Cara Mengatur Dokumen Anda

Satu-satunya saat Anda tampaknya memikirkan dokumen penting Anda adalah ketika Anda membutuhkannya. Dan, seringkali, Anda tidak dapat menemukannya ketika Anda membutuhkannya karena Anda tidak memiliki sistem yang terorganisir dan tersentralisasi untuk menyimpan dokumen penting Anda dan / atau terakhir kali Anda membutuhkannya, Anda cukup melemparkannya kembali ke lautan kertas di kantor rumah Anda alih-alih meletakkannya kembali di tempatnya.

Mulai

Dengan semua kertas penting Anda tersebar di seluruh rumah Anda, Anda membuang banyak waktu dan energi untuk mencarinya. Anda juga berisiko kehilangan sebagian dari mereka sepenuhnya. Tetapi dengan beberapa langkah sederhana, Anda dapat mengatur dokumen kertas penting Anda dalam satu jam akhir pekan ini!

Anda akan memerlukan lemari arsip dua laci kecil atau kotak file gantung portabel, file gantung multi-warna (6 warna berbeda), folder tab atas ketiga manila, dan brankas tahan api (opsional). Atau Anda bisa membeli binder dan sisipan tab besar. Setelah Anda mendapatkan barang di sini adalah enam langkah yang akan Anda ikuti untuk mengatur dokumen Anda.

Kumpulkan Dokumen Anda

Sebelum Anda dapat mengatur semua dokumen penting Anda, Anda harus menemukannya. Terkadang lebih mudah diucapkan daripada dilakukan.

Periksa kantor rumah Anda di laci dan kertas-kertas ditumpuk di atas meja atau meja Anda. Periksa tumpukan kertas yang mengotori meja dapur Anda serta laci dan keranjang dapur. Lihatlah meja rias dan nakas Anda (Anda bisa membiarkannya di sana di pagi hari dan melupakannya). Terakhir, namun tidak kalah pentingnya, periksa dompet atau tas kantor Anda untuk dokumen-dokumen penting yang secara tidak sengaja masih Anda bawa.

Mengkategorikan

Dokumen yang paling penting termasuk dalam salah satu dari enam kategori berikut. Urutkan semua dokumen yang Anda kumpulkan sebagai berikut:

1. Catatan Rumah dan Properti - hipotek, akta properti, proyek dan kuitansi perbaikan rumah, manual dan jaminan alat, informasi pajak properti, kebijakan asuransi rumah, dan manual
2. Rekaman Otomatis - judul, catatan pemeliharaan, kebijakan dan informasi asuransi, informasi pinjaman dan catatan pembayaran
3. Catatan Kesehatan - polis asuransi, manual tunjangan asuransi kesehatan, penjelasan tunjangan medis, tagihan dokter, daftar resep, informasi pengeluaran fleksibel, kwitansi medis, arahan medis, kebijakan asuransi jiwa

1. Catatan Keuangan - laporan bank, pengembalian pajak, catatan pengurangan pajak, catatan investasi, catatan pinjaman, laporan kartu kredit
2. Rekaman Elektronik - kontrak dan manual ponsel; tanda terima dan jaminan penjualan untuk komputer, laptop, dan iPad; rencana dan tagihan kabel dan Internet; tanda terima dan manual penjualan router nirkabel
3. Catatan Pribadi - akta kelahiran, akta nikah, akta cerai, surat-surat penjagaan, informasi jaminan sosial, catatan imunisasi, paspor, catatan dinas militer, catatan pembaptisan dan konfirmasi, surat wasiat, rencana pemakaman, dan informasi situs pemakaman. Jika Anda memiliki hewan peliharaan, Anda juga dapat memasukkan dokumen penting mereka seperti informasi veteriner dan vaksin dalam kategori ini.

Temukan Dokumen Vital Anda

Sebagian besar dokumen penting Anda dapat disimpan di lemari arsip biasa atau kotak file gantung portabel. Ada beberapa. Namun, itu benar-benar harus disimpan dalam opsi penyimpanan yang aman atau aman di luar kantor seperti brankas.

