Pertanyaan Umum Wawancara Resepsionis dan Jawaban Terbaik

Di banyak organisasi, resepsionis adalah wajah perusahaan. Setiap klien baru, pelamar pekerjaan, karyawan, atau vendor pihak ketiga akan melewati atau check-in dengan resepsionis, sehingga pengusaha ingin menemukan seseorang yang akan bertanggung jawab, ramah, dan tenang.

10 Pertanyaan Khas yang Ditanyakan dalam Wawancara Resepsionis

Di sini Anda akan menemukan pertanyaan yang sering diajukan untuk resepsionis, contoh jawaban, dan tips untuk apa yang harus dikatakan selama wawancara Anda.

1:53

Tonton Sekarang: Cara Menjawab 4 Pertanyaan Wawancara Resepsionis Umum

1. Apa yang Anda lakukan untuk menjaga lingkungan kerja yang bergerak cepat?

Yang Mereka Ingin Tahu: Pewawancara Anda ingin memastikan bahwa Anda dapat mengikuti. Cara Anda melakukannya kemungkinan tidak relevan, tetapi Anda harus siap dengan jawaban yang jelas dan percaya diri.

Hal pertama yang saya lakukan adalah tetap tenang, karena sikap panik dan stres tidak membantu dan juga tidak terlihat baik di depan staf atau klien mana pun. Saya mencoba melakukan triase tugas, sehingga saya selalu mengerjakan tugas yang paling penting terlebih dahulu. Biasanya, itulah yang melibatkan salah satu klien perusahaan. Selain itu, saya menyimpan daftar semua hal yang perlu saya lakukan, sehingga saya tidak mengabaikan tanggung jawab penting.

2. Bagaimana Anda mengatur jadwal harian Anda?

Yang Mereka Ingin Tahu: Bagaimana Anda mengatur hari Anda bukanlah intinya. Intinya adalah untuk menunjukkan bahwa Anda terorganisir dengan baik dan akan menyelesaikan semua tugas Anda secara kompeten dan tepat waktu.

Saya memulai setiap hari dengan membuat daftar semua yang perlu saya capai. Saya memeriksa kalender saya untuk setiap pertemuan atau janji temu, jadi saya bisa menyadarinya, dan mendapatkan liputan di meja depan jika perlu. Dalam pekerjaan saya, komunikasi adalah kunci, jadi saya terus-menerus menjawab telepon dan memeriksa email saya untuk permintaan baru, kemudian memperbarui daftar tugas yang harus saya lakukan dengan tugas tindak lanjut yang sesuai.

3. Peran apa yang dimainkan resepsionis dalam kesan pertama pelanggan terhadap suatu organisasi?

Yang Mereka Ingin Tahu: Pewawancara Anda harus yakin bahwa Anda memahami posisi yang Anda lamar, tetapi pertanyaan ini mungkin juga kultural, menyentuh filosofi pekerjaan Anda.

Resepsionis bisa memberi kesan besar - ​​positif atau negatif - pada pelanggan. Karena saya adalah salah satu orang pertama yang dilihat pelanggan, interaksi yang mengecewakan atau buruk dapat benar-benar membuat opini mereka tertekan pada perusahaan atau keseluruhan pengalaman yang mereka miliki. Bagi saya, ini mirip dengan ketika tuan rumah menyapa Anda di sebuah restoran. Jika mereka tampak panik atau bertindak kasar, maka bisa terasa kemudian bahwa makanan Anda tidak terasa enak. Itu sebabnya saya selalu memastikan untuk menyapa orang-orang dengan senyum di wajah saya dan memastikan semua pelanggan merasa bahwa mereka mendapat perhatian penuh saya.

4. Ceritakan kepada saya tentang waktu Anda harus berurusan dengan pelanggan atau tamu yang marah, baik di telepon atau secara langsung. Bagaimana Anda menangani situasi ini?

Yang Mereka Ingin Tahu: Ini adalah salah satu dari beberapa pertanyaan yang mungkin diajukan kepada Anda tentang bagaimana Anda menangani kondisi yang membuat stres dan sulit. Anda juga dapat ditanya bagaimana Anda merespons kegiatan kriminal atau tidak etis. Jujur. Jangan melebih-lebihkan dan juga jangan menjual diri Anda pendek.

Sebagai resepsionis kantor dokter, saya sering berurusan dengan pasien yang frustrasi di telepon. Suatu kali, seorang wanita sangat marah sehingga departemen penagihan tidak meneleponnya kembali pada hari yang sama, sehingga dia mulai berteriak kepada saya di telepon. Itu tidak menyenangkan! Apa yang saya coba lakukan dalam situasi ini adalah berpikir tentang seberapa stres orang itu harus berperilaku seperti ini. Setelah beberapa menit berteriak, saya berkata, "Anda pasti benar-benar frustrasi. Bisakah Anda memberi tahu saya lebih banyak tentang apa yang terjadi?" Itu membantu memperlambat pembicaraan dan mengurangi volumenya. Dia menjelaskan seluruh situasi, dan saya meyakinkannya bahwa penagihan kami baru saja keluar untuk hari itu dan akan menghubungi kami. Saya juga mengatakan kepadanya bahwa saya akan meletakkan catatan di meja orang penagihan, memintanya untuk memanggil wanita itu kembali sebagai tugas pertamanya. Pada akhir telepon, dia jauh lebih tenang, dan meminta maaf atas kata-kata kasar sebelumnya.

