Cara Merencanakan Pertemuan Perusahaan

Selamat! Perusahaan Anda akan mengadakan rapat untuk sekelompok karyawan yang dipilih dari semua tingkatan perusahaan. CEO telah memberi Anda tanggung jawab Project Manager untuk acara tersebut. Kiat dan contoh rencana proyek ini menunjukkan satu cara Manajer Proyek dapat mendekati pembangunan rencana proyek untuk rapat perusahaan atau proyek yang serupa rumitnya.

Pra-Rencanakan Proyek

Langkah pertama Anda adalah merencanakan rencana. Anda mulai dengan mendiskusikan acara tersebut dengan para pemangku kepentingan. Jika ini dilakukan tahun lalu, apa yang benar? Apa yang salah? Siapa yang mengelola proyek dan dapatkah mereka membantu Anda menghindari jebakan tahun ini? Karena CEO menugaskan proyek untuk Anda, apa yang dia inginkan dari acara tersebut? Kapan acara akan berlangsung? Dimana? Berapa anggarannya?

Kumpulkan sebanyak mungkin informasi. Ini akan menjadi kerangka di mana Anda membangun rencana proyek.

Bangun Tim

Sumber daya apa lagi yang Anda butuhkan untuk membuat proyek ini sukses? Apakah ada orang di departemen lain yang dapat membantu Anda membuat acara ini sukses? Apa yang perlu Anda lakukan untuk mendapatkan bantuan di sana? Bisakah Anda bertanya atau Anda perlu mendapatkan persetujuan resmi dari bos mereka? Berapa banyak waktu yang Anda butuhkan dari mereka? Keterampilan khusus apa yang Anda butuhkan untuk mereka sediakan? Bisakah orang lain memberikan keterampilan itu jika orang yang Anda inginkan tidak tersedia?

Karena ini adalah pertemuan perusahaan, bagaimana HR membantu? Apakah Anda memerlukan bantuan dari Departemen Fasilitas? Bagaimana dengan Departemen Pemasaran? Apakah Anda memerlukan bantuan di bidang itu?

Rencanakan Agenda

Setelah Anda tahu berapa lama rapat akan berlangsung, Anda mulai mengisi waktu. Apakah Anda membutuhkan pembicara pembuka? Siapa itu? Apakah Anda akan menyatukan peserta atau akankah Anda memecahnya menjadi kelompok-kelompok kecil untuk bagian dari program? Berapa banyak pembicara lain yang Anda butuhkan? Siapa yang akan memfasilitasi sesi yang lebih kecil jika Anda keluar?

Apakah acara tersebut akan memakan waktu lebih dari satu hari? Bagaimana Anda akan menutup Hari Pertama? Bagaimana Anda akan membuka kembali pada Hari Kedua?

Bagaimana Anda akan selesai di akhir? Apakah Anda membutuhkan pidato penutup? Bagaimana Anda menangani logistik orang yang keluar dari hotel jika Anda memesannya?

Temukan Ruang

Cari tahu berapa banyak orang yang datang. Kemudian tentukan seberapa besar ruang yang Anda butuhkan. Di mana acara akan diadakan? Apakah ada ruang di kantor perusahaan atau apakah Anda memerlukan ruang yang lebih besar? Apakah CEO ingin rapat diadakan di luar lokasi agar orang dapat berkonsentrasi, atau apakah ia ingin rapat diadakan di kantor untuk meminimalkan biaya?

Properti mana di daerah Anda yang dapat menyediakan ruang yang Anda butuhkan? Apakah hotel di dekat bandara merupakan pilihan yang baik untuk meminimalkan waktu perjalanan bagi orang-orang yang datang dari luar kota atau haruskah Anda menemukan sesuatu di luar kota yang lebih tenang?

Berapa tarif tempat yang berbeda untuk fasilitas mereka? Apa yang mereka masukkan dan apa yang perlu Anda beli dan bawa? Apakah mereka akan menugaskan seseorang untuk Anda bekerja? Apa kebijakan mereka tentang materi dan orang-orang dari luar?

Tarik itu keluar

Setelah mengumpulkan jawaban untuk paling tidak sebagian besar dari pertanyaan ini, Anda dapat mulai menyusun rencana proyek. Ingat bahwa apa yang kami tunjukkan di sini adalah daftar tugas proyek, struktur rincian kerja (WBS) saja. Itu tidak termasuk dependensi antara tugas atau jadwal. Itu akan ditambahkan nanti.

