Menulis untuk Bisnis - Manajemen dan Kepemimpinan

Tujuan penulisan bisnis adalah untuk menyampaikan informasi kepada orang lain atau untuk meminta informasi dari mereka. Agar penulisan efektif untuk bisnis, Anda harus lengkap, ringkas, dan akurat. Teks Anda harus ditulis sedemikian rupa sehingga pembaca akan dapat dengan mudah memahami apa yang Anda katakan atau tanyakan kepada mereka.

Banyak tulisan untuk bisnis yang ceroboh, ditulis dengan buruk, tidak terorganisir, penuh dengan jargon, dan tidak lengkap. Seringkali terlalu panjang atau terlalu pendek. Semua atribut ini berkontribusi pada penulisan bisnis yang tidak efektif.

Apakah Anda menulis proposal penjualan, email ke bos Anda, atau manual instruksi untuk paket perangkat lunak, ada langkah-langkah tertentu yang harus Anda ikuti agar efektif. Ikuti lima langkah ini:

1. Atur materi Anda
2. Pertimbangkan audiens Anda
3. Tuliskan pikiran Anda
4. Periksa ulang materi Anda
5. Edit materi Anda

Organisasi adalah Kunci

Jika Anda tidak mengatur materi Anda, itu tidak akan mengalir dengan baik dan itu tidak masuk akal. Menulis bisa sederhana atau rumit. Saat menulis email yang mengumumkan rapat staf, ini semudah mengumpulkan pemikiran Anda. Di sisi lain, Anda mungkin perlu mengembangkan garis besar yang kompleks sebelum bahan jadi jika Anda menulis hasil uji coba farmasi yang inovatif. Apa pun tugasnya, tanpa tingkat organisasi yang sesuai (bahkan mengatur pikiran Anda), Anda mungkin tidak memasukkan semua yang Anda butuhkan atau gagal memberikan keunggulan pada topik yang paling penting.

Kelalaian atau fokus yang salah akan membuat tulisan bisnis Anda kurang jelas.

Kenali Audiens Anda

Sebelum Anda mulai menulis, pikirkan tentang audiens yang Anda tuju. Misalnya, presentasi tentang program 401 (k) baru perusahaan Anda mungkin memiliki garis besar yang sama ketika diberikan kepada CFO Anda dan juga karyawan, tetapi tingkat rincian yang Anda sertakan akan bervariasi. Anda juga perlu mempertimbangkan nada. Email cepat ke tim Anda, mengingatkan mereka tentang picknick perusahaan tahunan, tidak akan memiliki nada yang sama seperti surat resmi Anda mengenai laporan tahunan perusahaan Anda.

Juga, ingatlah bahwa Anda akan berkomunikasi dengan lebih efektif kepada audiens Anda jika Anda fokus pada apa yang Anda ingin mereka dengar daripada pada apa yang akan Anda katakan.

Sepatah Kata Tentang Menulis Yang Baik

Penulis yang baik memiliki gaya penulisan yang berbeda. Beberapa lebih suka menulis semuanya dan kemudian kembali dan mengedit. Yang lain lebih suka mengedit saat mereka melanjutkan. Terkadang gaya yang mereka sukai bervariasi tergantung pada apa yang mereka tulis.

Saat Anda menulis (atau ketika Anda mengedit) sadari panjangnya. Anda harus menggunakan kata-kata yang cukup untuk membuat makna Anda jelas, tetapi jangan menggunakan kata-kata yang tidak perlu hanya untuk membuatnya berbunga-bunga. Menulis bisnis harus jelas dan singkat, tidak bertele-tele dan berbunga-bunga. Ingat, tidak seorang pun dalam bisnis memiliki waktu untuk membaca lebih dari yang diperlukan.

Di sisi lain, jangan membuat karya Anda terlalu pendek. Anda harus cukup menulis sehingga artinya Anda jelas dan tidak akan disalahpahami. Bayangkan jika peralatan di gudang diberi label "bekas tapi bagus." Tidak jelas apakah itu berarti peralatan tersebut telah banyak digunakan, atau bahwa peralatan itu tidak lagi baru tetapi masih berfungsi. Beberapa kata tambahan akan memperjelas artinya. Juga, hindari menggunakan jargon atau singkatan karena mereka dapat memiliki arti yang berbeda bagi pembaca yang berbeda.

Terlepas dari gaya penulisan Anda, semua penulis perlu mengoreksi dan mengedit semua bahan tertulis, bahkan email.

Mengoreksi dan Edit

Terlepas dari gaya penulisan Anda, semua penulis perlu mengoreksi dan mengedit semua bahan tertulis, bahkan email. Setelah selesai menulis, periksa kembali pekerjaan Anda. Anda mungkin perlu mengeditnya. Proofreading adalah membaca kembali apa yang Anda tulis untuk memastikan semua kata di kepala Anda membuatnya dengan benar di atas kertas. Karena otak kami bekerja lebih cepat daripada jari-jari kami, Anda dapat menghilangkan kata-kata, meninggalkan akhiran, atau menggunakan homonim yang salah (mis., "Di sana" alih-alih "mereka"). Proofreading menangkap kesalahan ini. Jelas, mengoreksi email satu baris itu mudah dan cukup meliriknya saat Anda mengetik sudah cukup.

Namun, jika Anda menulis manual instruksi, proofreading Anda akan lebih rumit dan memakan waktu lebih lama.

Setelah Anda mengoreksi materi Anda, sekarang saatnya untuk mengedit. Kadang-kadang proofreading dan pengeditan dapat dilakukan secara bersamaan, tetapi lebih efektif jika dilakukan secara berurutan.

Alasan Anda mengedit adalah untuk memperbaiki atau mengubah apa yang Anda tulis untuk membuat materi lebih baik (dan baca). Saat menulis untuk bisnis, ini berarti memperbaiki kesalahan dan membuat teks sejelas dan sesingkat mungkin.

Anda Tidak sedang Menulis Novel

Ketika Anda menulis untuk bisnis, Anda tidak sedang menulis "novel Amerika yang hebat." Tulisan Anda harus deskriptif seperti yang diperlukan, tetapi Anda tidak perlu melukis gambar kata yang jelas menggunakan banyak kata-kata besar dan kiasan. Jika Anda maksud "rumah kaca," jangan menulis "domisili kaca," tulis "rumah kaca."