Rencana Proses Manajemen Waktu Proyek

Manajemen waktu proyek adalah salah satu dari 10 Area Pengetahuan PMP untuk manajer proyek. Ini adalah disiplin manajemen proyek yang mengendalikan jumlah waktu yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan. Berikut ini adalah area pengetahuan manajemen waktu proyek dari A Guide to Body of Knowledge Management Project (PMBOK® Guide) - Fifth Edition. Ada cara lain untuk melihat penjadwalan proyek tetapi jika Anda bekerja menuju sertifikasi PMP® Anda, maka pendekatan Panduan PMBOK® adalah yang akan Anda ikuti, dan itu praktik yang baik untuk semua manajer proyek juga.

Manajemen Waktu Proyek

Manajemen waktu proyek dalam PMBOK® Guide terdiri dari 7 proses. Proses manajemen waktu proyek adalah:

1. Rencanakan manajemen jadwal
2. Tentukan kegiatan
3. Kegiatan berurutan
4. Perkirakan sumber daya aktivitas
5. Perkirakan durasi aktivitas
6. Kembangkan jadwal
7. Jadwal kontrol.

Mari kita melihat lebih dalam pada masing-masing.

Rencana Jadwal Manajemen

Langkah ini adalah di mana Anda menetapkan semua kebijakan, prosedur, dan dokumentasi yang diperlukan untuk mengelola jadwal proyek Anda dari rencana pertama Anda, pengembangan berkelanjutan, pelaksanaan dan kemudian mengendalikan jadwal.

Keluaran dari melakukan perencanaan ini adalah untuk menghasilkan rencana manajemen jadwal. Namun, dalam kehidupan nyata, Anda mungkin tidak akan memiliki rencana terpisah untuk mengelola jadwal Anda. Banyak dari apa yang Anda kerjakan di sini akan berakhir dalam rencana manajemen proyek Anda dan itu cukup memadai.

Tentukan Aktivitas

Proses ini mengidentifikasi dan mendokumentasikan apa yang perlu Anda lakukan untuk menghasilkan hasil proyek. Dengan kata lain, ini mengidentifikasi tugas-tugas proyek. Anda akan menggunakan pernyataan lingkup yang Anda kumpulkan selama kegiatan manajemen lingkup untuk membantu Anda memecah pekerjaan menjadi tugas-tugas individu. Hasil utama dari bekerja melalui ini adalah bahwa Anda akan berakhir dengan daftar tugas proyek yang ditentukan. Itu berguna karena merupakan input utama untuk proses selanjutnya.

Aktivitas Urutan

Menggunakan daftar tugas Anda, sekarang Anda harus meletakkannya di urutan yang benar. Di akhir proses ini, Anda akan memiliki pandangan tentang hubungan antara tugas-tugas proyek. Proses ini membantu Anda menempatkan pekerjaan proyek Anda dalam urutan yang tepat sehingga Anda dapat menggunakan sumber daya proyek secara efisien dan mengirimkannya secepat mungkin.

Panduan PMBOK® berbicara tentang membuat diagram jaringan sebagai output dari proses ini, tetapi itu jarang diperlukan, dan tentu saja, tidak ada yang harus Anda lakukan dengan tangan. Jika Anda ingin melakukan diagram jaringan karena suatu alasan, maka gunakan perangkat lunak manajemen proyek Anda untuk melakukannya. Namun, pada akhirnya, daftar dependensi dan tanggal mulai dan berakhir yang potensial untuk tugas akan sama baiknya dan lebih sedikit memakan waktu.

Perkirakan Sumber Daya Aktivitas

Ketika Anda tahu apa yang akan Anda lakukan, langkah selanjutnya adalah mencari tahu sumber daya apa yang Anda butuhkan untuk mencapainya. Proses Memperkirakan Sumber Daya Aktivitas membantu dengan itu. Dalam proses ini, Anda akan menentukan sumber daya manusia, peralatan, dan persediaan yang Anda butuhkan, ditambah jumlah yang Anda butuhkan masing-masing.

Perkirakan Durasi Aktivitas

Langkah ini adalah tempat kerja keras menghitung berapa lama setiap tugas akan terjadi. Selama proses ini, Anda akan menentukan berapa lama waktu yang diperlukan untuk melakukan setiap kegiatan, menggunakan sumber daya yang telah Anda identifikasi. Jangan lupa untuk mempertimbangkan ketersediaan sumber daya dan liburan dengan durasi aktivitas Anda. Hanya karena tugas hanya membutuhkan waktu 8 jam, bukan berarti tugas itu akan selesai besok pagi.

Kembangkan Jadwal

Akhirnya, Anda sekarang dapat menyusun jadwal proyek Anda. Dengan semua informasi yang dikumpulkan dari proses di atas, seharusnya mudah. Mengembangkan jadwal adalah salah satu proses yang lebih rumit dalam Panduan PMBOK®.

Ada 13 input (semuanya di atas ditambah risiko, ruang lingkup, dan elemen yang berkaitan dengan konteks proyek). Jadwal itu sendiri hanyalah salah satu output, tetapi yang lain (menurut saya) kurang penting.

Setelah semua, Anda telah melalui semua ini untuk mendapatkan jadwal yang merupakan dokumen penting untuk mengelola kinerja proyek Anda. Jadwal Anda tidak harus menjadi bagan Gantt. Berikut adalah 5 alternatif bagan Gantt untuk Anda pertimbangkan.

Jadwal Kontrol

Akhirnya, proses Jadwal Kontrol memberi Anda alat yang Anda butuhkan untuk memantau dan memperbarui jadwal proyek Anda, memastikan bahwa perubahan dikelola dengan tepat dan bahwa Anda tetap mengendalikan waktu proyek Anda. Mempersiapkan jadwal proyek Anda dan melacaknya sesudahnya adalah pekerjaan besar, tetapi perlu Anda ketahui bahwa Anda memiliki jadwal yang dapat Anda percayai.