Cara Memformat Informasi Kontak Anda dalam Surat Pengantar

Saat Anda menulis surat pengantar atau mengirim pesan email yang menyertakan surat pengantar, Anda perlu memberikan informasi kontak Anda dalam format yang jelas dan mudah dibaca. Tampaknya sederhana, tetapi penting untuk melakukannya dengan benar.

Tunjukkan Cara Terbaik untuk Menjangkau Anda

Informasi kontak Anda akan menyertakan alamat jalan, nomor telepon, dan email Anda, tetapi surat Anda harus menunjukkan cara tercepat untuk menghubungi Anda. Jika Anda mengirim surat pengantar kertas, misalnya, Anda dapat menulis, "Anda dapat menghubungi saya selama jam kerja di nomor telepon di atas." Atau dalam pesan email, tambahkan kalimat terakhir ini: "Saya berharap dapat mendengar dari Anda. Alamat email dan nomor telepon saya ada dengan tanda tangan saya di bawah. " Anda baru saja membuatnya lebih mudah bagi penerima untuk menghubungi Anda.

Dalam Cetak: Letakkan Informasi Kontak di Atas

Ketika Anda menulis surat pengantar untuk dicetak dan dikirim, atau diposkan di papan pekerjaan, bagian atas harus mencakup informasi tentang bagaimana calon majikan dapat menghubungi Anda.

Tuliskan informasi kontak Anda di kiri atas. Gunakan spasi tunggal dan font yang konsisten, dan format sebagai blok informasi. Sertakan alamat surat lengkap Anda, nomor telepon Anda, dan alamat email Anda.

Tinggalkan spasi, tambahkan tanggal, lalu masukkan nama dan alamat penerima, dengan spasi tunggal. Sertakan nama dan judul orang yang Anda kirimi surat dan nama organisasi.

Pintar menggunakan nama orang yang menerima surat itu. Jika Anda harus, periksa situs web perusahaan atau LinkedIn untuk mengetahui nama manajer departemen. Jika ragu, hubungi saluran utama perusahaan dan tanyakan resepsionis.

Jika Anda tidak dapat menentukan nama kontak, gunakan nama departemen dalam informasi kontak.

Berikut adalah contoh format informasi kontak untuk pemohon dan perusahaan yang dituju.

Informasi Kontak untuk Pemohon dan Perusahaan Ditujukan

Namamu

Alamat Anda

Kota, Negara Bagian, dan Kode Pos Anda

Nomor telepon Anda

Alamat email anda

Tanggal

Nama penerima

Judul Penerima

Perusahaan

Alamat

Kota, Negara Bagian, dan Kode Pos

Jika Anda memasukkan informasi email Anda, pastikan untuk memeriksa kotak masuk Anda sesering mungkin agar Anda dapat dengan cepat menanggapi kontak apa pun.

Di Email: Kontak Pergi di Bawah

Gaya bisnis standar untuk komunikasi email berbeda, karena ukuran layar mungkin tidak memungkinkan pemindaian mata cepat atas teks lengkap seperti yang dilakukan oleh selembar kertas. Alih-alih mencantumkan informasi kontak Anda di bagian atas, sertakan dalam tanda tangan Anda. Jangan sertakan informasi kontak majikan.

Tanda tangan Anda dapat menghilangkan alamat jalan Anda jika Anda mau. Jika tidak, cukup berikan nama, alamat email, dan nomor telepon Anda. Anda juga dapat memasukkan tautan yang relevan ke jejak sosial Anda, seperti profil LinkedIn Anda atau situs web bisnis. Ini dapat menambahkan informasi tambahan dan menunjukkan status Anda dalam profesi Anda.

Berikut adalah contoh tanda tangan email:

Email Signature

Namamu

Alamat email anda

Nomor telepon Anda

Profil LinkedIn (atau alamat web lain yang relevan)

Grafik kecil mungkin dapat diterima di tanda tangan Anda, seperti tanda tangan tertulis di bawah teks. Tapi jangan terbawa suasana. Tetap sederhana dan profesional.

Simpan Templat

Yang terbaik adalah menggunakan format dasar yang sama setiap kali berbagi informasi kontak Anda dalam surat atau email. Menyimpan contoh masing-masing dan memotong dan menempelnya sesuai kebutuhan akan memastikan bahwa Anda tidak pernah membuat kesalahan ketik atau meninggalkan apa pun dari pesan penting.