Cara Mengatasi Surat Bisnis atau Profesional

Di era SMS dan pesan langsung ini, terkadang sulit untuk mengingat semua yang Anda pelajari di sekolah tentang menulis surat formal. Anda mungkin menjalani bertahun-tahun dalam karir Anda tanpa harus menulis lebih dari sekadar email yang terlihat profesional, tetapi itu adalah keterampilan yang penting ketika Anda mencari pekerjaan, membangun jaringan karier, atau mengirim korespondensi terkait bisnis lainnya.

Namun, ketika harus mencari pekerjaan, Anda harus menghentikan semua penghentian. Santai tidak akan dilakukan ketika Anda mencoba untuk mengesankan manajer perekrutan dan menonjol dari pesaing Anda. Menggunakan cara yang benar untuk menangani bisnis atau surat profesional sangat penting untuk komunikasi yang terkait dengan karier dan bisnis Anda.

Ketika Anda menyurati surat-surat Anda dengan cara yang benar, Anda tidak perlu khawatir memulai interaksi dengan cara yang salah, sebelum penerima bahkan mendapat kesempatan untuk membaca pesan Anda.

Pertama dan terutama, ketahuilah bahwa ketika Anda menulis surat atau mengirim pesan email untuk pekerjaan atau keperluan bisnis, penting untuk secara formal berbicara dengan orang yang Anda tulis, kecuali Anda sangat mengenalnya.

Jika Anda tidak yakin apakah Anda harus menggunakan bentuk alamat formal atau kasual (nama depan), berbuat salah di sisi keselamatan dan gunakan sebutan resmi.

Cara Mengatasi Surat Resmi: Tn., Dr., Ms., atau Mrs.

Judul yang tepat untuk digunakan ketika menulis kepada seorang pria adalah Tn. Untuk seorang wanita, gunakan Nona, bahkan jika Anda tahu status perkawinan penerima.

Ms. lebih profesional daripada Miss atau Mrs. Untuk seorang dokter medis atau seseorang dengan gelar Ph.D., gunakan gelar Dr. Atau, Anda juga dapat menggunakan "Profesor" jika Anda menulis kepada anggota universitas atau fakultas.

Jika Anda tidak tahu identitas gender orang yang Anda tangani, gunakan salam netral gender dan cukup sertakan nama depan dan belakang mereka, mis., "Dear Tristan Dolan."

Cukup beberapa surat salam yang sesuai untuk bisnis dan korespondensi terkait pekerjaan. Sebagai contoh:

Contoh Surat Ucapan

• Tuan Smith yang terhormat
• Tuan Jones yang terhormat
• Markham sayang
• Dear Kiley Doe
• Dr. Haven yang terhormat
• Profesor Jones yang terhormat

Ikuti salam dengan tanda titik dua atau koma, satu baris, dan kemudian mulai paragraf pertama surat Anda. Sebagai contoh:

Tuan Smith yang terhormat:

Paragraf pertama surat.

Menemukan Orang Kontak

Anda tidak perlu benar-benar tahu nama orang yang Anda ajak bicara - tetapi tidak ada salahnya, terutama jika Anda mencoba membuat skor wawancara kerja. Umumnya, pemberi kerja gagal memberikan nama kontak dalam suatu pekerjaan, terutama di situs pencarian pekerjaan besar.

Akan tetapi, ada baiknya mencari orang yang bisa dihubungi, karena meluangkan waktu untuk menemukan nama orang itu akan menunjukkan inisiatif pribadi. Ini juga menunjukkan perhatian pada detail yang akan berbicara baik untuk Anda ketika resume Anda sedang ditinjau.

Cara terbaik untuk menemukan nama kontak di perusahaan adalah dengan bertanya. Jika Anda membuat jaringan ke suatu posisi, ini cukup mudah - cukup buat catatan untuk menanyakan nama teman dan kolega Anda tentang nama dan alamat email orang terbaik untuk diajak bicara tentang posisi itu. Kecuali itu, hubungi nomor utama perusahaan dan tanyakan resepsionis untuk nama dan informasi kontak manajer sumber daya manusia (SDM) yang bertanggung jawab atas perekrutan (atau kepala departemen ini dan itu, dll.).

