Cara Memilih Teknologi Informasi Sumber Daya Manusia

Sistem informasi Sumber Daya Manusia (SDM) sangat penting bagi perusahaan untuk mengelola program tunjangan dan informasi karyawan mereka. Teknologi manajemen manfaat tidak lagi menyenangkan untuk dimiliki, tetapi suatu keharusan untuk membantu SDM mengelola lautan informasi dan uang yang dihabiskan untuk rencana manfaat, karena SDM menghadapi sumber daya yang terbatas dan data yang terus berubah.

Tetapi bagaimana HR dan eksekutif lainnya tahu bahwa mereka memilih teknologi informasi SDM terbaik untuk mengelola semua detail, dan bahwa solusi yang mereka pilih akan bertahan dalam ujian waktu?

Berikut ini adalah pertanyaan kunci untuk ditanyakan dan dijawab dalam proses pemilihan teknologi informasi Sumber Daya Manusia.

Apa Tingkat Fleksibilitas dan Skalabilitas yang Disediakan Perangkat Lunak Teknologi Informasi SDM?

Profesional SDM harus menentukan apakah perangkat lunak dapat mengimpor data dari beberapa lembar bentang Excel, basis data, dan dokumen kertas serta tingkat yang dapat digunakan untuk berinteraksi dengan semua jenis sistem dan data lain yang diperlukan.

Perangkat lunak harus dapat menerima dan menyaring informasi dari berbagai sumber. Idealnya, proses ini juga harus otomatis. Banyak solusi pendaftaran online mengharuskan data dimanipulasi secara manual sebelum dapat masuk ke operator untuk memperbarui sistem mereka. Otomasi format pembaruan, jadwal transmisi, dan metode pengiriman dapat membantu menghilangkan masalah penagihan dan kelayakan.

Akankah Perangkat Lunak Mampu Mengakomodasi Perusahaan HR dan Aturan Manfaat Operator?

Mesin pendaftaran yang benar-benar mampu akan mengevaluasi setiap kegiatan pendaftaran dan menerapkan kombinasi peraturan, pesan, petunjuk, dan opsi yang diperlukan yang secara khusus dirancang untuk memenuhi persyaratan kelayakan yang diinginkan. Perangkat lunak harus mengakomodasi aturan kelayakan yang dimiliki perusahaan dan operator.

Akankah Teknologi Informasi SDM Mampu Tumbuh dan Skala Dengan Organisasi?

SDM harus menilai kemampuan teknologi untuk tumbuh ketika perusahaan merekrut karyawan baru, kantor, perubahan tunjangan, dan peraturan. SDM harus bertanya tentang ambang batas untuk masing-masing elemen ini.

Apakah Perangkat Lunak Teknologi Mampu Berintegrasi Dengan Sistem Lain?

Penggajian dan fungsi lainnya sering berbagi banyak informasi yang sama dengan manajemen manfaat. SDM dapat memperoleh efisiensi yang lebih besar ketika data dan informasi karyawan lainnya yang dimasukkan ke dalam satu sistem dibagikan dengan sistem lain. Melacak perekrutan karyawan adalah fungsi lain yang diperlukan.

Siapa yang Bertanggung jawab untuk Menerapkan, atau Membangun, Solusi?

Tingkat pelatihan apa yang terlibat? Beberapa solusi mengharuskan klien untuk sangat terlibat dengan implementasi awal, yang bisa membuat kewalahan bagi administrator SDM yang sudah sibuk.

SDM harus memiliki pemahaman yang jelas tentang tingkat pelatihan dan keahlian teknis yang akan dibutuhkan dan jumlah waktu yang diharapkan. Mempertanyakan penyedia solusi tentang topik ini dapat memberikan wawasan tentang bidang-bidang halus yang pada awalnya tampak sederhana, namun melibatkan keahlian teknologi yang signifikan. HR kemudian dapat menentukan tugas-tugas spesifik yang mungkin sangat rumit untuk secara realistis menghambat penyelesaian, berpotensi mengurangi nilai teknologi informasi SDM dan ROI.

Apakah Ada Biaya Jika Pelatihan Terlibat?

Biaya pelatihan juga harus dinilai - termasuk waktu pergi dan biaya perjalanan untuk perjalanan di luar lokasi. SDM perlu menyadari semua biaya keras dan lunak yang terlibat dalam adopsi teknologi informasi SDM.

Siapa yang Akan Memiliki Data?

Jawaban atas pertanyaan ini haruslah organisasi Sumber Daya Manusia. Perusahaan harus dapat mengangkut data mereka ke Penyedia Layanan Aplikasi (ASP) apa pun. Jika data berada di server milik operator, kadang-kadang perusahaan mungkin dikenai biaya tambahan jika berganti operator.

