You Had Me at Hello: Etiket Telepon Yang Tepat

Yang benar adalah, meskipun ini bukan ilmu roket, etiket telepon yang tepat dalam lingkungan kerja melibatkan sedikit lebih dari kemampuan mengucapkan ucapan. Karena itu mungkin titik kontak awal Anda dengan klien, pelanggan atau bahkan atasan Anda, ini adalah kesempatan Anda untuk membuat kesan pertama yang baik, atau yang buruk. Berikut adalah beberapa tips yang harus Anda ikuti saat menggunakan telepon di tempat kerja:

Telan Dulu

Dengan kata lain, mulut Anda harus kosong ketika melakukan panggilan atau menjawab telepon. Anda ingin dapat berbicara dengan jelas dan itu tidak mungkin jika Anda mengunyah atau menelan.

Nama dan Pangkat Tolong

Ketika Anda menerima panggilan di tempat kerja, Anda harus mengidentifikasi diri Anda dan perusahaan serta departemen Anda jika ada. Jika pemanggil telah ditransfer ke Anda dari jalur utama perusahaan, Anda dapat menyebutkan nama dan departemen Anda saja. Orang yang awalnya menjawab panggilan itu kemungkinan besar memberi nama perusahaan. Ketika Anda penelepon, kenali diri Anda dengan cara yang sama sebelum meminta orang yang ingin Anda hubungi.

Sopan santun Berarti

Selalu bersikap sopan terlepas dari siapa yang ada di ujung telepon. Apakah Anda sedang berbicara dengan resepsionis atau presiden perusahaan tidak pernah lupa untuk mengatakan tolong dan terima kasih. Terlepas dari kenyataan bahwa setiap orang pantas dihormati, orang yang menjawab panggilan Anda dapat memastikan itu ditangani dengan tepat.

Fokus

Sementara kita semua ingin melakukan banyak tugas (atau berusaha) untuk tidak melakukan hal-hal lain saat Anda sedang menelepon. Anda harus memberi orang yang Anda ajak bicara perhatian penuh Anda. Email, media sosial, dan game Anda bisa menunggu.

Sekarang Tunggu

Pertama-tama, Anda harus menghindari semua percakapan lain saat Anda berbicara di telepon. Realitas terkadang menghalangi. Anda mungkin harus berbicara dengan seseorang yang datang ke kantor atau ruang kerja Anda atau menerima panggilan lain. Maafkan diri Anda dan batasi pembicaraan Anda yang lain hanya beberapa detik. Jangan biarkan seseorang menunggu ditahan tanpa batas waktu. Jika Anda tidak bisa menangani masalah lain dengan cepat, tetapi harus segera ditangani, alih-alih menahan orang yang Anda ajak bicara, tanyakan apakah Anda dapat menelepon kembali pada waktu yang nyaman baginya.

Jangan Biarkan Penelepon Anda Tersesat dalam Sistem

Ada saat-saat ketika Anda tidak akan dapat membantu orang di ujung telepon dan harus memindahkannya ke seseorang yang bisa. Ketika Anda melakukannya, pastikan dia tahu kepada siapa Anda mentransfer panggilan dan mengapa. Biarkan dia tahu apa yang harus dilakukan jika panggilan tidak melalui atau jika orang yang Anda kirimi dia tidak ada atau tidak dapat membantu.

Buat Pesan Singkat dan Manis

Ketika Anda meninggalkan pesan voicemail untuk seseorang, berbicaralah dengan perlahan dan jelas terutama ketika Anda menyebutkan nama dan nomor telepon Anda. Terlalu banyak orang meninggalkan pesan yang sangat panjang dan bertele-tele hanya untuk dengan cepat menggumamkan nama dan nomor mereka di ujung yang membuat penerima tidak dapat membalas panggilan.

Sekali sudah cukup

Jika Anda meninggalkan pesan dan orang yang Anda tinggalkan tidak segera membalasnya, itu mungkin karena dia tidak bisa saat ini. Tidak perlu menelepon lagi dan lagi. Jika ini adalah masalah yang mendesak, Anda dapat mencoba menelepon lagi di hari berikutnya atau menindaklanjutinya dengan email yang menyatakan bahwa Anda juga meninggalkan pesan suara.

Dengarkan dulu

Dengarkan pesan suara yang Anda terima secara keseluruhan sebelum mengembalikan panggilan telepon. Anda mungkin belajar bahwa tidak perlu menelepon kembali (wow, menghemat waktu) atau Anda harus mengurus sesuatu terlebih dahulu. Misalnya, penelepon mungkin memerlukan informasi yang dapat Anda siapkan ketika Anda kembali kepadanya.