Dokumen vital adalah dokumen yang akan sangat sulit atau sangat memakan waktu untuk diganti. Mereka mungkin berisi informasi pribadi sensitif yang dapat dikompromikan jika terjadi pembobolan atau perampokan. Dalam hal ini, rumah Anda dihancurkan oleh api atau banjir Anda ingin dokumen-dokumen penting ini tetap utuh.

Bagi kebanyakan orang, dokumen-dokumen berikut akan dianggap penting: informasi jaminan sosial, akta kelahiran, polis asuransi bersama dengan informasi kontak agen Anda, surat wasiat, hak milik, sertifikat mobil, paspor Anda, dan kontrak atau perjanjian apa pun yang memerlukan tanda tangan asli Anda.

Buat daftar utama semua dokumen penting yang Anda tempatkan di brankas tahan api atau di opsi penyimpanan di luar kantor.

Gandakan Dompet Anda

Sebagian besar dari kita membawa informasi penting di dompet kita setiap hari. Apakah Anda tahu semua yang ada di dompet Anda? Apa yang akan Anda lakukan jika dompet Anda hilang atau dicuri?

Buat salinan SIM Anda, kartu donor, kartu asuransi kesehatan, kartu keanggotaan seperti kartu loyalitas toko kelontong gym, klub gudang, dan, yang paling penting, semua kartu kredit dan debit (copy depan dan belakang). Simpan salinan-salinan ini dengan dokumen kertas penting Anda yang lain:

Langkah Kelima: Buat sistem pengarsipan yang sederhana

Semakin sederhana sistem pengarsipan, semakin besar kemungkinan Anda menggunakannya secara konsisten. Ambil setiap kategori dokumen penting dan berikan warna file gantung:

• Catatan Rumah dan Properti
• Rekaman Otomatis
• Catatan Kesehatan
• Catatan Keuangan
• Rekaman Elektronik
• Catatan Pribadi

Tambahkan jumlah file gantung yang sesuai ke sistem pengarsipan Anda untuk jumlah dokumen yang Anda miliki di setiap kategori.

Gunakan folder manila dan buat folder untuk setiap dokumen dalam masing-masing kategori. Tempatkan folder di bagian file gantung berwarna yang sesuai.

Jika Anda membeli binder tiga cincin besar dan sisipan tab, beri label tab dengan nama catatan di atas, lubang kertas meninju semua dokumen dan mengaturnya. Jika kertas tidak boleh dilubangi, lubang kertas meninju folder dan memasukkan dokumen ke folder.

Sekarang, jika urusan administrasi bukan urusan Anda, ini mungkin momen yang membebaskan bagi Anda. Anda dapat memindai semua dokumen ini, menyimpannya di hard drive, dan kemudian menghancurkan semuanya. Tetapi gunakan kebijaksanaan Anda sendiri karena beberapa dokumen lebih baik disimpan. Gunakan penilaian terbaik Anda.

Pemeliharaan yang sedang berlangsung

Sekarang setelah kertas-kertas penting Anda diorganisasikan, simpanlah semuanya teratur. Setiap bulan saat Anda membayar tagihan, ajukan dokumen baru di bagian yang sesuai dari sistem pengarsipan Anda. Pada saat yang sama, cari semua dokumen yang Anda hapus dari sistem selama bulan yang mungkin masih keluar dari sistem pengarsipan. File ulang mereka. Setidaknya dua kali setahun, tinjau dokumen di sistem pengarsipan Anda untuk melihat apakah ada yang bisa dibersihkan. Jadwal yang baik untuk diikuti adalah pada tahun pertama dan akhir setiap tahun sekolah.

Dengan sedikit usaha, Anda dapat menuai manfaat jangka panjang dengan mengatur dokumen kertas penting Anda.

Diedit oleh Elizabeth McGrory.