Apa jenis perawatan dan pemeliharaan yang diperlukan? Ketika perangkat lunak diinstal pada workstation atau server di lokasi perusahaan, pembaruan berkala untuk teknologi itu sering diperlukan dan mungkin rumit untuk direncanakan dan dikelola. Pembaruan untuk teknologi informasi SDM seringkali dibuat secara otomatis dengan perangkat lunak yang tersedia online melalui model Penyedia Layanan Aplikasi (ASP) atau Perangkat Lunak sebagai Layanan (SaaS).

Apa Ukuran Keamanan Yang Dibangun dalam Teknologi Informasi SDM?

Jika perangkat lunak tersedia secara online, melalui model ASP atau SaaS, penyedia harus menawarkan cadangan harian, server cadangan, dan menambahkan lapisan pelindung. Sistem dan prosedur tambahan harus ada untuk melindungi informasi agar tidak hilang atau diakses oleh personel yang tidak berwenang. SDM, dalam konsultasi dengan manajer lain, harus memiliki wewenang eksklusif untuk memutuskan siapa yang akan diizinkan mengakses teknologi informasi SDM dan gelar apa.

Akankah Karyawan Mampu Mendaftar dalam Rencana Manfaat dan Membuat Perubahan secara Real-Time dengan Data Pribadi dan Pilihan Rencana mereka?

Akses karyawan harus diberikan, mengingat meluasnya, akses umum ke komputer.

Mayoritas populasi karyawan memiliki akses internet di rumah. Layanan mandiri karyawan memberikan potensi besar untuk menghemat waktu dan uang. Sistem swalayan yang baik akan memandu karyawan dengan lancar melalui memasukkan informasi tentang diri mereka sendiri dan tanggungan mereka.

Sistem harus secara jelas menyajikan rencana yang tersedia dan memungkinkan karyawan untuk membuat pilihan sesuai keinginan mereka, menyederhanakan tindakan ini sepanjang proses dengan penyihir. Karyawan juga harus dapat menambahkan tanggungan dan mengubah informasi seperlunya, 24 jam sehari, tujuh hari seminggu, sepanjang tahun.

Ini adalah pertanyaan tambahan untuk dijawab saat Anda menilai kebutuhan teknologi informasi Sumber Daya Manusia organisasi Anda.

Akankah Teknologi Memberi Sumber Daya Manusia Dengan Otoritas untuk Memutuskan Siapa yang Akan Diizinkan Mengakses dan Sampai pada Tingkat Apa?

Sejalan dengan hal yang sama menyediakan akses karyawan, teknologi harus memberikan HR keputusan akhir. SDM harus memiliki wewenang untuk menyetujui semua data sebelum dikirim ke operator, dan juga harus menentukan sejauh mana karyawan dan orang lain memiliki akses.

Apa Jenis Kemampuan Pelaporan Yang Tersedia Dari Teknologi Informasi Hr?

Teknologi pelaporan harus menawarkan banyak tampilan dan format (spreadsheet, PDF, HTML), penilaian gambar besar dan kemampuan untuk menelusuri untuk meningkatkan pengambilan keputusan. SDM harus dapat menilai, kapan saja, pendaftaran dalam rencana spesifik, tindakan luar biasa, dan perubahan informasi demografis karyawan terkait dengan manfaat dan data karyawan lainnya.

Apakah Perangkat Lunak Menawarkan Fitur Khusus untuk Membantu SDM Menghemat Waktu?

Bergantung pada kebutuhan departemennya sendiri, HR mungkin ingin menanyakan tentang kemampuan teknologi untuk memproses informasi dalam batch, mengelola notifikasi dan penagihan untuk kebijakan COBRA, menyediakan alat rekonsiliasi tagihan dan tagihan mandiri, dan pelaporan khusus.

Apakah Perangkat Lunak Menawarkan Fitur Khusus untuk Membantu SDM Berkomunikasi Lebih Baik Dengan Karyawan?

Beberapa program memberikan HR fleksibilitas untuk berkomunikasi dengan karyawan pada sejumlah tingkatan - melalui email massal, papan buletin elektronik, dan dengan kriteria filter spesifik (seperti lokasi, departemen, rencana asuransi, status pendaftaran, status pensiun, dan lain-lain) melalui Sistem teknologi informasi SDM. Memiliki sejumlah cara untuk berkomunikasi dapat lebih jauh mengotomatiskan proses dan membantu SDM untuk pesan target yang lebih baik.

