Cara Membuat Rapat Kerja yang Biasanya Membosankan Lebih Menyenangkan

Rapat adalah bagian yang tak terhindarkan dari bisnis. Anda berbagi informasi, bertukar pikiran ide, menghasilkan solusi dan membuat proses dan sistem. Masalahnya adalah, banyak dari pertemuan-pertemuan ini sangat membosankan, yang berarti bahwa orang-orang yang hadir memiliki otak mereka yang disingkirkan.

Jika orang tidak memperhatikan dan fokus, pertemuan itu hanya membuang-buang waktu semua orang. Bagaimana Anda bisa membuat rapat yang membosankan lebih mengasyikkan sehingga mereka mencapai sesuatu? Berikut adalah 5 tips praktis:

Larangan SmartPhones

Ya, ini seperti menyuruh orang untuk melemparkan anak-anak mereka ke sarang serigala sebelum datang ke pertemuan. Orang-orang akan bersikeras bahwa mereka harus memiliki telepon mereka - bagaimanapun, keadaan darurat dapat terjadi. Iya nih. Dunia bisa berakhir selama pertemuan perencanaan triwulanan Anda, tetapi itu tidak mungkin.

Masalah dengan teknologi saat ini adalah memungkinkan Anda untuk fokus pada apa yang tidak ada di depan Anda - pertemuan. Lucunya, jika orang berhadapan langsung dengan orang yang mereka kirimi SMS selama pertemuan Anda, mereka akan mengirim SMS ke orang lain. Telepon tetap di meja.

Tanpa telepon, dua hal terjadi selama rapat Anda. Anda dipaksa untuk tetap berada di masa sekarang dan waktu henti dihabiskan untuk berkomunikasi dengan peserta lain. Mengapa itu penting? Karena Anda akan menemukan pertemuan Anda lebih menarik ketika Anda mengenal kolega Anda.

Bagaimana Anda bisa mengenal mereka? Dengan berbicara dengan mereka. Apa yang Anda lakukan saat memiliki ponsel? Anda tidak berbicara dengan orang baru.

Mempersiapkan, Mempersiapkan, Mempersiapkan

Sebuah pertemuan di mana pemimpin atau moderator datang terlambat tidak memiliki agenda, dan sayap itu, membosankan dan membosankan. Pertemuan yang dipersiapkan dengan baik bisa menarik dan memikat. Ketika pemimpin memiliki rencana dan tujuan, pertemuan itu akan lebih menarik. Ketika tidak ada arah atau tujuan, pertemuan itu tidak akan menarik.

Bagian lain dari persiapan adalah meningkatkan keterampilan Anda. Anda pernah menghadiri pertemuan yang produktif dan interaktif dan membuat Anda merasa bisa maju dan mencapai hal-hal hebat. Dan, Anda telah menghadiri pertemuan di mana Anda cukup yakin bahwa jika Anda tertidur, tidak ada yang akan merindukan Anda, dan Anda tidak akan melewatkan sesuatu yang penting. Perbedaannya adalah orang yang menjalankan rapat.

Jika rapat Anda membosankan, lihatlah di cermin. Temukan cara untuk meningkatkan. Anda dapat mengambil kelas formal (departemen SDM Anda mungkin membantu Anda dengan saran), Anda dapat meminta umpan balik dan bimbingan dari seorang rekan kerja yang keahliannya Anda kagumi, atau Anda dapat mengikuti kelas online. Banyak bantuan tersedia untuk Anda, dan banyak dari itu gratis untuk diambil ketika Anda ingin membuat pertemuan membosankan seperti biasa lebih menarik.

Semua Orang Berpartisipasi

Mengapa semua orang harus berpartisipasi? Ya, karena jika partisipasi tidak diperlukan, Anda dapat menangani seluruh masalah ini melalui email. Serius. Ada beberapa kali ketika Anda perlu membawa kelompok untuk menyampaikan informasi.

