Cara Menyambut dan Mendaftar ke Karyawan Baru

Menyambut karyawan baru lebih dari sekadar membuat pengumuman perusahaan dan tugas bos. Menyambut karyawan baru, untuk memberi karyawan baru kemungkinan terbaik untuk berhasil di perusahaan Anda, memerlukan serangkaian langkah yang dimulai setelah tawaran kerja Anda diterima.

Integrasi dan retensi karyawan baru Anda mulai selama proses perekrutan, dan mereka juga mengintensifkan ketika karyawan baru memulai pekerjaan baru. Anda memiliki banyak yang dipertaruhkan dalam bagaimana Anda menyambut karyawan baru Anda. Rekomendasi ini akan membantu Anda melakukannya dengan benar.

Langkah-langkah penyambutan bagi karyawan baru ini terus berlanjut hingga memasuki pekerjaannya. Jika Anda melakukan langkah-langkah sambutan dan orientasi ini dengan baik, Anda akan menciptakan karyawan baru yang sukses. Begini caranya.

Langkah Selamat Datang Karyawan Baru

Jika Anda mengikuti langkah-langkah yang disarankan ini, karyawan baru Anda siap untuk sukses.

• Hubungi karyawan baru segera setelah dia menandatangani dan mengembalikan tawaran pekerjaan Anda. Tujuan dari catatan atau panggilan telepon adalah untuk mengekspresikan kegembiraan Anda bahwa karyawan baru telah bergabung dengan tim Anda. Panggilan ini paling baik dilakukan oleh manajer perekrutan, karyawan yang akan dilaporkan oleh karyawan baru tersebut. Tetapkan harapan bahwa karyawan baru akan mendengar dari Anda secara teratur selama dua-empat minggu normal sebelum hari mulai.
• Kirim informasi manfaat dan buku pegangan karyawan lebih awal sehingga karyawan baru dapat memeriksanya di waktu luangnya dan tiba di hari pertama dengan pertanyaan. Anda mungkin memiliki dokumen lain yang berkaitan dengan bisnis Anda untuk dibagikan juga. Jika ini online, berikan tautan dan akses awal kepada karyawan. Tindakan-tindakan ini berkontribusi pada kepercayaan yang Anda bangun dengan karyawan baru.

• Jika organisasi Anda memiliki wiki online atau intranet lain, berikan karyawan baru akses awal. Ini sangat penting jika Anda memiliki direktori staf online dengan foto-foto karyawan. Karyawan baru Anda akan merasa seolah-olah mengenal rekan kerja lebih awal. Karena tidak memiliki album foto online, pertimbangkan untuk membuat papan buletin karyawan di setiap departemen dengan foto karyawan dan informasi bisnis dan karyawan lainnya. Atau, lakukan keduanya.
• Kirim surat sambutan resmi perusahaan dari Sumber Daya Manusia. Surat sambutan untuk karyawan baru ini harus berisi konfirmasi barang-barang seperti tanggal mulai, waktu mulai, kode pakaian kerja, ke mana harus pergi, jadwal hari pertama, dan detail lainnya yang perlu diketahui karyawan baru.

• Tetapkan karyawan baru sebagai mentor, karyawan yang lebih berpengalaman tanpa hubungan pelaporan dengan karyawan baru. Mentor harus memanggil karyawan baru untuk mengenalnya sebelum tanggal mulai.
• Persiapkan hari pertama karyawan dengan menyiapkan segala sesuatunya untuk kedatangannya. Artikel sebelumnya menekankan sepuluh cara terbaik untuk mematikan karyawan baru. Banyak dari mereka ada hubungannya dengan kegagalan organisasi untuk bersiap menyambut karyawan baru sejak hari pertama. Barang-barang ini tampak sangat sederhana. Misalnya, jangan meminta karyawan untuk memulai selama seminggu ketika bos barunya berada di luar kota. Jangan menjadwalkan karyawan baru tanpa menyiapkan area kerja mereka. Tunjukkan rasa hormat kepada karyawan baru.

• Kembangkan daftar periksa untuk persiapan karyawan baru yang mencakup menetapkan komputer atau laptop, menginstal program perangkat lunak yang diperlukan, menyiapkan meja dan ruang kerja, menyediakan akses surat dan akun email, dan sebagainya. Setiap kantor membutuhkan daftar dan karyawan yang ditugaskan untuk membuat barang-barang terjadi sebelum karyawan baru mulai bekerja di pekerjaan baru mereka.
• Hias area kantor karyawan baru dengan tanda selamat datang, bunga, dan makanan ringan. Biarkan kekhasan karyawan dan budaya kerja Anda menyinari barang-barang yang Anda berikan untuk menyambut karyawan baru. Barang curian perusahaan juga dihargai. Mug dengan logo perusahaan dan barang-barang lain yang menyambut karyawan baru akan membuatnya, atau dia merasa cepat di rumah.

• Pastikan bahwa jadwal hari pertama penuh dengan pertemuan dengan orang-orang dan kegiatan sosialisasi. Jadwalkan sebagian besar pagi hari dengan bos dan mentor karyawan baru. Ini adalah kesempatan terakhir Anda untuk memberi kesan positif pada karyawan baru Anda. Jangan biarkan hari sia-sia dan tidak berisi apa pun kecuali dokumen dan rapat SDM. Hari itu adalah untuk ikatan dengan bos, mentor, dan rekan kerja bukan tentang mengisi formulir.
• Persiapkan jadwal orientasi sebelumnya yang disesuaikan dengan kebutuhan departemen dan karyawan baru. Pastikan bahwa jadwal orientasi hanya mengisi sebagian dari setiap hari sehingga karyawan baru dapat merasa produktif dengan segera dalam pekerjaan barunya. Satu perusahaan mengharuskan agar manajer karyawan menyusun rencana orientasi 120 hari yang memberikan sesuatu yang baru bagi karyawan untuk dipelajari setiap hari. Bos dan mentor karyawan bertanggung jawab untuk membuat, berbagi, dan memantau jadwal penerbangan.

• Pastikan bahwa karyawan baru bertemu dengan staf Sumber Daya Manusia pada hari pertama sehingga ia dapat mengajukan pertanyaan tentang tunjangan, kebijakan, dan kompensasi. HR bekerja sama dengan manajer dan mentor untuk memberi tahu karyawan baru apa yang perlu dia ketahui dan untuk memperkenalkan budaya dan harapan organisasi terhadap karyawan. Ini juga merupakan kesempatan untuk mulai mengkomunikasikan nilai paket manfaat komprehensif Anda.
• Jadwalkan makan siang pada hari pertama dengan rekan kerja karyawan baru dan buat jadwal untuk memastikan bahwa ia memiliki rekan kerja yang akan dimakan setiap hari dalam minggu pertama. Bos dan mentor karyawan baru juga harus menghadiri makan siang ini. Tujuannya adalah agar karyawan baru memiliki kesempatan untuk bertemu banyak rekan kerja baru dari seluruh organisasi sehingga mereka merasa disambut dan menjadi bagian dari tempat kerja baru mereka.

Kesan yang dibentuk karyawan baru selama beberapa hari pertama dan periode orientasi akan berdampak besar pada pengalaman karyawan baru di organisasi Anda. Adalah sepadan dengan waktu dan perhatian Anda untuk membuat sambutan karyawan baru itu positif, menguatkan, dan mengasyikkan.