Cara Mengatur Acara Media yang Sukses

Salah satu cara termudah bagi perusahaan Anda untuk menerima paparan media gratis (sering dikenal sebagai "media yang diterima") adalah melalui acara media.Apakah Anda bekerja sama dengan beberapa sponsor untuk membantu mereka yang kurang beruntung, atau mengadakan konferensi pers untuk mengumumkan rilis produk, ada langkah-langkah tertentu yang harus Anda ikuti untuk mengatur acara media yang sukses.

Mulai Dengan Siaran Pers

Mengirimkan siaran pers Anda akan membantu media memutuskan apakah berita Anda layak untuk diliput. Itu sebabnya membantu membuat siaran pers Anda sederhana dan tidak pernah menggunakan hype apa pun. Stasiun dan surat kabar mencari berita; mereka tidak mencari omongan penjualan.

Anda punya jendela untuk mengirimkan siaran pers Anda. Anda tidak ingin mengirimkannya terlalu awal dan kemudian dilupakan atau dikubur, dan Anda tidak ingin mengirimkannya terlambat ketika cerita lain mungkin telah ditugaskan, dan mereka tidak dapat menyesuaikan acara Anda di Umumnya, 2 hingga 3 hari sebelum acara Anda sudah cukup pemberitahuan terlebih dahulu.

Anda juga ingin memastikan bahwa Anda menyertakan arahan dan instruksi khusus apa pun dalam siaran pers Anda. Jika kantor pusat perusahaan Anda ada di satu lokasi, tetapi acara Anda ada di pabrik Anda, 30 mil jauhnya, Anda perlu menjelaskan hal ini dalam rilis Anda.

Tonton Panggilan Telepon

Setelah mengirim siaran pers, Anda dapat menghubungi editor di koran atau produsen di stasiun TV untuk memverifikasi bahwa mereka menerimanya. Hanya itu yang harus Anda tanyakan.

Sering kali akan membuka percakapan bagi mereka untuk memberi tahu Anda jika mereka pikir mereka akan bisa datang atau tidak. Tetapi bahkan jika tidak, Anda tidak ingin bertanya apakah mereka akan datang. Mereka akan ada di sana jika mereka bisa tetapi tidak akan membuat janji.

Perlu diingat, berita atau hari-hari berita berat dapat mencegah mereka datang pada menit terakhir. Anda tidak ingin mengganggu mereka untuk melihat apakah mereka datang, bahkan pada hari acara ketika Anda sedang berdiri di sana menunggu wartawan untuk muncul.

Anda juga ingin menonton waktu Anda melakukan panggilan telepon. Menelepon pada 10 menit sebelum jam 5 malam mungkin tampak seperti akhir hari untuk Anda, tetapi untuk produser itu 10 menit sampai siaran berita malam. Waktu terbaik untuk menelepon biasanya sekitar pukul 10 pagi, dan antara 1 dan 2:30 siang.

Rencanakan Waktu Acara Anda dengan Hati-hati

Semua orang mengerjakan tenggat waktu. Surat kabar telah menetapkan waktu mereka menempatkan masalah hari berikutnya ke tempat tidur. Itu berarti jika mereka datang ke acara Anda pukul 5 malam. pada hari Kamis, pertanggungan mungkin tidak muncul hingga hari Sabtu.

Stasiun TV umumnya memiliki pagi, siang, 5, 6, 10 dan / atau 11 malam. siaran berita selama seminggu, tergantung pada pasar TV Anda. Dapatkan liputan jika acara media Anda dimulai pukul 4 sore. mungkin sangat rumit. Mereka tidak akan begitu saja melompat ke mobil berita mereka dan mengemudi dengan gila-gilaan untuk mendapatkan rekaman Anda pada pukul 5. Ada sebuah skrip yang harus ditulis dan sebuah kaset yang harus diedit.

Rencanakan waktu acara Anda sehingga tidak hanya nyaman bagi para wartawan tetapi juga meningkatkan peluang Anda untuk mendapatkan paparan yang lebih cepat.

Jangan Mencoba dan Melakukan Segalanya

Meskipun tergoda untuk menjadi seorang sutradara, jangan beri tahu reporter, fotografer, atau videografer apa hasil bidikan yang Anda inginkan. Anda ingin menjalin hubungan tertentu dengan mereka dan memulai hubungan dengan koran atau stasiun TV. Anda tidak akan memenangkan teman mana pun dengan memberi tahu mereka cara melakukan pekerjaan mereka.

Buat Mudah Masuk (Dan Keluar)

Jika Anda mengadakan acara di pabrik seluas 50.000 kaki persegi dan media yang Anda izinkan berada di belakang gedung, berikan mereka akses semudah mungkin. Jangan minta mereka parkir di depan gedung dan bawa peralatan mereka ke belakang jika Anda bisa membantu. Jika ada cara untuk mengemudi ke belakang, beri tahu media petunjuk arah mengemudi di siaran pers Anda dan tandai dengan jelas saat mereka tiba.

Anda juga ingin mempertimbangkan area fasilitas Anda yang sangat terlarang. Misalnya, jika Anda tidak dapat menghindari perjalanan jauh, apakah Anda benar-benar ingin media melewati seluruh gedung Anda dengan kamera? Itu tidak berarti mereka akan mulai menembak apa pun yang mereka inginkan. Tetapi banyak perusahaan memiliki kebijakan ketat tentang ke mana kamera dan non-karyawan dapat pergi karena alasan kepemilikan.

Pertimbangkan Visual

Pikirkan visual Anda dengan cermat. Berikan media sebanyak mungkin pengalaman langsung. Berbicara tentang suatu produk selama setengah jam dan kemudian merujuk pada gambar dalam brosur adalah sesuatu yang bahkan tidak harus ditunjukkan oleh media. Ingat, mereka menyampaikan visual ke pelanggan potensial Anda (pemirsa atau pembaca mereka), jadi penting untuk menjaga audiens Anda dalam pikiran sehingga Anda bisa mendapatkan liputan yang Anda butuhkan.

Jangan Lupa Kit Pers

Masukkan informasi tentang acara Anda dan bagikan ke media. Info ini akan membantu mereka menulis berita tetapi juga membantu Anda memiliki lebih banyak kontrol atas berita karena Anda memberi mereka info penting.

Pastikan Kontak Media Anda Tersedia

Jangan lupa untuk membuat kontak media Anda tersedia untuk pertanyaan. Jika seorang reporter memiliki pertanyaan tambahan, mereka harus dapat menghubungi kontak media Anda dengan cepat. Pastikan untuk memasukkan nomor telepon kontak media dan info kontak lainnya dalam kit pers Anda.

Gunakan Karyawan Dengan Pengalaman

Anda tidak perlu membatasi juru bicara acara Anda untuk kontak media Anda sendiri. Jika seorang karyawan dapat memberikan soundbite yang lebih baik karena dia memiliki lebih banyak pengalaman dalam mengembangkan dan bekerja dengan produk tertentu, dengan segala cara, membuatnya tersedia untuk pertanyaan.

Siapkan Pernyataan Anda Sebelumnya

Jika Anda berencana untuk berbicara di depan kamera atau dengan reporter surat kabar, pikirkan apa yang ingin Anda katakan sebelumnya. Dapat membantu memiliki teman yang tidak mengenal bisnis Anda untuk membaca kit pers Anda dan mengajukan pertanyaan yang mereka miliki. Dari pertanyaan-pertanyaan ini dan juga brainstorming Anda sendiri, buatlah daftar jawaban. Anda tidak ingin terdengar dilatih, tetapi Anda juga tidak ingin terdengar tidak siap atau mengatakan "Umm …".

Anda juga ingin mempertimbangkan berbagai jenis medium. Surat kabar memiliki kebutuhan yang berbeda dari televisi dan sebaliknya. Seorang reporter surat kabar mungkin bertanya kepada Anda pertanyaan yang jauh berbeda dari seorang reporter TV. Setiap media memiliki cara berbeda dalam menyajikan berita Anda sehingga mereka akan membutuhkan jenis yang paling sesuai dengan audiens mereka.

Bagaimana Jika Reporter Tidak Tampil?

Stasiun atau surat kabar mungkin mengirim seorang fotografer atau videografer sebagai pengganti reporter. Itu tidak berarti kisah Anda tidak penting bagi mereka. Mereka tidak akan ada di sana jika mereka tidak berencana memberikan liputan cerita Anda jadi perlakukan siapa pun yang muncul dengan sangat baik.

Jika seorang videografer menyeret perlengkapannya, jangan berikan dia alat pers saat itu. Tawarkan untuk membawanya untuknya sampai dia bisa mendapatkan foto yang dia butuhkan. Memperlakukannya seperti warga negara kelas dua akan membuatnya kembali ke stasiun dan bisa melukai peluang Anda untuk liputan di masa depan.