Penggantian Mileage Karyawan

Penggantian uang karyawan untuk menggunakan mobil Anda sendiri akan sedikit berbeda di setiap perusahaan dan sektor, tetapi sebagian besar organisasi memberikan kompensasi kepada karyawan dengan kira-kira Tarif Mileage Standar yang ditetapkan oleh IRS atau Tingkat Penggantian Biaya Kendaraan Pribadi. Tingkat ditetapkan setiap tahun oleh Administrasi Layanan Umum (GSA) berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh perusahaan konsultan independen mengenai biaya saat ini untuk menggunakan kendaraan.

Untuk 2019, Tarif Mileage Standar adalah tarif ditetapkan pada 58 sen per mil yang ditempuh, naik dari 54,5 sen untuk 2018. Tarif tetap dan standar ini mencakup biaya asuransi, pendaftaran, gas, minyak, dan pemeliharaan. Untuk seseorang yang banyak mengemudi untuk bekerja, ini dapat menghasilkan pengurangan yang signifikan.

Tarif Penggantian Mileage Perusahaan

Sebagian besar pengusaha akan mengganti biaya dengan tingkat IRS atau GSA karena mereka dapat mengurangi hingga jumlah itu sebagai beban ketika mereka melaporkan SPT pajak perusahaan mereka, meskipun ada formula pajak rumit lain yang dapat digunakan pengusaha. Ketika pekerja yang memenuhi syarat sulit ditemukan selama ekspansi ekonomi, pengusaha cenderung memberikan tingkat penggantian yang kompetitif.

Internal Revenue Service mengharuskan pembayaran penggantian dilakukan secara terpisah dari gaji, tanpa pajak yang dipotong. Oleh karena itu, beberapa pengusaha akan memproses pembayaran biaya melalui sistem hutang untuk memisahkan mereka dari daftar gaji dan untuk menjaga kepatuhan terhadap undang-undang IRS.

Jika atasan Anda mengganti uang pada atau di dekat tingkat GSA atau IRS, maka Anda dapat merasa yakin bahwa Anda mendapatkan kesepakatan yang adil.

Penggantian Pegawai Pemerintah

Pegawai pemerintah akan selalu diganti sesuai dengan tingkat GSA jika penggunaan mobil pribadi disahkan atau ketika tidak ada kendaraan pemerintah yang tersedia.

Persyaratan Penggantian Biaya Mobil

Anda harus memberikan catatan jarak tempuh, kwitansi gas, dan dokumentasi kwitansi pengeluaran lain yang diijinkan yang terkait dengan mobil Anda. Tanpa catatan terperinci, laporan pengeluaran Anda mungkin ditolak. Atau lebih buruk lagi, majikan Anda berpotensi mengambil tindakan disipliner jika dia berpikir klaim Anda mungkin curang. Banyak majikan memerlukan pencatatan kontemporer, seperti IRS. Jangan mencoba memperkirakan jarak tempuh Anda karena itu mungkin melanggar kebijakan perusahaan Anda.

Menyimpan pena dan kertas di dalam mobil Anda adalah salah satu metode, meskipun metode yang membosankan; pilihan yang lebih baik adalah aplikasi pelacakan jarak tempuh yang secara otomatis melacak perjalanan Anda dalam log kontemporer yang dapat Anda cetak atau unduh. Ini adalah cara yang efisien untuk melacak jarak tempuh, titik awal dan titik akhir dan tujuan bisnis untuk disertakan dalam laporan pengeluaran Anda.

Cara Lain Majikan Mengompensasi Karyawan untuk Biaya Mobil

Menurut Masyarakat untuk Manajemen Sumber Daya Manusia, ini adalah alternatif umum untuk penggantian jarak tempuh sebagai cara bagi pengusaha untuk mengkompensasi karyawan untuk biaya mengemudi bisnis adalah:

Uang saku flat mobil.Pengusaha memberi karyawan tunjangan flat car, seperti $ 400 per bulan, untuk menutupi biaya bahan bakar, keausan, ban, dan lainnya.

Program FAVR.Pengusaha mengganti biaya karyawan berdasarkan program penggantian tetap dan tingkat variabel (FAVR), di mana karyawan diganti untuk biaya tetap (seperti asuransi, pajak, dan biaya pendaftaran) dan biaya kendaraan variabel (seperti bahan bakar dan pemeliharaan). Penggantian uang tersebut bebas pajak bagi karyawan jika persyaratan akuntansi biaya tertentu dipenuhi.

Konsekuensi Pajak untuk Penggantian Mileage

Penggantian mileage dianggap sebagai pembayaran bebas pajak oleh majikan selama didokumentasikan dan tidak melebihi pengeluaran Anda yang sebenarnya. Namun, majikan Anda tidak dapat langsung membayar biaya operasi seperti perbaikan atau perawatan untuk mobil Anda tanpa konsekuensi pajak. Pengeluaran lain seperti tol yang berhubungan langsung dengan transportasi bisnis dapat diganti tanpa pajak asalkan Anda memiliki kwitansi.

Beberapa majikan memberikan tunjangan bulanan untuk biaya mobil. Jika karyawan diharuskan untuk memberikan catatan pengeluaran, mereka akan dikenakan pajak hanya untuk jumlah yang diterima melebihi biaya yang dicatat. Jika pengusaha tidak memerlukan dokumentasi, maka tunjangan dapat dikenakan pajak.

Pengeluaran untuk Mobil yang Tidak Dikembalikan

Mulai tahun pajak 2018, dengan penerapan UU Pemotongan Pajak dan Pekerjaan, pekerja tidak lagi dapat mengurangi biaya mobil yang tidak diganti. Pada tahun 2017 dan tahun-tahun sebelumnya, biaya ini dapat dikurangkan sejauh mereka lebih dari 2% dari pendapatan kotor yang disesuaikan. Jadi, pekerja yang akan mengemudi secara luas sebagai bagian dari melaksanakan tanggung jawab pekerjaan mereka harus hati-hati mengevaluasi kebijakan penggantian biaya perusahaan saat mereka meninjau tawaran pekerjaan.

Jika majikan biasanya tidak mengganti biaya mobil, maka Anda dapat menawarkan untuk mengurangi gaji dengan imbalan penggantian karena penggantian tersebut akan dilindungi dari perpajakan jika pengeluaran didokumentasikan dengan tepat. Atau, Anda mungkin menegosiasikan gaji yang lebih tinggi untuk memperhitungkan beban pajak tambahan berdasarkan undang-undang pajak yang baru.

Menurut IRS, meskipun ada penskorsan dari pemotongan item-item lain-lain, pemotongan untuk biaya yang dapat dikurangkan dalam menentukan pendapatan kotor yang disesuaikan tidak ditangguhkan. Misalnya, anggota komponen cadangan Angkatan Bersenjata Amerika Serikat (Angkatan Bersenjata), pejabat pemerintah negara bagian atau lokal yang dibayar berdasarkan biaya, dan artis berkinerja tertentu berhak untuk mengurangi biaya perjalanan karyawan yang tidak diganti sebagai penyesuaian terhadap total pendapatan pada baris 24 Jadwal 1 Formulir 1040 - 3 - (2018), bukan sebagai pengurang terperinci pada Jadwal A Formulir 1040 (2018), dan karenanya dapat terus menggunakan tingkat jarak tempuh standar bisnis.

Informasi yang terkandung bukanlah nasihat pajak atau hukum dan bukan pengganti saran tersebut. Undang-undang negara bagian dan federal sering berubah, dan informasi tersebut mungkin tidak mencerminkan undang-undang negara Anda sendiri atau perubahan terbaru terhadap undang-undang.