Apakah Perangkat Lunak Menawarkan Fitur Khusus untuk Membantu SDM Berkomunikasi Lebih Baik Dengan Karyawan?

Selain memungkinkan SDM untuk menyetujui transaksi, banyak sistem teknologi informasi SDM juga menyediakan kemampuan bagi HR untuk bertindak sebagai penjaga gerbang dalam mengaudit tagihan operator untuk memastikan mereka setuju dengan data dalam sistem. Ini bisa:

• memastikan keakuratan faktur operator
• menghemat waktu dan uang
• membantu dalam pengiriman pendaftaran karyawan yang tepat waktu, dan
• tingkatkan konfirmasi kelayakan saat karyawan pergi perawatan.

Bagaimana Informasi Akan Ditukar Dengan Operator?

Dan, siapa yang akan bertanggung jawab atas interaksi ini? Integrasi sistem teknologi informasi SDM harus dinilai tidak hanya oleh jumlah operator yang memiliki hubungan dengan perangkat lunak tetapi dengan jenis koneksi yang dimungkinkan. Memastikan interaksi yang berhasil dengan operator melalui perangkat lunak manajemen manfaat memerlukan banyak langkah, termasuk:

• mengumpulkan sensus data implementasi awal;
• menyiapkan integrasi awal untuk pertukaran informasi yang sedang berlangsung;
• mengoordinasikan interaksi harian atau mingguan untuk memastikan data diterima dan diterapkan secara akurat;
• meninjau pembaruan yang sedang berlangsung;
• memastikan persyaratan operator untuk pendaftaran dipenuhi sesuai dengan regulator; dan
• membina hubungan proaktif dengan masing-masing operator untuk meningkatkan hubungan pertukaran data.

Mengetahui siapa yang bertanggung jawab untuk setiap tugas sangat penting untuk memahami penawaran produk sepenuhnya. Setiap penyedia perangkat lunak akan menawarkan tingkat integrasi yang berbeda dalam menyediakan beberapa, untuk semua, tugas yang diuraikan di atas. SDM harus berupaya bekerja dengan vendor yang menunjukkan hubungan yang kuat, berkelanjutan, dan mulus dengan operator terpilih perusahaan.

Banyak penyedia memungkinkan pengiriman file ANSI 834 generik, yang mungkin atau mungkin tidak diterima oleh operator, suatu faktor yang sering dipengaruhi oleh ukuran grup.

Manajer harus mencari penyedia yang menawarkan transfer yang bersih dan divalidasi (memastikan kelayakan transaksi), disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing operator untuk menghindari masalah. Mereka juga harus mencari penyedia yang memiliki departemen EDI (Electronic Data Interchange) khusus untuk berinteraksi dengan bahasa transfer khusus milik operator.

Apa Tingkat Layanan Pelanggan yang Disediakan?

Apakah ada biaya tambahan untuk layanan? SDM harus menentukan tingkat akses ke bantuan yang disediakan dan apa yang merupakan layanan pelanggan - bantuan online melalui database, obrolan online, dukungan email, percakapan dengan orang langsung, atau kombinasi keduanya. Mengingat sensitivitas manfaat dan informasi SDM lainnya, manajer harus mengharapkan tanggapan atas pertanyaan dalam waktu 24 jam dari kontak langsung yang dapat membantu.

Berapa Biaya Sistem Teknologi Informasi SDM dan Apakah Ini Melebihi Manfaatnya?

SDM harus menilai biaya lengkap sistem teknologi informasi SDM, termasuk semua biaya tahunan, bulanan, dan satu kali, di samping manfaat yang diberikan. Sistem yang sedikit lebih mahal mungkin lebih dari sekadar membayar perbedaan dengan fitur yang memungkinkan karyawan mempertahankan catatan mereka sendiri dan menawarkan kenyamanan, penghematan waktu, dan akurasi yang lebih besar. Faktor-faktor ini harus dipertimbangkan dan dipertimbangkan dalam memilih sistem teknologi informasi SDM.

Kebutuhan akan sistem teknologi informasi SDM semakin meningkat. Dengan staf SDM menemukan beragam pilihan dalam sistem teknologi informasi SDM, semakin penting untuk menganalisis dan menimbang semua opsi yang tersedia.

Memilih sistem teknologi informasi SDM harus dipandang sebagai investasi yang akan tumbuh bersama departemen dan kebutuhan perusahaan. Pertanyaan-pertanyaan ini akan mengarahkan Anda ke sistem teknologi informasi SDM yang sesuai untuk perusahaan Anda.