Manfaat dari Pendekatan Agile untuk Manajemen Proyek

Pendekatan “Waterfall” yang lebih tradisional untuk manajemen proyek, yang berasal dari semua kerangka kerja proyek utama seperti PRINCE2®, APM BoK, dan PMBoK®, bekerja dengan baik dalam konteks yang lebih stabil. Ada kasus yang jelas bahwa dunia tempat kami beroperasi sejak PRINCE2 ® diluncurkan pada tahun 1996 sekarang jauh lebih mudah berubah, tidak pasti, kompleks dan ambigu (yang akan Anda lihat disingkat VUCA. Pendekatan air terjun yang mendorong desain besar menyeluruh pada awalnya masih relevan di mana kita dapat yakin akan persyaratan sebelum pekerjaan dimulai yang ini tidak perlu berubah secara signifikan selama umur proyek.

Namun, seperti itu adalah volatilitas driver operasional yang menyokong bisnis yang seringkali hanya pelanggan harus menyesuaikan. Urgensi driver ini tidak akan memungkinkan mereka untuk menunggu sampai akhir proyek. Jadi ini mungkin memerlukan perubahan sering di seluruh proyek. Dengan proses air terjun, ini mungkin berarti pengerjaan ulang rencana yang mahal dan usaha yang sia-sia.

Ini mengarah pada keyakinan kami bahwa mengambil pendekatan Agile dari pengiriman kecil yang sering digabungkan dengan percakapan yang lebih berkesinambungan dengan pelanggan memungkinkan fleksibilitas yang jauh lebih besar dan memberikan hasil, dan karenanya menguntungkan, jauh lebih cepat.

Keindahan Agile adalah bahwa pelanggan dapat memutuskan apa yang ingin mereka capai ketika mereka melihat apa yang dapat dicapai oleh pemasok. Pendekatannya adalah salah satu dari 'belajar sambil bekerja,' yang memungkinkan tim untuk merefleksikan pengalaman mereka saat mereka mengikuti dan beradaptasi.

Keberhasilan Agile datang ke sejumlah elemen kunci. 3 faktor utama dalam keberhasilan Agile dijelaskan di bawah ini.

Faktor Keberhasilan # 1: Tim yang Mengorganisir Diri

Untuk memulainya, Anda membutuhkan tim yang bisa mengatur diri sendiri. Dengan beralih dari kerja silo, anggota tim didorong untuk menggunakan keterampilan mereka yang tumpang tindih dan bekerja bersama, yang pada gilirannya memberi mereka pemberdayaan dan kepuasan yang jauh lebih besar.

Faktor Keberhasilan # 2: Manajemen Waktu-Tinju dan Kebutuhan

Lalu ada 'timeboxing,' di mana penekanannya adalah pada memperbaiki elemen waktu dan biaya proyek tetapi juga memungkinkan rencana untuk berkembang sehingga persyaratan dapat diprioritaskan, dengan input penting dari perwakilan pelanggan, saat pekerjaan berlangsung. Kontrak Agile antara pelanggan dan pemasok berbeda secara radikal dengan harapan Waterfall; persyaratannya fleksibel, dalam parameter yang disepakati, tetapi waktu dan biaya tidak.

Selalu tergoda untuk memasukkan terlalu banyak prioritas ke dalam bagian 'harus ada' dari persyaratan. Latihan gesit biasanya akan menjaga ini menjadi sekitar 40% dari total upaya. Cakupan creep adalah salah satu dari 7 hal yang dapat menggagalkan proyek Anda, jadi ini harus dikelola secara efektif.

Demikian pula, tim Agile juga akan memastikan hanya ada sejumlah tugas dalam kategori 'lakukan' - pekerjaan yang sedang dilakukan saat ini - untuk membantu mengurangi kompleksitas proyek pada satu waktu.

Faktor Sukses # 3: Keterlibatan Orang

Keterlibatan orang adalah bagian penting dari kerja Agile dan berhasil karena semua pemangku kepentingan yang berbeda dalam suatu kerja tim lebih dekat bersama dan diberdayakan untuk memiliki lebih banyak suara dalam hal apa yang mereka lakukan dan urutan pekerjaan. Hal ini diakui sebagai pendekatan yang jauh lebih memotivasi daripada pendekatan 'komando dan kontrol' klasik yang cenderung umum di kalangan manajemen.

Agile Bukan Apa Yang Anda Pikirkan

Tentu saja, tidak semua orang siap untuk merangkul Agile dan salah satu kesalahpahaman umum adalah bahwa ada semacam metodologi keseluruhan Agile pemersatu.

Itu agak melenceng. Tidak ada satu cara yang benar untuk mengatur dan mengelola proyek Agile, dan itulah yang membuatnya begitu menarik bagi sebagian orang, dan mengancam orang lain.

Beberapa mencoba untuk mengadopsi teknik Agile sementara pada saat yang sama melanjutkan dengan perspektif air terjun, tetapi seperti yang Anda harapkan, ini tidak mungkin memberikan keberhasilan - itu adalah cara kerja Agile yang membuat teknik bekerja, daripada sebaliknya.

Terakhir, ada orang-orang yang berpikir Agile hanya relevan untuk pengembangan perangkat lunak, tetapi itu tidak benar - itu dapat juga digunakan pada berbagai contoh non-perangkat lunak, seperti merenovasi bangunan besar, meningkatkan proses bisnis atau meningkatkan bantuan pekerjaan untuk personil yang menghadap pelanggan.

Hambatan Umum untuk Bekerja Agile

Salah satu alasan utama mengapa Agile tidak akan bekerja adalah jika organisasi mengoperasikan budaya manajemen mikro dan silo kerja yang mengakar yang tidak akan memungkinkan perilaku kolaboratif.

Masalah lain mungkin termasuk kepemimpinan tim yang lemah atau mencoba menerapkannya dalam organisasi di mana sifat pekerjaan sedemikian rupa sehingga rilis kerja tidak terbayangkan dalam iterasi kecil.

Mengapa Agile Ada di Sini untuk Tetap

Agile telah membuat terobosan yang begitu signifikan sehingga tidak dapat dianggap sebagai mode dan harus dipahami oleh semua manajer yang terlibat dalam inovasi dan pengembangan. Mengabaikannya sekarang berarti kehilangan peluang yang dapat memberikan hasil cepat dan mencapai penghematan biaya.

Apple, Amazon, GE Healthcare, dan Salesforce.com adalah di antara organisasi yang sudah menggunakan Agile, setelah mengakui bahwa itu lebih cocok untuk kompleksitas organisasi abad ke-21.

Dan yang terpenting, Agile tahu cara mendapatkan yang terbaik dari pekerja berpengetahuan dan memastikan mereka tetap termotivasi. Berikut adalah 5 cara untuk memotivasi tim Anda apakah Anda bekerja di lingkungan Agile atau tidak.

Dihadapkan pada kesimpulan itu - mengapa Anda tidak ingin lebih gesit?