukaan yang Anda Siapkan dalam Sesi Perencanaan: Pembuka yang baik mengidentifikasi perilaku, menautkannya ke dampak bisnis, dan menunjukkan perlunya perubahan. Jangan merasa terdorong untuk membungkusnya dengan pujian. Sementara beberapa praktisi umpan balik menghargai "mengapit" umpan balik konstruktif dengan positif, banyak yang percaya ini hanya membingungkan pesan. Dan, tentu saja, Anda harus memberikan umpan balik positif - ketika diterima - awal dan sering.
2. Jangan Kehilangan Kontrol atas Percakapan: Lebih dari beberapa manajer yang berniat baik telah menemukan diri mereka terbalik dalam percakapan ini. Jika peserta menanggapi pernyataan pembukaan Anda dengan sesuatu seperti, "Ya, saya akan melakukan itu jika Anda adalah manajer yang lebih baik," jangan bersikap defensif dan biarkan percakapan berubah menjadi argumen atas kinerja Anda. Sebuah tanggapan yang masuk akal mungkin, "John, percakapan ini adalah tentang perilaku yang saya jelaskan dan dampaknya pada bisnis kami, bukan tentang kinerja saya."

1. Jangan Diganggu oleh Waterworks: Baik pria maupun wanita akan menangis sesekali, dan meskipun tidak nyaman, seringkali cara individu merespons stres. Bersiaplah dengan tisu. Berikan waktu bagi mereka untuk menulis. Jika perlu, istirahat sejenak. Anda bisa berempati dengan situasi ini, tapi jangan sampai air mata menggagalkan fokus Anda untuk mendapatkan resolusi yang tepat.
2. Promosikan Dialog: Umpan balik terbaik dan percakapan yang berfokus pada perilaku adalah diskusi, bukan monolog. Pihak lain akan memberi Anda lowongan untuk membuat diskusi yang sesuai. Cobalah mengonfirmasi pemahaman dan meminta gagasan tentang memperkuat atau mengubah perilaku yang dimaksud. Anda tahu itu berfungsi ketika pihak penerima menawarkan ide tentang perbaikannya sendiri.

1. Ingatlah untuk Bekerja Menuju Arah Terencana Anda untuk Percakapan: Jika perilaku itu terkait dengan keterampilan atau pengetahuan, bersiaplah dengan ide untuk pelatihan. Jika pelatihan untuk meningkatkan kepercayaan diri atau mendorong individu untuk mengambil langkah berikutnya, kenakan topi pelatihan Anda. Jika topik difokuskan pada perilaku yang tidak dapat diterima, tegaskan kembali dampak bisnis dari perilaku tersebut dan tawarkan konseling yang jelas untuk menghindari hal ini di masa depan. Ketika berhadapan dengan topik kinerja atau perilaku yang paling sulit, harus ada implikasi untuk ketidakpatuhan.

1. Membangun Rencana Aksi Bersama: Setelah Anda mendapatkan kejelasan tentang masalah ini, bekerja sama untuk menentukan jalan ke depan. Sepakati rencana aksi dan tetapkan tanggal yang jelas untuk menindaklanjuti dan membahas kemajuan.

Garis bawah

Sebagian besar manajer berhenti melakukan apa yang mereka anggap sebagai percakapan yang sulit. Rahasia lainnya adalah kebanyakan orang menginginkan umpan balik dan ingin meningkatkan. Dalam jajak pendapat setelah jajak pendapat di bengkel-bengkel saya, banyak orang menyatakan bahwa mereka berharap manajer mereka akan memberi mereka lebih banyak umpan balik - baik yang konstruktif maupun positif. Alih-alih menunda kinerja, karier, dan rencana diskusi peningkatan bisnis untuk sukses dan gunakan proses dan tips di atas untuk membantu Anda memperkuat kinerja Anda dengan alat manajemen penting ini.