Cara Mengatur Rapat Semua Tangan untuk Karyawan Anda

Apakah perusahaan Anda mengadakan rapat langsung? Jika tidak, Anda mungkin ingin memikirkan untuk mengatur pertemuan semacam itu. Tentu saja, Anda tidak boleh mengadakan rapat semata-mata karena Anda ingin item diperiksa dari daftar tugas, jadi inilah alasannya, kapan dan bagaimana mengatur pertemuan semua pihak.

Mengapa Anda Mungkin Ingin Mengadakan Pertemuan All Hands?

Kadang-kadang Anda perlu menyampaikan informasi kepada seluruh staf, dan rapat langsung merupakan kesempatan yang sangat baik untuk melakukan itu. Ya, Anda dapat mengirimkan informasi melalui email, tetapi tergantung pada informasinya, Anda mungkin menemukan bahwa mengirimkannya secara langsung adalah cara yang lebih efektif untuk berkomunikasi.

Selain itu, tergantung pada seberapa besar dan menyebar bisnis Anda, pertemuan semua pihak merupakan peluang yang baik untuk membangun tim dan memungkinkan karyawan untuk berjejaring satu sama lain. dan memungkinkan karyawan untuk berjejaring satu sama lain. Jika bisnis Anda memiliki beberapa situs, karyawan di situs A mungkin memiliki masalah yang dapat diselesaikan seseorang di situs B, tetapi jika mereka tidak tahu orang itu ada, mereka tidak akan meminta bantuan.

Akhirnya, rapat dengan semua tangan memungkinkan karyawan Anda mengajukan pertanyaan di hadapan rekan kerja mereka. Ini membebaskan waktu Anda karena Anda dapat membagikan jawaban yang tepat sekali daripada mengulanginya berulang kali untuk berbagai karyawan.

Masalah apa yang paling baik dibahas dalam Rapat Semua Tangan?

Jenis-jenis masalah ini umumnya lebih baik dikomunikasikan ketika disampaikan dalam pertemuan semua pihak daripada melalui email atau meminta manajer lokal untuk memberi tahu staf mereka.

• Memperkenalkan kepemimpinan senior baru. Jika Anda memiliki presiden atau CEO baru, Anda ingin dia memperkenalkan dirinya kepada seluruh staf. Itu membuat perbedaan besar bagi orang-orang untuk mengetahui wajah di balik perubahan nama dan kebijakan.
• Tujuan perusahaan baru. Ketika tim senior Anda ingin berbagi tujuan perusahaan dengan staf, meminta semua orang di ruangan yang sama adalah ide bagus. Ini memungkinkan orang untuk mengajukan pertanyaan, sehingga mereka memahami logika dan alasan di balik tujuan.
• Ketika ada perubahan signifikan. Ini bisa berupa akuisisi perusahaan baru, divestasi, reorganisasi, atau apa pun yang menyentuh semua bidang perusahaan. Sekali lagi, komunikasi yang terbuka dan jujur ​​adalah tujuan di sini.

Ini, tentu saja, bukan satu-satunya alasan untuk mengadakan pertemuan semua tangan, tetapi memastikan bahwa rapat semua pihak adalah cara terbaik untuk menyampaikan informasi sebelum Anda pergi ke masalah untuk mengatur pertemuan semua tangan.

Cara Mengatur Pertemuan Semua Pihak

Langkah pertama, sebagaimana dibahas di atas, adalah memiliki tujuan yang berguna untuk pertemuan semua pihak. Setelah Anda memiliki tujuan, Anda dapat merencanakan dan mengadakan rapat.

Pertama, pikirkan logistiknya. Anda mungkin menemukan bahwa itu menyenangkan untuk memilih dan mengundang pembicara, menyiapkan dokumen, dan merencanakan waktu jaringan, tetapi jika Anda gagal di sisi logistik, pertemuan semua tangan Anda tidak akan berhasil. Anda perlu menangani masalah ini untuk pertemuan semua pihak yang berhasil.

