Cara Menulis Rencana Manajemen Proyek

Rencana manajemen proyek adalah dokumen yang menjelaskan bagaimana tim akan bekerja pada proyek. Ini menggambarkan siklus hidup proyek dan mencakup bagaimana pekerjaan akan dilaksanakan, dimonitor, dikendalikan dan kemudian ditutup secara formal.

Rencana manajemen proyek sebenarnya adalah istilah umum untuk semua sub-rencana yang akan Anda hasilkan untuk proyek tersebut. Kita dapat mendefinisikan rencana manajemen proyek sebagai segala sesuatu yang tercakup dalam rencana ini:

• Rencana pengelolaan persyaratan
• Rencana pengelolaan ruang lingkup
• Jadwalkan rencana manajemen
• Rencana manajemen kualitas, jika Anda memilikinya
• Rencana manajemen biaya
• Rencana manajemen risiko (yang seharusnya merujuk pada catatan risiko Anda)
• Ubah rencana manajemen
• Rencana manajemen pengadaan, jika Anda memerlukannya untuk proyek tersebut
• Rencana manajemen konfigurasi, sekali lagi, hanya jika Anda berencana untuk menulisnya: Anda mungkin tidak merasa bahwa itu perlu untuk proyek Anda
• Rencana pengelolaan sumber daya manusia

Rencana manajemen proyek juga mencakup informasi penting tentang garis dasar proyek, terutama untuk ruang lingkup dan jadwal. Ini memberi Anda garis di pasir yang dapat Anda rujuk kembali sehingga Anda dapat dengan mudah melihat apa yang telah berubah ketika Anda akhirnya menutup proyek dan membandingkan yang direncanakan dengan kinerja aktual.

Karena itu, rencana manajemen proyek memang ada sebagai dokumen dalam dirinya sendiri. Inilah yang harus dimasukkan dan bagaimana merujuk bagian-bagian lain itu.

Menulis Dokumen Rencana Manajemen Proyek

Mulai dokumen Anda dengan nama proyek dan tanggal. Gunakan templat dari Kantor Manajemen Proyek Anda jika ada, untuk menyimpan harus mulai dari awal.

Kemudian sertakan bagian-bagian ini:

Ambang Batas dan Garis Dasar: Tuliskan bagaimana baseline akan dikelola untuk jadwal, ruang lingkup, biaya, dan area kualitas proyek. Tetapkan apa varian yang dapat diterima untuk merencanakan akan (misalnya, +/- 10 persen) dan apa yang akan Anda lakukan jika sepertinya itu akan dilanggar. Anda mungkin sudah mendokumentasikannya dalam Piagam Proyek Anda.

Pemerintahan: Tetapkan ulasan proyek apa, ulasan sejawat dan tindakan tata kelola lainnya yang akan Anda terapkan saat Anda menjalani siklus hidup manajemen proyek. Minimal, Anda harus menyertakan tanda formal di akhir setiap fase. Ini adalah salah satu peran sponsor proyek. Anda juga dapat memasukkan detail ulasan berkualitas yang akan Anda pegang jika itu sesuai untuk proyek Anda.

Keputusan Metodologi: Ini adalah tempat yang baik untuk menuliskan bit mana dari metodologi manajemen proyek Anda yang telah Anda putuskan untuk tidak dilakukan karena itu tidak relevan. Misalnya, Anda dapat mencatat di sini bahwa Anda tidak akan melakukan rencana manajemen pengadaan karena tidak ada pengadaan yang diperlukan untuk proyek Anda.

Ada yang lain: Jangan terbatas pada pos ini. Sertakan hal lain yang menurut Anda mungkin relevan dengan perencanaan proyek seperti hubungan dengan proyek lain di perusahaan, faktor eksternal yang dapat memengaruhi perencanaan yang ingin Anda perhatikan dan sebagainya.

Rencana Anak Perusahaan

Jika Anda menggabungkan semua dokumen proyek Anda menjadi satu, itu akan menjadi rencana manajemen proyek besar. Yang terbaik adalah menyertakan tautan (atau setidaknya deskripsi di mana dokumen itu dapat ditemukan) dalam dokumen ini. Kemudian jika seseorang ingin pergi dan membacanya, mereka dapat menemukannya, tanpa rencana manajemen proyek Anda menjadi sangat lama sehingga tidak ada yang melihatnya sama sekali.

Jangan lupa untuk menautkan ke garis dasar juga. Untuk baseline jadwal proyek, simpan versi rencana Anda dan tautkan ke sana. Untuk baseline biaya, simpan versi perencanaan anggaran Anda hari ini dan tautkan ke sana. Dokumen-dokumen ini adalah dokumen hidup dan akan berubah saat proyek berjalan, tetapi Anda akan menyimpan file asli tersebut sehingga Anda dapat melihatnya kembali dan melakukan perbandingan.

Terakhir, tambahkan kontrol versi ke rencana manajemen proyek Anda sehingga jika Anda perlu memperbaruinya, Anda akan dapat dengan mudah melihat apakah Anda sedang mengerjakan salinan terbaru.