5. Apakah Anda bersedia bekerja lembur?

Yang Mereka Ingin Tahu: Jika Anda tidak mau bekerja lembur, katakan demikian. Jika Anda bersedia bekerja lembur tetapi hanya dalam batas-batas tertentu, katakan itu juga. Ya, ada perusahaan di mana tidak bekerja lembur akan membebani Anda dengan pekerjaan itu. Tetapi membuat komitmen yang tidak dapat Anda pertahankan, atau menempatkan diri Anda pada posisi di mana Anda harus mengorbankan kesejahteraan Anda atau keluarga Anda untuk pekerjaan Anda, bukanlah pilihan yang bisa diterima. Anda memerlukan pekerjaan yang sesuai dengan ketersediaan Anda.

Saya nyaman bekerja lembur beberapa kali dalam sebulan, asalkan saya memiliki pemberitahuan satu hari sebelumnya. Memiliki head-up memudahkan saya untuk mengatur ulang rencana saya. Dalam keadaan darurat, saya kemungkinan besar bisa melakukan lembur di hari yang sama juga, tetapi saya benar-benar lebih suka mendapat pemberitahuan satu hari.

6. Berapa banyak karyawan yang bekerja di kantor terakhir Anda?

Yang Mereka Ingin Tahu: Pewawancara ingin tahu jenis lingkungan tempat Anda bekerja, bagaimana perbandingannya dengan perusahaan yang Anda wawancarai, dan apakah Anda merasa nyaman bekerja di tempat kerja kecil dan / atau besar.

Di kantor terakhir saya, ada lima karyawan. Cukup kecil sehingga kami mulai merasa seperti keluarga. Anda tahu, semua orang tahu Martha di departemen penagihan membutuhkan dua cangkir kopi sebelum Anda bisa mengajukan pertanyaan rumit. Namun, sebelum itu, kantor saya cukup besar - ​​60 karyawan. Saya merasa nyaman di kedua lingkungan itu, meskipun bulan pertama di kantor besar itu agak menantang karena saya harus mencari tahu siapa yang melakukan apa, dan di mana harus mengarahkan panggilan dengan banyak pilihan yang tersedia.

7. Jelaskan tugas Anda sebelumnya sebagai asisten administrasi, sekretaris, atau resepsionis.

Yang Mereka Ingin Tahu: Pewawancara ingin membahas tanggung jawab yang Anda daftarkan di resume Anda, dan mengkonfirmasi bahwa mereka cocok dengan posisi yang ditawarkan. Ini juga merupakan kesempatan yang baik untuk memperluas poin-poin yang disorot dalam pengalaman kerja Anda.

Sebagai resepsionis di ABC Financials, saya adalah orang pertama bagi pelanggan. Saya menjawab saluran telepon umum, juga menjawab telepon untuk lima VP perusahaan. Saya juga bertanggung jawab untuk menerima paket dan mendistribusikan surat, menyapa, dan mengantar pelanggan dan vendor ke ruang rapat, dan mengikuti alamat email informasi umum perusahaan. Saya juga memiliki banyak tanggung jawab administratif: Saya mengelola kalender para wakil presiden itu, mengatur perjalanan bisnis mereka, dan membantu menciptakan dan memperbaiki presentasi PowerPoint dan bahan-bahan lain untuk didistribusikan di acara-acara.

8. Bagaimana Anda memprioritaskan panggilan, klien, pengiriman, dan masalah lain yang harus segera diatasi?

Yang Mereka Ingin Tahu: Pewawancaraingin tahu seberapa bagus Anda dalam multitasking, mengatur waktu, dan memprioritaskan tugas. Ini juga merupakan kesempatan yang baik untuk menunjukkan bagaimana Anda menghadapi berbagai prioritas dan menjelaskan bagaimana Anda menangani semuanya.

Multitasking sangat penting ketika kantor sibuk. Setiap kali itu tidak kasar, saya mencoba melakukan beberapa tugas sekaligus. Misalnya, saya dapat dengan mudah menjawab panggilan telepon saat menandatangani paket dari petugas pengiriman. Ketika multitasking tidak memungkinkan, saya menempatkan fokus saya pada klien dan pelanggan sebagai prioritas nomor satu. Jika perlu, saya akan bertanya apakah mereka dapat memberi saya waktu sebentar untuk melakukan tugas lain terlebih dahulu - dan, jika keadaan benar-benar sibuk, saya mencoba memanggil rekan kerja karyawan untuk memberi saya perlindungan.

9. Seberapa kuat keterampilan komputer Anda?

Yang Mereka Ingin Tahu: Pewawancara ingin Anda mengkonfirmasi keterampilan komputer yang Anda miliki, apakah tingkat keterampilan Anda sesuai dengan harapan perusahaan, dan program mana yang paling nyaman Anda gunakan. Jika mungkin, adalah ide yang baik untuk meneliti program mana yang digunakan perusahaan sebelum wawancara.

