3 Skenario Saat Berkomunikasi Online Tidak Benar

Ada begitu banyak cara kita berkomunikasi secara online. Ada email, pesan teks atau pesan melalui salah satu dari banyak aplikasi di luar sana yang mendukungnya. Tetapi menggunakan email atau berkirim pesan tidak selalu merupakan cara paling efektif untuk berkomunikasi.

Dalam keadaan tertentu, Anda harus menghindarinya. Tentu, mudah untuk bersembunyi di balik komputer Anda dan mengatakan apa yang ingin Anda katakan melalui keyboard. Tetapi kadang-kadang Anda perlu melangkah keluar ke dunia dan menggunakan suara Anda.

Berikut adalah tiga situasi di mana akan lebih baik jika Anda tidak menekan tombol kirim.

Hindari Memukul Kirim Ke Atasi Konflik

Kita semua telah menjadi bagian dari string email atau pesan antara dua pihak yang mencoba menyelesaikan masalah. Kadang-kadang, Anda mungkin salah satu dari dua peserta utama atau mungkin Anda hanya salah satu dari banyak orang yang merasa perlu untuk melibatkan Anda.

Dengan setiap email atau balasan pesan, masalah ini meningkat. Pada akhirnya, apa yang mungkin merupakan masalah yang relatif kecil telah menjadi masalah yang jauh lebih besar. Ini biasanya menghasilkan pertemuan tatap muka antara kedua pihak serta pengawas atau manajer untuk menyelesaikan konflik.

Alih-alih menggunakan email atau pesan untuk menyelesaikan konflik, panggil orang tersebut atau jadwalkan pertemuan tatap muka. Jika Anda penerima email atau pesan dari orang lain yang mencoba menyelesaikan masalah, tahan godaan untuk merespons melalui email. Angkat telepon atau berjalan ke kantor orang lain dan katakan, "Saya menerima email Anda dan berpikir akan lebih baik jika kita membahas situasi ini satu lawan satu daripada melalui email. Apakah Anda punya waktu beberapa menit untuk berbicara?"

Jika email adalah satu-satunya pilihan Anda, jangan salin orang lain di atasnya. Melakukan hal itu akan meningkatkan masalah. Jika Anda berada di ujung penerima email semacam itu, jangan menekan "balas semua". Cukup balas hanya kepada individu yang mengirim email. Jika Anda "membalas semua," jawaban Anda harus mengatakan, "Saya menghargai Anda membawa situasi ini menjadi perhatian saya. Saya akan menelepon Anda sebentar lagi untuk membahas." Ini akan mengingatkan semua orang yang telah disalin bahwa Anda menangani situasi satu-satu.

Hindari Memukul Kirim Saat Anda Kesal

Setelah situasi atau interaksi yang menjengkelkan, yang kita butuhkan adalah periode pendinginan. Email dan olahpesan tidak cocok untuk hal ini; itu seketika oleh desain. Alih-alih, begitu Anda sudah tenang, teleponlah atau kunjungi orang tersebut untuk membahas situasinya. Jika Anda berada di ujung penerima surel pedas, hindari dorongan untuk membalas. Beri diri Anda waktu untuk tenang dan kemudian panggil orang itu dan minta untuk berdiskusi secara langsung.

Di masa depan, putuskan di muka bahwa Anda tidak akan pernah menggunakan email atau pesan saat Anda kesal. Buat ini pakta yang tidak bisa dinegosiasikan dengan diri Anda sendiri.

Jika Anda merasa perlu untuk menulis sesuatu saat Anda sedang kesal, tulislah pesan dengan tangan. Jangan masukkan ke email bahkan jika Anda tidak ingin mengirim pesan. Anda tidak akan menjadi orang pertama yang secara tidak sengaja menekan tombol "kirim" alih-alih tombol "simpan".

Hindari Menekan Kirim ke Kirim Berita Buruk

Tidak ada yang suka menerima berita buruk dan menerimanya melalui email atau pesan dapat menambahkan garam ke luka. Pernahkah Anda mengirim email kepada klien untuk memberi tahu mereka bahwa pesanan mereka tertunda?

Jika jawaban untuk semua pertanyaan itu adalah ya, berhentilah menggunakan email atau perpesanan untuk mengomunikasikan kabar buruk. Menggunakan email atau perpesanan untuk mengkomunikasikan berita buruk dapat mengirim pesan bahwa Anda tidak peduli atau bahwa masalahnya tidak cukup penting untuk menjamin perhatian pribadi Anda. Saat Anda menggunakan email atau pesan untuk mengkomunikasikan berita buruk, Anda tidak memiliki cara untuk menilai reaksi orang tersebut. Kemungkinan besar, orang akan kecewa atau kesal. Jika Anda tidak menyampaikan berita secara langsung, perasaan kecewa mereka dapat meningkat dan menciptakan situasi yang lebih buruk.

Terakhir, ketika Anda menggunakan email atau pesan dalam skenario ini, Anda tampak pengecut. Pelanggan, rekan kerja, bos, dan teman menghargai orang-orang yang berani menyampaikan berita buruk secara langsung.

Jika Anda tidak yakin apakah pesan Anda memenuhi syarat sebagai berita buruk untuk bertanya pada diri sendiri, "Apakah saya ingin menerima email atau pesan dengan jenis berita ini atau akankah saya memilih untuk menyampaikannya secara langsung?". Kemudian bertindak sesuai.

Meskipun tidak ada keraguan bahwa email atau pesan adalah cara komunikasi yang cepat dan efisien, itu tidak selalu yang tepat. Ikuti panduan di atas dan hindari menggunakan email atau pesan jika tidak pantas melakukannya.