Cara Menulis dan Mengirim Pesan Email Profesional

Setiap kali Anda mengirim pesan email profesional, sangat penting untuk memastikan pesannya sempurna. Anda tidak ingin membuka peluang dengan membuat kesalahan - baik dalam cara Anda mengirim email atau bagaimana Anda melacaknya. Baca terus untuk mengetahui cara menulis dan mengirim pesan email profesional terkemuka.

Mengapa Anda ingin mengirim email profesional? Ada sejumlah alasan. Anda dapat mengirim surat lamaran Anda ke calon atasan, surat ucapan terima kasih kepada seorang kolega yang setuju untuk menjadi referensi, surat pengunduran diri kepada bos Anda saat ini, atau permintaan surat rekomendasi.

Anda mungkin memiliki alasan lain untuk mengirim email non-pribadi, dan sebenarnya, itu adalah ide yang baik untuk memastikan semua email Anda teratur dan profesional.

Inilah yang harus dimasukkan dalam pesan Anda, apa yang tidak dimasukkan, dan cara menutup, menandatangani, dan mengirim pesan email Anda.

Panduan Pesan Email Profesional

Tinjau langkah-langkah ini untuk menulis email profesional berkualitas tinggi, dan Anda akan selalu membuat kesan yang hebat pada penerima:

• Garis subjek: Baris subjek harus secara ringkas menyampaikan tujuan Anda untuk menulis. Baris subjek Anda dapat sesederhana "Terima Kasih" atau "Permintaan Rekomendasi."
• Salam: Bahkan jika Anda menulis email yang sangat singkat, sertakan salam. Jika Anda tahu nama orang itu, sertakanlah. Kecuali jika Anda menggunakan nama depan orang tersebut, panggil mereka dengan judulnya.
• Panjangnya: Simpan email Anda sesingkat mungkin. Orang-orang cenderung membaca sekilas surel panjang, sehingga hanya menyertakan informasi penting.
• Gaya tulisan: Hindari hiasan, font main-main, atau berwarna; ini hanya mengalihkan penerima dari pesan Anda yang sebenarnya. Hindari penggunaan huruf tebal dan miring yang berlebihan, yang membuat email terlihat berantakan. Jangan menulis dalam huruf kapital semua baik; ini terlihat sebagai marah atau berlebihan dalam email.

• Emotikon:Jangan sertakan emotikon dalam email profesional; simpan ini untuk korespondensi pribadi.
• Ejaan dan Tata Bahasa: Hanya karena Anda menulis email tidak berarti Anda harus ceroboh tentang ejaan dan tata bahasa. Edit email Anda dengan hati-hati sebelum mengirimnya. Pesan bebas kesalahan memberitahu penerima bahwa email Anda harus dianggap serius.
• Penutupan:Keluar dengan singkat "Terima kasih," "Terbaik," atau pengiriman sederhana lainnya, lalu nama Anda. Sebagian besar akun email memungkinkan Anda menanamkan tanda tangan dengan nama, judul, dan informasi kontak ke setiap email. Ini adalah cara yang hebat untuk membuat setiap korespondensi menjadi lebih profesional.

Tips tambahan

Setelah Anda menulis email Anda, lakukan semua langkah ini sebelum Anda mengklik tombol "kirim":

• Pastikan Pesan Anda Lengkap:Periksa ulang untuk memastikan baris Subjek dari email Anda diisi, Anda telah menyertakan tanda tangan, Anda mengirim pesan ke orang yang tepat, dan Anda telah mengisi Bcc bidang untuk mengirim salinan ke diri Anda sendiri, sehingga Anda memiliki catatan pesan email.
• Buktikan Pesan Email Anda:Sebelum Anda menekan tombol kirim, pastikan juga Anda mengeja ejaan dan memeriksa tata bahasa dan huruf besar Anda. Mereka sama pentingnya dalam korespondensi pencarian pekerjaan email seperti dalam surat kertas.

• Kirim Pesan Email Tes:Sebelum Anda benar-benar mengirim email Anda, kirim pesan kepada diri Anda terlebih dahulu untuk memeriksa apakah pemformatan berfungsi dan tidak ada yang tampak tidak pada tempatnya. Jika semuanya terlihat baik, silakan dan kirim email ke perusahaan atau individu yang Anda hubungi.
• Kirim Salinan Pesan Email ke Diri Anda:Menggunakan Bcc bidang untuk mengirim salinan pesan email ke diri Anda sendiri, sehingga Anda memiliki catatan kapan Anda mengirim pesan dan kepada siapa Anda mengirimkannya. Anda juga dapat menemukan informasi ini di folder terkirim Anda.

• Ajukan Salinan Anda:Dengan banyak program email, Anda dapat mengatur folder untuk mempermudah menemukan email penting sebelumnya. Atur folder untuk semua email pencarian pekerjaan Anda dan ajukan salinan pesan email yang Anda kirim ke folder pencarian pekerjaan Anda.

Periksa Email Anda Secara Teratur

Waktu sangat penting ketika Anda mencari pekerjaan, jadi penting untuk memeriksa email Anda secara teratur dan sering, sehingga Anda tidak kehilangan peluang penting. Paling tidak, periksa email Anda di pagi hari, dan pada sore hari, jadi Anda akan punya waktu untuk segera menanggapi pesan yang Anda terima.

Saat ini, memiliki smartphone dapat memudahkan Anda mengecek email ke mana pun Anda pergi dan ke mana pun Anda inginkan - tidak ada lagi yang melayang di atas komputer Anda. Bahkan, Anda bisa mendapatkan notifikasi untuk pesan email baru, sehingga Anda bisa membacanya segera setelah masuk ke kotak masuk Anda.