Saya memiliki keterampilan komputer yang sangat kuat. Selain terbiasa dengan Microsoft Office, saya juga biasa melakukan pembaruan ke situs web perusahaan di peran terakhir saya, jadi saya nyaman menggunakan WordPress juga. Ketika saya mulai menggunakan program atau aplikasi baru, saya biasanya menemukan bahwa sebagian besar pertanyaan saya dapat dijawab dengan pencarian online, meskipun saya juga menghargai tutorial dari rekan kerja.

10. Ceritakan tentang pengalaman layanan pelanggan Anda.

Yang Mereka Ingin Tahu: Pewawancara ingin ikhtisar pengalaman layanan pelanggan Anda - berapa tahun, contoh spesifik, dan keterampilan apa yang Anda nyaman gunakan untuk menyelesaikan masalah.

Saya sudah bekerja di layanan pelanggan sejak saya masih remaja. Pekerjaan pertama saya adalah bekerja di toko buku, di mana saya membantu pelanggan menemukan buku dan kadang-kadang menutupi kasir. Selama kuliah, saya juga memiliki pekerjaan ritel paruh waktu, kali ini, menjual pakaian. Kemudian, tentu saja, sebagai resepsionis di Perusahaan ABC, saya juga berurusan dengan pelanggan, meskipun dalam peran ini, saya tidak secara langsung melakukan penjualan. Saya merasa sangat nyaman berinteraksi dengan pelanggan dan memecahkan masalah mereka, apakah itu menemukan buku yang mereka cari atau mengubah waktu pertemuan mereka dengan seorang eksekutif.

Tip untuk Menjawab Pertanyaan Resepsionis

Resepsionis terbaik berorientasi pada detail, terorganisir, dan komunikator yang sangat baik. Oleh karena itu, kandidat harus muncul siap untuk menjawab pertanyaan wawancara terbuka yang akan mengevaluasi pengalaman, keakraban dengan alat kerja, proses, dan keterampilan - termasuk bekerja dengan layanan pelanggan, multitasking, dan kemampuan untuk membuat panggilan penilaian cepat.

Dalam hal ini, pewawancara tidak perlu mencari jawaban ya atau tidak. Sebaliknya mereka mengharapkan kandidat untuk menjawab dengan contoh spesifik yang menggambarkan bagaimana mereka menangani situasi di tempat kerja masa lalu, dan mengajukan pertanyaan yang diteliti dengan teliti tentang prioritas, harapan, tujuan, dan tantangan perusahaan.

Karena kemajuan teknologi yang semakin meningkat di tempat kerja, resepsionis juga harus memiliki keterampilan teknis yang kuat. Anda harus memiliki pengalaman menggunakan sistem telepon dan mesin kantor seperti printer, mesin fotokopi, pemindai, dan mesin faks (ya, masih), selain aplikasi komputer seperti MS Office dan perangkat lunak khusus industri.

7 Pertanyaan untuk Tanya Pewawancara

Pewawancara akan mengharapkan Anda untuk mengajukan pertanyaan. Berikut daftar pertanyaan yang dapat Anda tanyakan selama atau di akhir wawancara Anda:

1. Bisakah Anda ceritakan lebih banyak tentang tanggung jawab sehari-hari untuk pekerjaan ini?
2. Kualitas apa yang Anda cari dalam diri seseorang yang ingin Anda sewa untuk perusahaan?
3. Apa harapan Anda untuk pekerjaan ini, dan bagaimana Anda mengukur kesuksesan?
4. Mengapa orang terakhir yang memegang pekerjaan ini pergi?
5. Kepada siapa posisi ini dilaporkan?
6. Apa peluang untuk kemajuan karier bersama perusahaan?
7. Apakah perusahaan menawarkan peluang pelatihan bagi karyawan?

Cara Membuat Kesan Terbaik

Posisi resepsionis dapat dianggap sebagai entry-level, tetapi juga bisa menjadi langkah pertama menaiki tangga perusahaan. Calon majikan akan tertarik pada orang yang percaya diri dan percaya diri. Seringkali Anda akan menjadi orang pertama yang akan ditemui klien atau pasien ketika berjalan ke kantor untuk pertama kalinya.

Pastikan kesan pertama Anda adalah yang terbaik. Berikut cara mempersiapkan wawancara. Seiring dengan resume yang menonjol, luangkan waktu untuk berpakaian bagian ketika Anda wawancara. Jika Anda mendapatkan pekerjaan itu, Anda akan menjadi orang yang berada di garis depan dan penting untuk menunjukkan kepada majikan gambar profesional Anda.

Jika Anda tidak yakin tentang apa yang harus dipakai untuk wawancara Anda, lihat tips ini tentang cara berpakaian untuk wawancara. Jika resume dan pakaian profesional Anda ada benarnya, dan Anda siap untuk menjawab pertanyaan yang mungkin, Anda akan berhasil mendapatkan posisi yang Anda wawancarai.