Penggantian Biaya Ketika Bepergian untuk Bisnis

Penggantian biaya adalah metode untuk membayar karyawan ketika mereka menghabiskan uang mereka sendiri saat bekerja di waktu perusahaan. Pengeluaran ini umumnya terjadi ketika seorang karyawan bepergian untuk bisnis.

Biaya perjalanan dapat mencakup penginapan, penerbangan, transportasi darat, tip untuk bellhops, makan, dan biaya tak terduga lainnya yang mungkin dialami karyawan saat bepergian untuk bekerja. Pengeluaran bisnis lainnya dapat mencakup barang-barang seperti membawa klien atau calon karyawan untuk makan siang atau makan malam, membeli buku-buku yang diperlukan atau materi pendidikan lainnya yang dicakup oleh pemberi kerja, atau biaya mengemudi.

Jenis pengeluaran yang akan diganti oleh suatu organisasi ditemukan dalam kebijakan perjalanan bisnis, hiburan, dan pengeluaran umum yang dapat diganti dalam buku pegangan karyawan. Dalam beberapa kasus, biaya seperti dry cleaning dan keanggotaan gym pada perjalanan panjang ditanggung. Sementara hiburan klien dalam perjalanan bisnis adalah pengeluaran umum yang dapat diganti, sebagian besar perusahaan menetapkan batas pengeluaran untuk makanan dan hiburan.

Bagaimana Karyawan Membayar Biaya

Semakin banyak bisnis yang mempercayakan karyawan tingkat rendah hingga menengah yang sering bepergian dengan kartu kredit perusahaan. Alih-alih membayar biaya dengan uang mereka sendiri, karyawan membebankan semua kecuali ongkos dan tips ke kartu kredit perusahaan.

Ini adalah pendekatan yang mudah untuk penggantian biaya bagi karyawan karena tagihan kartu kredit mendokumentasikan pengeluaran yang pasti tanpa karyawan harus menyimpan tanda terima dan mengisi laporan biaya perjalanan.

Metode lain untuk membayar karyawan untuk biaya perjalanan bisnis adalah dengan per diem. Per diem adalah tunjangan harian yang telah ditentukan yang dibayarkan kepada karyawan untuk biaya yang dikeluarkan saat bepergian untuk bisnis. Biaya ini bisa untuk penginapan, makan, tip, taksi, dan biaya transportasi darat lainnya.

Mengisi Laporan Biaya

Baik dalam kasus penggunaan kartu kredit perusahaan dan membayar tunai, karyawan kemungkinan harus mengisi laporan penggantian biaya setelah kembali dari perjalanan. Dengan kartu kredit perusahaan, mereka harus menjelaskan biaya kurang jelas yang muncul pada tagihan kartu kredit (seperti makan larut malam). Mereka juga akan membebankan biaya kepada perusahaan untuk biaya tak terduga tambahan yang mereka bayar dengan uang atau kartu kredit mereka sendiri.

Ketika seorang karyawan membayar tunai, ia perlu mendaftar, dan sesekali membenarkan, setiap pengeluaran yang meminta penggantian dilakukan. Sebagian besar perusahaan menetapkan tanggal di mana laporan penggantian biaya harus diserahkan dan semua biaya ditinjau oleh akuntansi seperti halnya laporan dari perusahaan kartu kredit. Setiap pengeluaran yang tidak dapat dibenarkan, atau yang dikecualikan oleh kebijakan perusahaan, tidak diganti - yang menyebabkan masalah bagi karyawan.

Situasi yang Tidak Biasa

Katakanlah seorang tenaga penjualan membawa hewan peliharaan dalam perjalanan dan membebankan biaya hewan peliharaan hotel ke kartu kredit perusahaan, mengklaim hotel tidak akan memisahkan biaya dan mereka berencana untuk mengganti biaya perusahaan.

Apakah itu penyalahgunaan dana perusahaan? Sepertinya begitu. Baik secara tertulis atau tidak, cukup jelas, penggunaan kartu kredit perusahaan hanya akan digunakan untuk pengeluaran perusahaan. Dalam beberapa kasus, penggunaan pribadi suatu perusahaan dapat mengakibatkan pemutusan hubungan kerja. Namun, inilah yang perlu Anda pertimbangkan. Apakah karyawan pergi ke bagian akuntansi dan menjelaskan masalah bahwa hotel tidak dapat memisahkan biaya hewan peliharaan? Atau, apakah karyawan itu tertangkap oleh tinjauan yang cermat tentang pengeluarannya dalam akuntansi?

Pertimbangan lain adalah, apakah karyawan lain telah diganti oleh perusahaan di masa lalu untuk pengeluaran serupa? Jika demikian, tindakan disipliner tidak beres. Namun, jika kebijakan perusahaan dengan jelas menyatakan bahwa pengeluaran spesifik tidak diperbolehkan, dan karyawan tersebut tertangkap (tidak berterus terang) maka SDM harus mengambil tindakan disipliner yang berat. Tidak setiap situasi jelas. Terkadang Anda harus bertanya dan melakukan sedikit penggalian sebelum mengambil tindakan.