Cara Mengatur Kembali Departemen atau Perusahaan Anda

"Reorganisasi" adalah salah satu subjek bisnis yang biasanya membangkitkan respons sinis dan dapat mengisi halaman-halaman kartun Dilbert. Reaksi sinis ini memang layak karena sering kali merupakan hasil dari proses desain organisasi yang dimulai dan diakhiri dengan bagan organisasi, bukan pemikiran kepemimpinan.

Berikut adalah beberapa alasan manajer mengatur ulang.

Seorang Tokoh Kunci Telah Pergi

Itu meninggalkan kekosongan dan kesempatan untuk mempertanyakan struktur yang ada. Ini berbeda dengan apa yang dikatakan buku teks manajemen, bagan organisasi biasanya dibangun di sekitar individu, bukan “posisi.” Ketika seorang individu utama pergi, posisi itu harus tetap.

Ada masalah-masalah

Ini termasuk inefisiensi, ketidakcocokan bakat, peran yang tumpang tindih, ketidakseimbangan beban kerja, dan masalah operasional lainnya. Pekerjaan tidak selesai, atau tidak dilakukan dengan baik.

Ini Diperlukan untuk Merebut Peluang Baru

Sebuah contoh akan menjadi pasar, produk, atau layanan baru dan struktur Anda saat ini tidak dirancang untuk mendukung tujuan bisnis baru Anda.

Meskipun ini semua adalah alasan bagus, penting untuk mempertimbangkan mengatur kembali hanya sebagai salah satu alternatif yang mungkin. Sering ada banyak cara yang tidak terlalu mengganggu untuk mencapai tujuan yang sama.

Siapa yang Harus Terlibat dalam Reorganisasi?

Jika hanya pemimpin departemen yang terlibat, ada peluang terlewat untuk masukan dan keterlibatan kritis. Di sisi lain, jika seluruh perusahaan terlibat, transformasi bisa terlalu lamban, dan kepentingan melayani diri sendiri menghalangi. Pilihan terbaik adalah menemukan jalan tengah yang terdiri dari seorang pemimpin dan tim kecil yang terdiri dari para penasihat tepercaya. Ini biasanya adalah individu-individu yang memiliki kepercayaan diri yang cukup dalam posisi mereka dengan perusahaan baru untuk mengesampingkan kepentingan pribadi mereka.

Proses Perubahan Organisasi

Meskipun tidak ada ilmu yang sempurna tentang bagaimana reorganisasi terungkap, berikut adalah beberapa petunjuk:

Mulailah dengan Strategi

Sangat penting untuk mengetahui ke mana arah organisasi atau tim. Misalnya, apa yang penting, apa yang tidak, dan apa tujuan spesifiknya? Meskipun ini terdengar jelas, ini merupakan langkah yang sering diabaikan. Jika Anda kesulitan dengan strategi, maka pelajari cara membuatnya sebelum Anda menyusun kembali bagan organisasi. Ingat, struktur selalu mengikuti strategi.

Kembangkan Kriteria Anda

Buat daftar masalah yang Anda coba selesaikan dan peluang yang Anda cari. Selanjutnya, nilai masing-masing tinggi, sedang, atau rendah sesuai prioritas. Itu menjadi kriteria yang akan Anda gunakan untuk mengevaluasi alternatif desain dan untuk mengukur kesuksesan Anda.

Mengembangkan dan Mengevaluasi Alternatif Desain

Banyak tim jatuh cinta dengan satu ide dan kemudian menghabiskan seluruh waktu mereka untuk mencoba membenarkan ide itu atau menyempurnakannya. Alih-alih, buatlah tiga hingga empat gagasan dan rangkingkan menurut kriteria Anda. Ingat, tidak ada pilihan yang sempurna. Selalu ada trade-off dan risiko. Anda cukup memilih yang terbaik dan membuat rencana tindakan untuk mengurangi risiko.

Uji Desain Akhir Dengan Skenario

Luangkan waktu untuk menguji desain dengan mendiskusikan bagaimana berbagai proses bisnis akan bekerja dalam struktur baru. Diskusi “bagaimana jika” ini membantu memperbaiki struktur dan memperjelas peran.

Apa Yang Dimaksud dengan "Ubah Kepemimpinan"

Sebelum menjalani perubahan apa pun, Anda perlu melakukan pekerjaan rumah Anda, dan tempat yang baik untuk memulai adalah meninjau "Sepuluh Model untuk Memimpin Perubahan."

Nilai Komunikasi dan Keterlibatan Tim

Komunikasi bukanlah pengumuman satu arah tentang perubahan, atau apa pun. Stakeholder, termasuk karyawan, lebih mungkin untuk bergabung jika Anda tidak hanya berbagi "apa" dan "mengapa" tetapi menjelaskan alternatif yang Anda tidak pertimbangkan dan mengapa. Biarkan pemangku kepentingan tahu bahwa Anda menyadari tidak ada satu pilihan sempurna dan mengakui potensi kerugian dari rencana Anda. Jenis keterbukaan, dialog terbuka, dan keaslian ini lebih baik daripada mencoba "menjual" ide Anda untuk perubahan sebagai solusi sempurna.

Jika Anda memperlakukan orang seperti orang dewasa yang cerdas, rasa hormat yang Anda tunjukkan akan dikembalikan, bersama dengan dukungan pemangku kepentingan.

Jangan berharap orang untuk memahaminya atau langsung membelinya; kemungkinan besar, Anda tidak pada awalnya (lihat "efek maraton").

Setelah Anda berkomunikasi dengan orang-orang yang diperlukan, jangan malu untuk meminta bantuan mereka. Sudah menjadi sifat manusia bahwa orang-orang akan mendukung apa yang mereka bantu ciptakan, dan sementara tim Anda mungkin tidak memiliki kesempatan untuk membuat struktur organisasi baru, mereka dapat memainkan peran besar dalam menerapkan struktur baru. Ini adalah kesempatan lain bagi Anda untuk mendapatkan input berharga untuk mengubah struktur baru.

Reorganisasi selalu mengganggu dan sarat dengan tantangan dan risiko.Mereka tidak boleh dianggap enteng, dan harus selalu memiliki umur simpan setidaknya lima tahun. Jika Anda mengikuti panduan ini, Anda akan memiliki peluang yang lebih baik untuk mencapai tujuan Anda dan meminimalkan gangguan dan kecemasan.