Ya, ada beberapa hal seperti PHK massal atau restrukturisasi perusahaan lengkap yang akan berjalan lebih baik jika Anda memiliki manajer yang berbicara dengan seluruh kelompok, tetapi dalam kebanyakan kasus, rapat harus selalu bersifat interaktif.

Seberapa interaktif? Ya, itu tergantung tujuan rapat. Jika ini adalah sesi curah pendapat, semua orang harus berbicara. Jika seseorang tidak berbicara, panggil orang itu. Orang-orang introvert mungkin tidak menyukai jenis pertemuan itu - dan Anda seharusnya tidak membuat pertemuan menjadi tekanan tinggi bagi para introvert dengan menempatkan mereka di tempat.

Tetapi budaya pertemuan Anda perlu memastikan bahwa semua orang berpartisipasi dalam sesi curah pendapat ini dan mereka harus tahu bahwa partisipasi mereka diperlukan terlebih dahulu.

Jika ini adalah rapat perencanaan, atau pertemuan penetapan tujuan, atau bahkan pertemuan laporan triwulanan, harus ada waktu untuk masukan, apakah akan mengajukan pertanyaan atau membuat komentar. Atmosfer perlu mendorong partisipasi, tetapi dengan beberapa batasan (lihat di bawah).

Jangan Biarkan Orang Mendominasi

Jika Anda memimpin rapat, wajar jika Anda yang paling banyak berbicara. Namun, setelah Anda, Anda tidak ingin orang lain mendominasi pembicaraan. Itu bisa membuat rapat jadi membosankan. Ingatlah untuk mengarahkan kembali komentar dan memanggil orang-orang yang Anda kenal adalah pakar di bidang ini untuk meredakan pembicara yang kompulsif.

Misalnya, ketika Jane membuat komentar keempatnya dan mulai memberi jawaban kelima, potong dia sebaik mungkin dengan mengatakan, “Terima kasih, Jane, kami tahu posisi Anda. Saya ingin mendengar apa yang dikatakan Karen. Dan, Jim dan Bob belum sempat berbicara.

Kadang-kadang, Anda harus berbicara dengan Janes di kantor Anda sebelum rapat untuk mengingatkan mereka bahwa tujuan berkumpul bersama sebagai sebuah kelompok adalah untuk berbagi ide dengan semua orang dan jika dia mendominasi, pertemuan itu tidak akan berhasil. Atau, segera setelah pertemuan itu juga berhasil, karena Anda akan memiliki contoh-contoh baru jika diperlukan.

Orang-orang yang telah meluangkan waktu untuk menghadiri pertemuan dengan membawa pengetahuan dan pengalaman mereka layak mendapatkan kesempatan untuk berbicara dan berbagi pendapat. Sebagai pemimpin, Anda dapat belajar mengendalikan perilaku yang merusak pertemuan.

Buat Item yang Dapat Ditindaklanjuti

Pertemuan yang berakhir tanpa tindakan hanyalah buang-buang waktu saja. Ini info dump, dalam hal ini rapat bukanlah cara terbaik untuk melanjutkan. Pertemuan yang menarik dan mengasyikkan berakhir dengan hal-hal yang dapat dan harus dilakukan oleh orang-orang - baik untuk memajukan tujuan individu mereka atau tujuan perusahaan atau, idealnya, keduanya. Jika orang tidak berjalan pergi dengan mengetahui langkah selanjutnya, pertemuan gagal.

Selain memiliki item yang dapat ditindaklanjuti, perlu ada tindak lanjut. Ini dapat terjadi dalam pertemuan kedua atau secara individu, tetapi itu harus terjadi. Orang-orang akan mengabaikan jika mereka tahu bahwa item tindakan semua untuk ditampilkan.

Rapat tidak akan menggantikan perjalanan ke Disneyland untuk kesenangan, tetapi Anda dapat membuatnya lebih menarik dan menarik serta produktif. Buat lima perubahan ini, dan Anda akan membuat pertemuan membosankan seperti biasa lebih menarik bagi orang-orang yang hadir. Dan, itu hal yang baik untuk kesuksesan organisasi Anda.