Sampel Surat Terima Kasih Umum dan Tips Menulis

Surat-surat terima kasih, ditulis dengan baik dan tulus, sangat penting dalam dunia bisnis. Apakah mantan bos memberi Anda referensi, kontak bisnis merekomendasikan Anda kepada atasan mereka, kolega telah membantu Anda dengan sebuah proyek, atau bos baru yang potensial baru saja mewawancarai Anda untuk suatu posisi, penting untuk meluangkan waktu untuk terima kasih kepada semua orang yang membantu karir Anda atau mencari pekerjaan.

Surat terima kasih adalah cara terbaik untuk menyatakan penghargaan Anda atas bantuan orang lain. Namun, mereka juga dapat membantu Anda dalam beberapa cara. Surat terima kasih dapat membantu Anda mempertahankan kontak dengan seseorang di jaringan Anda. Ini dapat membantu Anda mengingatkan manajer perekrutan mengapa Anda cocok untuk suatu posisi. Ini juga dapat menunjukkan kepada atasan Anda bahwa Anda profesional dan sopan.

Pastikan Anda tahu apa yang harus dikatakan dalam surat Anda, dan juga apakah akan mengirim catatan Anda sebagai email, surat, atau kartu. Mengatakan hal yang benar menggunakan format yang tepat akan mengesankan penerima Anda, dan membuatnya merasa dihargai.

Email vs. Kertas vs. Notecard Terima Kasih

Cara Anda mengirim surat terima kasih tergantung pada banyak faktor. Email cukup standar untuk komunikasi bisnis hari ini. Jika tindak lanjut yang cepat sangat penting - misalnya, jika Anda ingin mengucapkan terima kasih atas kesempatan wawancara kerja sebelum komite perekrutan mengambil keputusan - email adalah cara yang harus diambil.

Surat-surat terima kasih cetak dapat berupa surat informal yang ditulis tangan atau surat resmi yang diketik. Bagaimana Anda menulis surat itu harus menunjukkan pemahaman Anda tentang perusahaan dan orang yang Anda syukuri. Jika Anda tahu Anda punya waktu untuk menyampaikan terima kasih melalui surat, ucapan terima kasih tertulis menunjukkan bahwa Anda telah mengambil langkah ekstra untuk menunjukkan penghargaan Anda.

Perusahaan yang lebih tradisional sering lebih suka surat yang diketik atau tulisan tangan. Namun, jika Anda ingin benar-benar mempersonalisasikan pesan ucapan terima kasih Anda (misalnya, jika Anda berterima kasih kepada rekan kerja yang telah bekerja sama dengan Anda selama bertahun-tahun), pertimbangkan kartu tulisan tangan.

Apa yang Termasuk dalam Surat Terima Kasih

Apa pun bentuk yang Anda gunakan untuk mengirim catatan terima kasih, ada beberapa komponen yang harus selalu Anda sertakan.

Alamat orang tersebut dengan tepat. Di awal surat itu, bicarakan orang tersebut dengan salam yang layak, seperti "Dear Mr. Lastname." Atau "Dear Firstname." Jika Anda mengenal orang itu dengan baik, gunakan nama depan orang tersebut. Kalau tidak, panggil dia sebagai Tuan, Ibu, atau gelar lain yang sesuai.

Katakan terima kasih. Dapatkan ke titik catatan Anda dengan cepat. Ucapkan kata "terima kasih" dalam satu atau dua kalimat pertama, jadi orang itu tahu mengapa Anda menulis. Jika Anda mengirim email, sertakan frasa “Terima Kasih” di baris subjek juga.

Berikan (sebagian) spesifik. Pastikan Anda menentukan apa yang Anda ucapkan terima kasih. Periksalah sedikit detail, sehingga orang tersebut mengerti persis apa yang Anda hargai. Misalnya, jika Anda mengucapkan terima kasih kepada seseorang yang memberi Anda nasihat pekerjaan, jelaskan apa yang menurut Anda paling membantu. Jika Anda mengucapkan terima kasih setelah wawancara pekerjaan, ingatkan orang itu tentang momen tertentu dari wawancara (atau ingatkan dia mengapa Anda cocok untuk pekerjaan itu). Sedikit detail menunjukkan kepada orang itu apa yang benar-benar Anda hargai, dan mengapa.

Katakan terima kasih lagi. Sebelum menandatangani, tegaskan kembali penghargaan Anda.

Keluar. Gunakan penutup yang sesuai, seperti "Terbaik," atau "Hormat." Kemudian akhiri dengan tanda tangan Anda (tulisan tangan dan ketikkan apakah itu huruf, tulisan tangan jika itu kartu, dan ketikkan jika itu email).

Kiat untuk Menulis Surat Terima Kasih

Kirim sesegera mungkin. Tulis dan kirim catatan Anda sesegera mungkin. Jangan menunda mengirimkan terima kasih, terutama setelah wawancara kerja. Tidak mengirim surat terima kasih setelah wawancara dapat merusak peluang Anda untuk diterima bekerja.

Jadilah positif tetapi tulus. Nyatakan rasa terima kasih Anda, tetapi jangan berlebihan. Orang-orang dapat mengetahui kapan nada terima kasih tidak tulus. Misalnya, jika Anda berterima kasih kepada majikan setelah mengundurkan diri dari pekerjaan, Anda harus mengucapkan terima kasih, dan fokus pada apa yang Anda sukai tentang bekerja di sana. Namun, jangan berbohong dan mengatakan Anda mencintai segalanya jika Anda tidak benar-benar. Fokus pada hal-hal positif, tetapi jangan berbohong.

Personalisasi setiap huruf. Personalisasi setiap surat terima kasih yang Anda kirim. Misalnya, jika Anda mengirim catatan terima kasih kepada semua orang yang Anda wawancarai untuk suatu pekerjaan, tambahkan sesuatu ke setiap catatan tentang percakapan spesifik Anda dengan setiap orang. Jangan hanya menyalin dan menempel pesan yang sama untuk setiap orang - ini akan dianggap tidak tulus.

Tetap singkat. Catatan terima kasih harus singkat. Simpan catatan Anda tidak lebih dari beberapa paragraf singkat.

Edit, edit, edit. Catatan terima kasih di tempat kerja haruslah profesional. Ini berarti harus ditulis dengan baik dan bebas dari kesalahan. Periksa ulang surat Anda dengan cermat sebelum mengirimnya.

Contoh Umum Surat Terima Kasih

Ini adalah contoh surat terima kasih umum. Unduh template surat terima kasih umum (kompatibel dengan Google Documents dan Word Online) atau lihat di bawah untuk contoh lebih lanjut.

Unduh Templat Word

Surat yang dicetak, dikirim melalui pos, akan memiliki informasi kontak Anda dan juga penerima Anda di bagian atas halaman:

Surat Terima Kasih Umum (Versi Teks)

Jason Jones

123 Main Street

Anytown, CA 12345

555-555-5555

[email protected]

1 September 2018

Cedric Lee

Manajer Akuntansi

Sewa Acme

123 Business Rd.

Business City, NY 54321

Tuan Lee yang terhormat:

Saya harap Anda baik-baik saja. Saya hanya ingin mengucapkan terima kasih banyak karena telah menulis surat referensi untuk pekerjaan di Acme Retail.

Saya sangat menghargai Anda meluangkan waktu untuk menulis surat itu. Saya senang mengumumkan bahwa saya memiliki wawancara kedua dengan perusahaan minggu depan! Saya akan memberi tahu Anda bagaimana kelanjutannya.

Lagi, terima kasih banyak. Saya sangat menghargai bantuan Anda dengan pencarian pekerjaan saya.

Salam Hormat, Jason Jones tanda tangan tulisan tangan

Jason Jones

Email Contoh Surat Terima Kasih

Saat mengirim surat email, tidak seperti surat tradisional, tidak perlu menyertakan alamat pengirim atau alamat Anda di awal pesan. Cukup daftarkan informasi kontak Anda di tanda tangan Anda.

Subyek: Terima kasih!

Ms. Lee yang terhormat, Saya ingin mengucapkan terima kasih atas dukungan tak ternilai yang Anda berikan kepada saya selama pencarian karir baru-baru ini.

Ketika saya memulai pencarian ini, saya memiliki sedikit ide bagaimana cara melakukannya - atau khususnya, bagaimana jaringan untuk menemukan peluang kerja baru. Informasi dan saran yang Anda berikan (dan, khususnya, daftar kontak yang Anda bagikan dengan saya) membuat semua perbedaan dalam membantu saya memfokuskan pencarian pekerjaan saya.

Saya senang melaporkan bahwa saya baru saja menerima posisi baru dengan ACME Auto! Sekali lagi, terima kasih banyak. Saya sangat menghargai kemurahan hati Anda.

Hormat kami, Terry Lau

123 Main Street

Anytown, CA 12345

555-555-5555

[email protected]