Jika tidak satu pun dari metode-metode tersebut bekerja, Anda sering dapat mengungkap informasi yang Anda cari dengan melakukan sedikit pembersihan internet. Mulailah dengan situs web perusahaan dan cari personil yang terdaftar. Anda akan sering melihat kontak SDM di halaman personalia atau direktori perusahaan.

Jika itu tidak membuahkan hasil, sekarang saatnya untuk mengunjungi LinkedIn dan melakukan pencarian lanjutan untuk jabatan dan nama perusahaan. Dalam prosesnya, Anda bahkan mungkin menemukan koneksi lain ke orang yang Anda cari. Itu tidak pernah merupakan hal yang buruk ketika Anda mencoba membuat manusia untuk melihat resume Anda.

Contoh Surat Dengan Orang Kontak (Versi Teks)

Nama depan Nama Belakang

Alamat Anda

Kota Anda, Kode Pos Negara

Nomor telepon Anda

Email mu

Tanggal

Nama Kontak

Judul

Nama Perusahaan

Alamat

Kota (*): Negara (*): Kode pos

Bapak / Ibu yang terhormat. Nama keluarga, Saya menulis tentang acara jejaring karir mahasiswa Anda yang akan datang. Saya tertarik memesan stan karena kami ingin merekrut dua desainer baru.

Nama perusahaan kami adalah Blue Fox Designs, dan saya ingin terhubung dengan beberapa mahasiswa desain dan seni yang akan lulus tahun ini. Kami fokus pada desain dan dekorasi interior rumah kontemporer.

Tolong beri tahu saya jika Anda memiliki ruang di acara Anda. Anda dapat mengirim email kepada saya di [email protected] atau menelepon ponsel saya di 555-555-5555.

Hormat kami, Tulisan Tangan (untuk surat cetakan)

Nama Anda yang Diketik

Ketika Anda Tidak Memiliki Orang Kontak

Jika Anda tidak memiliki penghubung di perusahaan, tinggalkan salam dari surat lamaran Anda dan mulai dengan paragraf pertama atau gunakan salam umum. Sebagai contoh:

• Untuk Perhatian
• kepada manajer perekrutan
• Manajer Sumber Daya Manusia yang terhormat
• Dear Sir atau Madam (hati-hati menggunakan yang satu ini, itu bisa terdengar kuno)

Ikuti salam umum dengan titik dua, seperti ini:

Kepada manajer perekrutan:

Paragraf pertama surat.

Contoh Surat Tanpa Orang Kontak (Versi Teks)

Nama depan Nama Belakang

Alamat Anda

Kota Anda, Kode Pos Negara

Nomor telepon Anda

Email mu

Tanggal

Kepada manajer perekrutan:

Saya menulis untuk menanyakan kemungkinan lowongan pekerjaan di Woodlynn Publishing. Secara khusus, saya mencari posisi sebagai asisten administrasi. Saya memiliki enam tahun pengalaman sebagai asisten administrasi di Wedgewood Realty di North Grove, tetapi saya akan pindah ke daerah Anda bulan depan jadi saya mencari posisi baru.

Jika Anda memiliki peluang, harap beri tahu saya. Saya telah melampirkan resume saya untuk pertimbangan Anda. Manajer saya saat ini, John Anderson, dan dua rekan saya sangat bersedia memberikan referensi untuk membuktikan kualifikasi saya.

Anda dapat menghubungi saya di [email protected] atau melalui telepon di 555-555-5555. Saya berharap mendengar kabar dari kamu.

Hormat kami, Tulisan Tangan (untuk surat cetakan)

Nama Anda yang Diketik

Mengatasi Amplop

Gunakan amplop ukuran bisnis (# 10) untuk semua korespondensi yang dikirimkan, lipat surat Anda menjadi tiga.

• Alamat pengirim Anda (nama, alamat jalan, kota, negara bagian, dan kode pos) harus berada di kiri atas amplop, dengan cap di sebelah kanan.
• Pastikan bahwa nama dan alamat penerima (contact person, perusahaan, alamat jalan, kota, negara bagian, dan kode pos) dipusatkan di amplop.

Keterampilan Komunikasi Profesional

Mengatasi surat bisnis atau profesional dengan benar bukanlah keterampilan yang hanya Anda perlukan saat mencari pekerjaan. Setelah Anda dipekerjakan, Anda akan menemukan ada saatnya Anda harus menulis surat yang memerlukan alamat dan salam resmi.