Praktik Manajemen Rapat Membantu Meningkatkan Produktivitas

Kami menghabiskan banyak kehidupan kerja kami dalam rapat. Dalam banyak kasus, praktik manajemen pertemuan yang buruk mengakibatkan penggunaan waktu peserta yang tidak produktif. Dalam artikel terkait, kami menawarkan panduan untuk mengubah lima skenario rapat umum menjadi acara yang produktif. Berikut adalah gagasan tambahan untuk mendukung penguatan utilitas, produktivitas, dan dampak pertemuan.

Kunci Manajemen Rapat - Stand PAT

Beberapa manajer menggunakan P.A.T. pendekatan ke pertemuan, membutuhkan a Purpose, sebuah SEBUAHgenda, dan a Tbingkai nama. Mempersenjatai para peserta dengan poin-poin penting dari konteks ini sebelum sesi memastikan bahwa orang-orang muncul siap untuk berpartisipasi dan mendukung keseluruhan maksud pertemuan. P.A.T. garis besar membantu memastikan sesi yang produktif.

Anda harus dapat menentukan tujuan rapat dalam 1 atau 2 kalimat paling banyak. "Pertemuan ini untuk merencanakan kampanye pemasaran baru" atau "pertemuan ini untuk meninjau kebijakan baru pengiriman untuk menangani pengembalian." Tujuannya membantu memastikan semua orang tahu mengapa mereka ada di sana, apa yang perlu dilakukan, dan bagaimana memandu kemajuan dan mendorong kesimpulan.

Tetapkan agenda. Buat daftar barang yang akan Anda tinjau / bahas / periksa. Kami ingin menetapkan batas waktu untuk setiap item agenda (lihat di bawah) dan mengidentifikasi orang yang bertanggung jawab memoderasi diskusi. Tetapkan jangka waktu; paling tidak mengatur waktu mulai dan berakhir. Kami juga merekomendasikan pengaturan durasi untuk setiap item dalam agenda. Ini harus total ke jangka waktu pertemuan keseluruhan.

Mulai Rapat Anda Tepat Waktu

Jika Anda bekerja di salah satu budaya di mana orang berhimpun dalam rapat sampai lima atau sepuluh menit setelah waktu mulai yang dijadwalkan, sekarang saatnya untuk memulai tren baru. Satu perusahaan mendorong para manajernya untuk menutup pintu pada waktu mulai yang dijadwalkan, dan mereka yang terlambat tidak dapat hadir. Meskipun ini mungkin lebih kejam daripada tindakan Anda, Anda seharusnya tidak ragu untuk melakukan pertemuan, meninjau tujuan, dan mengkonfirmasikan harapan dan waktu.

Jangan menunggu orang-orang yang tersesat muncul. Ketika seseorang datang terlambat, jangan kembali dan tinjau apa yang sudah dibahas. Lanjutkan dengan topik rapat Anda. Ini akan menjadi canggung bagi pejalan kaki dan meningkatkan peluangnya tiba tepat waktu di pertemuan berikutnya.

Jika penyelenggara / sponsor rapat tidak datang tepat waktu, pertimbangkan pertemuan dibatalkan dan kembali bekerja. Masa tunggu lima hingga tujuh menit masuk akal. Kemungkinannya, penyelenggara rapat mengalami kesulitan yang tak terduga dan lebih memilih Anda untuk tidak membuang-buang waktu menunggunya.

Jaga Rapat pada Topik

Praktik yang baik adalah menugaskan seseorang peran menjaga semua orang di jalurnya selama pertemuan. Terlalu sering, diskusi melayang dan kemudian menurun menjadi pusaran pendapat, ide, fakta, dan emosi. Alih-alih, tetapkan peran dan beri tahu semua orang yang hadir bahwa individu ini akan menyela jika dan ketika diskusi menyimpang dari agenda dan item diskusi tertentu. Di beberapa perusahaan, peran ini dirujuk sebagai "Traffic Cope," di perusahaan lain, "Topic Keeper." Terlepas dari labelnya, peran ini sangat membantu dalam memperkuat efektivitas dan produktivitas pertemuan Anda.

Jika topik tambahan muncul yang di luar agenda tetapi penting untuk didiskusikan, topik tersebut harus ditangkap dan ditempatkan dengan jelas di "tempat parkir" untuk pertimbangan dan diskusi di masa depan atau untuk pertemuan terpisah. Pemilik rapat berhak untuk mengizinkan diskusi kecil yang berbeda jika mendukung keseluruhan tujuan rapat.

Simpan dan Bagikan Catatan / Menit Rapat

Seseorang, selain penyelenggara rapat, harus menyimpan notulen rapat. Rekaman menit yang baik akan mencakup:

• Waktu rapat, tanggal, lokasi
• Deskripsi tujuan
• Salinan agenda
• Daftar peserta dan daftar mereka yang tidak hadir
• Ringkasan ringkasan daftar kesimpulan, item tindakan, tanggung jawab, dan tanggal penyelesaian. Banyak pencatat menggunakan agenda sebagai panduan untuk membuat daftar kesimpulan dan tindakan.
• Pertemuan tindak lanjut terencana jika benar-benar dibutuhkan.

Idealnya, bagikan catatan rapat sesegera mungkin setelah pertemuan berakhir dan benar-benar dalam satu hari kerja. Risalah dan catatan berfungsi sebagai pengingat penting bagi para peserta serta sumber informasi untuk pemangku kepentingan lain atau, bagi mereka yang melewatkan pertemuan. Notulen adalah alat yang bagus untuk meningkatkan untuk mengingatkan orang dan tim tentang tindakan tindak lanjut mereka yang berkomitmen.

Garis bawah

Mungkin saja rapat akan menghasilkan hasil yang positif, membantu mendorong proyek dan orang-orang maju, tapi jangan mengandalkannya. Beberapa ketekunan dan penguatan yang disengaja dari teknik manajemen rapat Anda akan meningkatkan peluang Anda untuk mengendarai hasil yang hebat.

Diperbarui oleh Art Petty