Apa itu Sistem Informasi Sumber Daya Manusia?

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SDM) adalah solusi perangkat lunak atau online untuk entri data, pelacakan data, dan kebutuhan informasi data dari Sumber Daya Manusia, penggajian, manajemen, dan fungsi akuntansi dalam bisnis. Ini berguna untuk semua proses yang ingin Anda lacak dan dari mana Anda berharap untuk mengumpulkan data yang berguna dan bertujuan.

Biasanya dikemas sebagai basis data, ratusan perusahaan menjual beberapa bentuk HRIS dan setiap HRIS memiliki kemampuan yang berbeda. Pilih HRIS Anda dengan hati-hati berdasarkan kemampuan yang Anda butuhkan di perusahaan Anda. Ketika HRIS semakin canggih, pilihannya menjadi cukup untuk melumpuhkan departemen SDM secara praktis.

Menyaksikan perusahaan teknologi, di mana para pakar komputer ada, melewati tiga sistem HRIS yang berbeda dalam sepuluh tahun sebelum akhirnya menentukan sistem mereka saat ini, merupakan pendidikan dalam kompleksitasnya. Inilah sebabnya mengapa memilih HRIS adalah tugas utama untuk bisnis.

Pertimbangan Kunci Saat Anda Melihat Opsi HRIS Anda

Pemilihan HRIS adalah situasi yang penuh tekanan karena ada begitu banyak pilihan. Memilih opsi yang terbaik untuk kebutuhan Anda di perusahaan Anda merupakan tantangan. Mengarungi informasi yang disediakan oleh masing-masing sistem juga menantang.

Tenaga penjualan sering kali merupakan tenaga penjualan yang ditugaskan yang secara verbal dapat memberi tahu Anda bahwa sistem akan memenuhi kebutuhan Anda. Pastikan Anda memeriksa ini dengan berbagai sumber termasuk pelanggan saat ini, grup diskusi online, LinkedIn, anggota SHRM lainnya, dan ulasan Google.

Ini adalah faktor lain yang perlu dipertimbangkan saat Anda memilih HRIS Anda.

• Ingatlah bahwa meskipun perusahaan Anda hanya beberapa orang saat ini, perusahaan itu mungkin memiliki dua kali lipat atau bahkan 10 kali lebih banyak karyawan di masa depan, jadi pilihlah sebuah sistem yang dapat tumbuh bersama bisnis Anda.
• Faktor kunci lain yang harus Anda pertimbangkan adalah bahwa banyak HRIS hanya mampu menyelesaikan sebagian dari apa yang Anda butuhkan untuk dicapai secara otomatis. Dalam kasus ini, Anda ingin memastikan bahwa komponen dari semua add-on atau sistem tambahan bekerja bersama dengan sempurna. Sekali lagi, jangan mengambil kata wiraniaga tentang sistem yang bekerja bersama. Lakukan riset Anda.

• Periksa juga untuk melihat jenis pelatihan apa dan dukungan berkelanjutan yang tersedia untuk staf Anda. Anda juga harus memastikan bahwa janji-janji konsultan penjualan tentang pelatihan dan tindak lanjut setelah pembelian tertulis di dalam kontrak Anda untuk membeli HRIS. Dan, periksa dengan organisasi lain untuk memastikan bahwa perusahaan yang Anda pilih memiliki rekam jejak dukungan yang berkelanjutan dan bermanfaat.

Fungsi yang Diharapkan dari Pilihan HRIS yang Lebih Baik

Biasanya, Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS) yang lebih baik memberikan keseluruhan:

Manajemen semua informasi karyawan:

Data seperti nama, judul, alamat, dan gaji adalah awal yang mendasar. Gaji dan riwayat jabatan, struktur pelaporan, riwayat penilaian kinerja, dan informasi penting karyawan lainnya.

Dokumen terkait perusahaan:

Ini termasuk barang-barang seperti buku pegangan karyawan, prosedur evakuasi darurat, dan pedoman keselamatan.

Administrasi tunjangan:

Anda akan menginginkan administrasi manfaat termasuk pendaftaran, perubahan status, dan pembaruan informasi pribadi. Dalam sistem yang ideal, Anda dapat memungkinkan karyawan mencari dan meninjau informasi mereka sendiri, termasuk pelacakan liburan.

Integrasi lengkap dengan daftar gaji:

Integrasi ini juga akan mencakup perangkat lunak keuangan dan sistem akuntansi perusahaan lainnya. Ketika ini terhubung, Anda dapat memastikan bahwa gaji benar. Tidak pernah ada pemutusan antara apa tingkat upah resmi dan informasi yang dimiliki oleh penggajian. Jika sistem tidak terintegrasi, mudah untuk memperbarui gaji di satu sistem dan tidak di yang lain.