Contoh Rencana Proyek Pertemuan Perusahaan

Dalam Cara Merencanakan Proyek Menggunakan Alat Dasar Manajemen Proyek, kami membahas pemikiran di balik perencanaan proyek dan menggunakan keterampilan manajemen proyek selama proses perencanaan. Berikut adalah bagaimana struktur rincian kerja rencana proyek (WBS) mungkin mencari proyek untuk merencanakan pertemuan perusahaan:

1. Pra-Rencana Proyek

1. Tentukan anggarannya
2. Diskusikan dengan CEO untuk menetapkan tujuan proyek
3. Hubungi Manajer Proyek (PM) sebelumnya untuk tip
4. Tentukan daftar pemangku kepentingan
5. Hubungi pemangku kepentingan untuk mendapat masukan.
6. Tetapkan tanggal yang diinginkan untuk acara tersebut
7. Tentukan berapa banyak pembicara / presenter yang dibutuhkan
8. Tentukan berapa banyak staf pendukung yang dibutuhkan
9. Tentukan berapa banyak karyawan yang akan hadir
10. Daftar kemungkinan lokasi untuk acara tersebut

2. Membangun Tim Proyek

1. Dapatkan perwakilan dari Pemasaran
2. Dapatkan perwakilan dari HR
3. Lihat apakah Pembelian akan menugaskan seseorang untuk membantu
4. Minta Susan untuk menangani semua detail pembicara
5. Dapatkan perwakilan dari Fasilitas
6. Jadwalkan pertemuan awal tim proyek

3. Kembangkan Agenda

3a Rencanakan Hari Pertama

1. Tetapkan waktu mulai
2. Atur waktu, atur tempat dan penempatan staf untuk pendaftaran
3. Tetapkan lama sesi pagi
4. Atur panjang pidato
5. Hitung jumlah pembicara yang dibutuhkan untuk sesi pagi
6. Rekrut pembicara
7. Rencanakan istirahat tengah pagi (waktu dan panjang)
8. Atur penyegaran ruang konferensi selama istirahat (air, sampah, dll.)
9. Rencanakan istirahat makan siang (waktu, panjang, lokasi, menu, siapa yang membayar)
10. Rencanakan sesi sore (panjang, jumlah pembicara)
11. Rekrut pembicara siang
12. Rencanakan Hari Pertama penutupan (waktu, siapa, panjang)

3b Rencanakan Hari Kedua

1. Tetapkan waktu mulai
2. Tetapkan lama sesi pagi
3. Hitung jumlah pembicara yang dibutuhkan untuk sesi pagi
4. Rekrut pembicara
5. Rencanakan istirahat tengah pagi (waktu dan panjang)
6. Atur penyegaran ruang konferensi selama istirahat (air, sampah, dll.)
7. Rencanakan istirahat makan siang (waktu, panjang, lokasi, menu, siapa yang membayar)
8. Rencanakan sesi sore (panjang, jumlah pembicara)
9. Rekrut pembicara siang
10. Plan Closing Speech (waktu, siapa, panjang)
11. Atur waktu check-out dengan hotel

4. Rencanakan Ruang

1. Tentukan jumlah peserta
2. Rencanakan pengaturan tempat duduk (baris vs. tabel)
3. Hitung ruang yang dibutuhkan
4. Selidiki tempat yang tersedia dengan jumlah ruang (biaya, lokasi, layanan termasuk)
5. Hitung jumlah pembicara setiap hari dan total
6. Tentukan jumlah dan jenis staf pendukung yang dibutuhkan
7. Cari tahu berapa banyak peserta / pembicara / staf yang akan membutuhkan kamar
8. Negosiasikan biaya dan tanggal dengan lokasi yang tersedia
9. Tanda tangani kontrak dengan lokasi yang dipilih

5. Publikasikan Acara

1. Finalisasi semua detail dengan lokasi acara
2. Pastikan peserta diberitahu
3. Beri tahu semua pembicara tentang topik dan waktu presentasi / hari
4. Beri tahu semua staf pendukung tentang tugas dan giliran kerja
5. Dapatkan RSVP dari peserta
6. Beri tahu peserta pengganti jika diperlukan

6. Tindak Lanjut

1. Dapatkan konsep pidato dari semua pembicara
2. Tinjau pidato terakhir
3. Dapatkan tag nama untuk semua peserta, pembicara, staf
4. Beli bahan dan hadiah apa pun untuk yang hadir
5. Konfirmasikan kembali dengan lokasi acara

7. Tinjau dan Beri Nilai

1. Kirim survei kepuasan ke semua peserta
2. Kirim survei ulasan ke semua pembicara
3. Kirim terima kasih kepada semua pembicara dan staf
4. Adakan rapat tertutup dengan tim proyek

Perencanaan Lebih Lanjut

Struktur rincian kerja rencana proyek (WBS) di atas menunjukkan sampel untuk merencanakan pertemuan perusahaan. Itu hanya garis besar. Tim proyek masih perlu mengerjakan hal-hal ini dan mengembangkan banyak hal. Selain itu, mereka perlu bekerja pada waktu yang dibutuhkan untuk setiap tugas, kepentingan relatif dari tugas-tugas dan antar-hubungan / ketergantungan antar tugas.