• Lokasi Jika bisnis Anda kecil dan Anda semua dapat memenuhi tabel konferensi, maka masalah ini terpecahkan. Jika perusahaan Anda besar - ​​bahkan jika Anda semua bekerja di gedung yang sama, Anda mungkin perlu menyewa auditorium atau pusat konferensi untuk rapat Anda. Pastikan Anda memiliki tempat duduk untuk semua orang.
• Perjalanan. Apakah orang harus melakukan perjalanan jarak jauh untuk datang ke pertemuan semua tangan Anda? Jika orang-orang perlu mengemudi dari jauh, pastikan Anda memulai rapat cukup terlambat sehingga staf Anda tidak harus meninggalkan rumah pada jam 4:00 pagi untuk sampai ke pertemuan. Ingat, meninggalkan rumah lebih awal adalah kesulitan bagi banyak orang.

• Kepraktisan. Pertemuan tatap muka semua tangan mungkin merupakan cara terbaik untuk memperkenalkan CEO baru. Tetapi, jika itu melibatkan orang-orang terbang dari berbagai lokasi, dan menempatkan mereka di hotel, sementara kantor Anda di lokasi-lokasi ini tutup selama beberapa hari, itu mungkin bukan ide terbaik. Sebagai gantinya, pertimbangkan untuk melakukan konferensi video. Jangan izinkan orang menonton konferensi video dari meja mereka, tetapi mintalah mereka untuk berkumpul bersama di lokasi untuk kesempatan membangun tim menonton pengantar.

• Makanan. Jika ini adalah pertemuan singkat satu jam untuk memperkenalkan CEO, Anda hanya perlu lokasi. Jika ini adalah konferensi sepanjang hari yang melibatkan banyak pembicara dan lokakarya, Anda perlu mengatur makanan untuk makan siang dan istirahat.

Siapa yang Perlu Hadir di Pertemuan All-Hands?

Dengan logistik ini diurutkan, Anda hanya perlu mengatur speaker. Anda ingin memiliki perubahan di seluruh perusahaan yang diperkenalkan oleh CEO / Pemilik / Presiden. Kepala departemen dapat menjelaskan masalah yang relevan dengan departemen mereka, tetapi penjelasan tentang inisiatif di seluruh perusahaan perlu datang dari atas.

Secara alami, perubahan kebijakan SDM bisa datang dari Chief HR Officer, dan pergeseran dalam pemasaran bisa datang dari Chief Marketing Officer, tetapi rencana keseluruhan termasuk tujuan, strategi, dan visi harus datang dari atas.

Pastikan bahwa semua karyawan disertakan - atau ini bukan rapat langsung. Jika informasi itu hanya relevan bagi manajer, lalu mengapa Anda membawa kontributor individu ke pertemuan? Jika perubahan hanya memengaruhi TI, mengapa akuntansi meluangkan waktu untuk menghadiri pertemuan ini?

Apa yang Perlu Terjadi pada Pertemuan Semua Pihak?

Semua informasi yang Anda berikan pada pertemuan semua pihak harus relevan, tepat waktu, kritis, dan (semoga) menarik. Tentu, memperkenalkan bagaimana perusahaan Anda akan mematuhi peraturan pemerintah yang baru tidak akan menghasilkan orang banyak yang bersorak. Tapi ingat, Anda lebih cenderung melibatkan orang jika Anda menyajikan informasi dengan cara yang menarik.

Selain pembicara dan lokakarya (jika ada), pastikan Anda menyediakan waktu untuk berjejaring. Jaringan sering dianggap sebagai sesuatu yang Anda lakukan untuk menemukan pekerjaan baru, tetapi Anda dapat menggunakan jaringan secara internal juga. Anda ingin staf Anda saling kenal. Berikan tag nama (jika Anda biasanya tidak menggunakan lencana) yang menampilkan nama dan judul serta lokasi.

Tujuan keseluruhan dari pertemuan semua pihak adalah untuk menyatukan karyawan perusahaan. Anda ingin orang-orang pergi dengan perasaan bahwa pertemuan itu sepadan dengan waktu mereka. Jika Anda tidak bisa mendapatkan perasaan yang berharga, lewati pertemuan semua pihak dan kirimkan email berisi informasi.