Pelacakan pelamar dan manajemen resume:

Ketika sistem Anda mulus, perekrut dapat mengklik tombol yang disewa dan semua informasi dari pelamar ditransfer ke sisi karyawan hal. Ini menghemat banyak waktu karena entri data dan dokumen Anda praktis hilang.

Jika seorang pelamar memasukkan informasi sendiri saat melamar, Anda dapat memastikan keakuratannya. Jika surat penawaran dihasilkan dari sistem yang sama dengan sistem penggajian, gaji akan cocok dengan sempurna dan tidak ada kesalahpahaman.

Rencana pengembangan kinerja:

Tidak hanya cukup memiliki rencana jika direkam dalam sistem pusat, maka mereka dapat dengan mudah mengikuti karyawan dari posisi ke posisi. Kepemimpinan senior dapat menjalankan laporan untuk melihat di mana orang-orang berada dan apa yang sedang direncanakan bos mereka dalam hal perencanaan suksesi untuk masa depan mereka.

Tindakan Disiplin:

Penting untuk melacak siapa yang telah ditangguhkan, diturunkan jabatannya, atau tindakan negatif lainnya terhadap mereka dicatat - bahkan setelah karyawan meninggalkan organisasi Anda. Ketika sebuah perusahaan memanggil dan meminta referensi mantan karyawan, mudah bagi admin di departemen SDM untuk mencari dan melaporkan kembali apakah orang tersebut memenuhi syarat untuk digunakan kembali atau tidak.

Catatan pelatihan:

Ini sangat penting di perusahaan di mana sertifikasi dan lisensi diperlukan. Di perusahaan lain, catatan pelatihan mungkin tidak memiliki tingkat kepentingan seperti itu, tetapi Anda mungkin masih menemukan bahwa memiliki informasi berguna ketika Anda mengembangkan karyawan Anda, faktor kunci yang mereka inginkan dari pekerjaan.

Singkatnya, HRIS yang paling efektif melayani perusahaan melacak informasi ini:

• kehadiran dan penggunaan PTO,
• kenaikan gaji dan sejarah,
• nilai gaji dan posisi yang dimiliki,
• rencana pengembangan kinerja,
• pelatihan diterima,
• tindakan disipliner diterima,
• informasi karyawan pribadi, dan kadang-kadang,
• manajemen dan rencana suksesi karyawan kunci,
• identifikasi karyawan berpotensi tinggi, dan
• pelacakan pelamar, wawancara, dan seleksi.

Manfaat HRIS yang Tepat

HRIS yang efektif memberikan informasi tentang apa saja yang perlu dilacak dan dianalisis tentang karyawan, mantan karyawan, dan pelamar. Perusahaan Anda perlu memilih Sistem Informasi Sumber Daya Manusia dan menyesuaikannya untuk memenuhi kebutuhan Anda. Jika perusahaan Anda berada di jalur pertumbuhan, pilih sistem yang dapat tumbuh bersama Anda.

Cukup murah untuk mengimplementasikan HRIS dasar, tetapi pastikan apa pun yang Anda implementasikan memenuhi kebutuhan aktual perusahaan Anda. Apakah Anda ingin dapat menjalankan laporan omset? Pasang bagan organisasi?

Izinkan manajer untuk mengakses penilaian kinerja sebelumnya secara elektronik? Apakah Anda ingin semuanya harus dilakukan melalui departemen SDM atau Anda ingin manajer mengakses informasi sendiri?

Dengan HRIS yang tepat, staf Sumber Daya Manusia memungkinkan karyawan untuk melakukan pembaruan manfaatnya sendiri dan mengatasi perubahan, sehingga membebaskan staf SDM untuk fungsi yang lebih strategis. Selain itu, data yang diperlukan untuk manajemen karyawan, pengembangan pengetahuan, pertumbuhan dan pengembangan karir, dan perlakuan yang sama difasilitasi.

Akhirnya, manajer dapat mengakses informasi yang mereka butuhkan untuk secara legal, etis, dan secara efektif mendukung keberhasilan karyawan yang melapor. Mereka dapat menjalankan laporan mereka sendiri dan memasukkan rencana ke dalam sistem untuk membantu suksesi.

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SDM) adalah solusi perangkat lunak atau online untuk entri data, pelacakan data, dan kebutuhan informasi data dari Sumber Daya Manusia, penggajian, manajemen, dan fungsi akuntansi dalam bisnis.

Biasanya dikemas sebagai basis data, ratusan perusahaan menjual beberapa bentuk HRIS dan setiap HRIS memiliki kemampuan yang berbeda. Pilih HRIS Anda dengan hati-hati berdasarkan kemampuan yang Anda butuhkan di perusahaan Anda.

Lebih Lanjut Tentang HRIS

• Cara Memilih Teknologi Informasi Sumber Daya Manusia
• Perangkat Lunak Pelacakan Pemohon
• Solusi Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia