Siapa yang Harus Menandatangani Surat Penawaran ke Calon Pekerjaan?

Tingkat karyawan atau manajer Sumber Daya Manusia apa yang diharapkan untuk meninjau dan menandatangani surat penawaran yang disiapkan oleh asisten SDM? Untuk berapa bulan proses peninjauan ini harus dilanjutkan jika asisten SDM adalah karyawan baru, tanya seorang pembaca? Bagaimana jika asisten SDM adalah karyawan yang berpengalaman?

Saat menandatangani, haruskah asisten SDM yang menyiapkan surat penawaran atau karyawan atau manajer tingkat tinggi yang meninjau surat penawaran (jika peninjauan diharapkan terjadi?)

Tanggapan SDM kepada Siapa yang Harus Meninjau dan Menandatangani Surat Penawaran ke Calon Pekerjaan

Respons terhadap kedua pertanyaan ini sepenuhnya merupakan opini, karena tidak ada masalah hukum yang terlibat dalam respons. Suatu hari, bekerja sebagai direktur SDM sementara untuk sebuah perusahaan manufaktur kecil, antara mantan personel SDM yang pergi dan direktur baru yang mengambil alih, asisten SDM mengirimkan surat penawaran dengan penawaran gaji yang salah.

Kesalahan ini segera dikenali ketika surat itu ditarik dari tumpukan dokumen yang menunggu tinjauan akhir. Gaji yang ditawarkan kepada kandidat terlalu rendah untuk pekerjaan itu.

Bicara tentang titik pembelajaran instan.

Di beberapa organisasi manajer SDM, direktur, atau Wakil Presiden - tidak pernah menjadi asisten SDM - menandatangani surat tawaran pekerjaan yang diberikan kepada kandidat, ini adalah praktik buruk di sektor swasta. Bukan SDM yang membuat penawaran. Orang SDM sedang berkonsultasi dengan manajer perekrutan yang harus membuat keputusan akhir tentang seorang kandidat dan menandatangani surat penawaran kerja.

Surat penawaran adalah komitmen manajer terhadap karyawan baru. Dengan mengajukan penawaran, ia menegaskan komitmennya untuk kesuksesan karyawan baru. Menyambut karyawan baru adalah bagian dari keseluruhan proses rekrutmen, seleksi, dan perekrutan. Mereka semua adalah komponen dari proses orientasi.

Tawaran pekerjaan adalah bagian lain dari menyambut karyawan baru ke dalam organisasi Anda dan membuat karyawan baru merasa diinginkan. Ini mengirimkan pesan yang lebih kuat ketika datang dari bos baru calon karyawan. Ini lebih berat dan lebih dihargai ketika surat tawaran kerja berasal dari manajer orang baru. Ini adalah awal dari ikatan jangka panjang.

Pengecualian untuk Praktek yang Disarankan dalam Meninjau dan Menandatangani Tawaran Kerja

Di sektor publik, di perusahaan-perusahaan Fortune 500, dan di tempat kerja yang diwakili oleh serikat pekerja, praktik ini mungkin berbeda. Ketika sebuah organisasi besar dan karyawan tersebar di banyak lokasi, secara logistik, ini menambah waktu dan kebingungan untuk proses membuat penawaran pekerjaan.

Organisasi yang lebih besar memiliki tantangan tambahan konsistensi di berbagai lokasi sehingga sebagian besar sistematisasi praktik ketenagakerjaan ada pada SDM. Untuk membuat seleksi kandidat dapat dipertahankan secara hukum, praktik perekrutan dan perekrutan perlu konsistensi di semua lokasi.

Di tempat kerja yang diwakili oleh serikat pekerja, terutama di sektor publik, manajer mungkin tidak memiliki keputusan akhir tentang siapa yang mendapatkan pekerjaan. Ini mungkin ditentukan secara kontrak oleh faktor-faktor seperti senioritas dan pendidikan. Dalam hal ini, juga masuk akal jika dokumen datang dari staf SDM. Mereka bertanggung jawab untuk memastikan bahwa kondisi dan praktik kerja mematuhi kontrak.

Dalam setiap kejadian ini, SDM harus meminta pengacara mereka untuk meninjau format surat penawaran dan proses untuk memastikan bahwa mereka layak, sah, dan melindungi majikan. Namun, kecuali jika surat penawaran berbeda dari format standar, biasanya tidak perlu meminta pengacara untuk meninjau setiap surat.

Haruskah Manajer SDM atau Direktur Meninjau Semua Surat Tawaran Pekerjaan?

Setiap dokumen dari manajer atau pimpinan SDM yang mewajibkan perusahaan secara hukum atau finansial harus ditinjau oleh manajer SDM atau direktur atau di atasnya. Inilah sebabnya.

• Surat penawaran dan banyak dokumen lain yang dikirim oleh staf SDM secara hukum mewajibkan perusahaan. Tentu, ketika kesalahan $ 10.000 ditemukan, Anda dapat menarik tawaran dan menjelaskan bahwa itu adalah kesalahan ketik yang dilakukan oleh karyawan yang tidak berpengalaman. Tetapi mengapa membuka perusahaan pada situasi di mana tawaran gaji yang diubah harus diperpanjang? Karyawan baru yang tidak bahagia mungkin masih menerima pekerjaan itu, atau Anda bisa kehilangan kandidat yang sangat cocok yang kempes dan terluka, karena kesalahan. Selain itu, ini dapat membuka perusahaan Anda untuk tindakan hukum potensial.

• Untuk menghormati tawaran pekerjaan yang salah, menggunakan contoh yang sama, sama-sama tidak menarik. Sebelum perusahaan memperpanjang penawaran, seseorang di HR meneliti pasar, mengkaji apa yang dibuat oleh karyawan lain dalam pekerjaan serupa, dan menyimpulkan dengan tawaran pekerjaan yang sesuai. Jadi, percabangannya semakin jauh jika karyawan lain belajar tentang perbedaan gaji.
• Tidak peduli tingkat pengalaman asisten SDM yang harus, di kantor SDM, mempersiapkan tawaran pengiriman, sepasang mata kedua meninjau segala sesuatu yang berpotensi mewajibkan perusahaan secara finansial atau membuka pintu bagi tindakan hukum, adalah cerdas.Organisasi mengharapkan lebih banyak kewaspadaan dan pengawasan dari karyawan yang diberi jabatan manajer atau direktur.

• Kegagalan untuk berkomunikasi dapat menyebabkan syarat dan ketentuan kerja yang tidak tepat yang tidak dinegosiasikan atau dijanjikan kepada seorang kandidat. Sebagai contoh, asisten SDM mungkin tahu bahwa pekerjaan itu akan membayar $ 40.000 tetapi dalam proses negosiasi, kandidat ditawari lebih ditambah bonus penandatanganan dan, dalam kesibukan sehari-hari, manajer gagal memberi tahu asisten SDM. Ketika seorang kandidat pekerjaan menerima tawaran yang salah, dia sedang mengevaluasi kembali integritas perusahaan Anda. Anda membuat penghalang untuk penerimaan yang tidak perlu karena calon khawatir tentang bagaimana menangani situasi.
• Dokumen yang ditujukan kepada orang yang ingin Anda rekrut ke perusahaan Anda haruslah tanpa cacat. Mereka memberi sinyal kepada karyawan potensial tentang budaya perusahaan Anda. Bahkan kesalahan ketik dapat membuat jeda kandidat. Salinan dokumen juga akan tinggal di file perusahaan Anda selama bertahun-tahun. Jadi, dalam banyak kasus, sepasang mata kedua yang meninjau dokumen adalah praktik yang cerdas.

Tinjauan dan pengawasan dokumen yang mewajibkan perusahaan secara finansial atau potensial, secara hukum, bukan kritik atas pengetahuan, pengalaman, atau ketekunan asisten SDM. Ini adalah praktik bisnis yang cerdas karena semua alasan ini.

Catatan tentang tawaran pekerjaan: SDM harus meminta pengacara mereka untuk meninjau format dan proses surat penawaran untuk memastikan bahwa mereka layak, sah, dan memberi majikan perlindungan hukum. Namun, kecuali surat penawaran berbeda dari format standar, biasanya tidak perlu meminta pengacara untuk meninjau setiap surat penawaran individu.

: Sumber Daya Manusia, Manajemen, dan Pertanyaan dan Jawaban Terkait Pekerjaan

Penolakan: Harap dicatat bahwa informasi yang diberikan, meskipun otoritatif, tidak dijamin untuk keakuratan dan legalitas. Situs ini dibaca oleh khalayak di seluruh dunia dan undang-undang dan peraturan ketenagakerjaan bervariasi dari satu negara ke negara dan negara ke negara. Silakan mencari bantuan hukum, atau bantuan dari sumber daya pemerintah Negara Bagian, Federal, atau Internasional, untuk memastikan interpretasi dan keputusan hukum Anda benar untuk lokasi Anda. Informasi ini untuk panduan, ide, dan bantuan.