Kiat untuk Meningkatkan Pertemuan Perusahaan Anda

Apakah Anda perencana pertemuan perusahaan atau departemen bulanan atau berkala? Mereka bisa sangat membosankan jika Anda tidak hati-hati. Kamu tahu latihannya. Sekelompok kepala bicara berbaris untuk memberikan informasi perusahaan kepada orang-orang. Ya, itu pasti pujian bagimu untuk mengadakan pertemuan berkala ini.

Karyawan memerlukan informasi untuk menyelaraskan diri dengan arah strategis perusahaan. Mereka ingin tahu apa yang terjadi di seluruh perusahaan terutama ketika informasi menyentuh pekerjaan mereka atau kesuksesan perusahaan secara keseluruhan. Mereka dengan tulus tertarik pada apa yang terjadi di berbagai departemen.

Jadi, karyawan Anda tertarik, tetapi beri mereka kesempatan untuk berhenti berbicara dan berbicara tentang powerpoint yang tidak ada habisnya. Pertemuan yang paling efektif mengusik perhatian mereka dengan pertanyaan dan jawaban yang menggugah pikiran, audio-visual, dan partisipasi. Kiat-kiat ini akan membawa Anda sukses.

Apa yang Anda Butuhkan untuk Pertemuan yang Sukses

• Dudukan atau meja speaker
• Mikropon
• Jadwal acara
• Alat peraga
• Kamera video
• Tripod
• Perangkat Pengkodean
• Teknologi Streaming Langsung

10 Tips Untuk Pertemuan yang Lebih Baik

1. Mulailah rapat, presentasi, dan sesi pelatihan Anda dengan pembuka percakapan atau aktivitas pemanasan. Dalam pertemuan besar atau pertemuan singkat, pembuka percakapan bisa menjadi satu pertanyaan yang membuat orang berpikir dan berbicara dengan tetangga mereka. Sebagai contoh, ajukan pertanyaan yang menyebabkan orang mengangkat tangan. Panjang pemecah es tergantung pada lama pertemuan Anda, jadi rencanakan dengan bijak.
2. Diversifikasi metode presentasi Anda. Jika setiap pembicara berbicara kepada audiens, dalam format kuliah, bahkan kepala yang tertarik segera mengangguk. Minta orang untuk berbicara dalam kelompok kecil. Gunakan bahan audio-visual seperti video, slide, dan presentasi PowerPoint dan gambar. Jika Anda berbicara tentang proses melukis baru, tunjukkan kepada karyawan Anda sebelum dan sesudah bagian yang dicat. Sampaikan survei pelanggan yang positif dan kartu komentar.

1. Undang pembicara tamu untuk partisipasi dan kegembiraan audiens. Pelanggan Anda memiliki banyak hal untuk dikatakan kepada tenaga kerja Anda tentang kebutuhan dan persyaratan kualitas mereka. Satu organisasi klien yang bermitra dengan asosiasi amal nirlaba menghadirkan pembicara tamu dari organisasi yang menerima sumbangan mereka. Pembicara dari organisasi yang didukung oleh karyawan Anda secara finansial adalah dinamit.
2. Dorong pertanyaan untuk memulai dialog. Minta orang-orang untuk menuliskan pertanyaan mereka sebelum pertemuan dan selama pertemuan. Berikan waktu untuk pertanyaan yang ditujukan kepada setiap pembicara saat Anda pergi. Jika Anda tidak dapat menjawab pertanyaan dengan segera dan benar, beri tahu orang-orang bahwa Anda akan kembali dengan mereka ketika Anda memiliki jawaban yang benar. Jika pertanyaan melebihi waktu, jadwalkan rapat untuk topik tersebut.

1. Taktik pertemuan yang sering diabaikan, tetapi penting, dan berhasil adalah meminta setiap pembicara mengulangi dengan keras setiap pertanyaan yang diajukan. Orang yang mengajukan pertanyaan kemudian tahu bahwa pembicara memahami pertanyaan itu. Orang lain yang menghadiri pertemuan itu dapat mendengar dan mengetahui pertanyaan itu juga, tidak hanya menduga pertanyaan itu - mungkin salah - dari tanggapan pembicara.
2. Tetapkan tujuan untuk pertemuan berkala Anda. Anda tidak dapat menampilkan setiap aspek bisnis perusahaan pada rapat satu jam. Jadi, putuskan masalah yang penting, tepat waktu, dan habiskan waktu rapat untuk itu. Mempertimbangkan kepentingan mayoritas peserta juga. Ingat, Anda memiliki metode lain untuk mengomunikasikan informasi perusahaan yang mencakup program seperti Yammer, Google Hangouts, GoToMeeting, Skype for Business, Flowdock, email, dan IM. Komunikasi semua informasi strategis perusahaan tidak harus dilakukan pada rapat.

1. Formulasikan agenda Anda dengan cermat. Identifikasi kebutuhan dan minat mayoritas peserta. Mulailah dengan kabar baik yang akan membuat para peserta merasa senang.
2. Variasikan urutan pembicara pada agenda setiap bulan. Anda tidak ingin orang bosan dengan kesamaan. Bagikan item bisnis yang diperlukan di seluruh agenda sehingga orang tidak mengabaikan akhir pertemuan, atau menganggap item akhir kurang penting. Sebuah artikel di "Wall Street Journal," beberapa tahun lalu, menyatakan bahwa manajer A.S. akan menghemat 80 persen waktu yang mereka habiskan dalam rapat jika mereka melakukan dua hal dengan benar. Yang pertama adalah selalu memiliki agenda. Yang kedua adalah mulai tepat waktu dan berakhir tepat waktu. Saya akan menambahkan bahwa Anda perlu memberi waktu kepada masing-masing pembicara jumlah waktu yang diperlukan untuk membahas topik mereka. Pegang mereka sampai batas waktu mereka - dengan baik.

1. Atur lingkungan fisik sehingga orang memperhatikan konten rapat.Tidak seorang pun harus duduk di belakang atau di samping speaker Anda. Pastikan bahwa ada kursi untuk semua peserta, dan jika mencatat diperlukan, permukaan untuk menulis juga. Pastikan visual terlihat, dan orang dapat mendengar. Anda mungkin perlu menggunakan mikrofon. Anda dapat melewati alat peraga atau sampel di sekitar ruangan untuk dilihat. Jika ukuran rapat Anda menjadi terlalu besar untuk lingkungan fisik ruang rapat Anda, gunakan teknologi untuk mengalirkan rapat di beberapa lokasi ruang konferensi tambahan. Meskipun Anda tentu saja dapat mengalirkan rapat ke laptop individu, ini meniadakan dampak positif dari pengembangan tim yang dihadiri oleh karyawan lain di beberapa lokasi ruang konferensi.

1. Jangan pernah meremehkan kekuatan makanan dalam suatu pertemuan. Makanan merilekskan atmosfer, membantu membuat orang merasa nyaman, membantu orang mempertahankan tingkat energi positif dan membangun persahabatan tim. Pastikan Anda memenuhi beragam kebutuhan kelompok Anda dengan makanan yang Anda sajikan. Sebagai contoh, tawarkan buah dan yogurt selain donat. Menawarkan hot dog vegetarian dan halal dengan franks biasa.