Bagaimana Anda Dapat Manfaat dari Audit Proyek

Setiap proyek dapat memperoleh manfaat dari audit dari waktu ke waktu. Tapi jangan khawatir, ini tidak menakutkan seperti kedengarannya. Audit proyek adalah saat orang yang tidak memihak meninjau proyek Anda dan memberikan panduan tentang apa yang dapat dilakukan secara berbeda untuk meningkatkan peluangnya untuk berhasil. Artikel ini menjelaskan semuanya dan membawa Anda melalui cara mempersiapkan audit proyek.

Bagaimana Formal Audit Proyek Apakah

Audit proyek biasanya merupakan latihan formal. Setara informal biasanya disebut peer review. Di sinilah seorang kolega memeriksa proyek Anda dan dokumentasi terkait dan memberi Anda umpan balik tentang di mana Anda harus menghabiskan lebih banyak waktu.

Audit proyek bersifat formal karena biasanya memiliki serangkaian pertanyaan yang jelas dan dilaksanakan oleh seseorang yang melakukan hal semacam itu secara teratur.

Siapa yang Melakukan Audit Proyek

Orang yang melakukan audit proyek Anda mungkin manajer proyek lain (mungkin seseorang dengan banyak pengalaman dalam menjalankan proyek) tetapi lebih mungkin seseorang dari Kantor Proyek yang sering melakukan audit.

Ini akan menjadi seseorang yang dapat menganggap diri mereka tidak memihak sehingga tidak akan menjadi manajer lini atau sponsor proyek Anda. Bahkan bisa berupa tim orang, tergantung pada ukuran proyek.

Cara Menyiapkan Audit Proyek

Yang pertama, dan utama, untuk diatur adalah memiliki salinan dokumentasi proyek Anda untuk ditinjau oleh auditor. Jika Anda memiliki koordinator proyek, minta mereka untuk mengumpulkan satu paket dokumen (lebih disukai elektronik). Anda harus memiliki semua informasi Anda dengan mudah dapat diakses tetapi bahkan jika Anda melakukannya, langkah ini masih dapat memakan waktu. Minimal, pastikan Anda memiliki rencana proyek, log risiko, log masalah, anggaran, dan jadwal yang tersedia untuk auditor.

Siapa Yang Perlu Terlibat

Ini tergantung pada hal-hal yang ingin dilihat oleh auditor. Anda, sebagai manajer proyek, harus meluangkan waktu bersama mereka. Harapkan anggota tim Anda juga dipanggil untuk mengobrol dengan auditor.

Ingatlah bahwa semakin lama mereka menghabiskan waktu untuk mengerjakan tugas-tugas terkait audit, semakin sedikit waktu yang mereka miliki untuk pekerjaan proyek, sehingga Anda mungkin harus menjadwal ulang beberapa kegiatan dan bekerja lebih lambat selama periode audit.

Berapa Lama Audit Proyek Dibutuhkan

Tidak ada jangka waktu tetap untuk audit proyek. Pada proyek besar, Anda akan membutuhkan banyak waktu lebih lama. Pada proyek-proyek kecil, auditor dapat dilakukan dalam beberapa jam. Segera setelah Anda tahu bahwa proyek Anda akan diaudit, tanyakan kepada tim audit Anda berapa lama mereka mengantisipasi pekerjaan mereka.

Apa yang Dicari Audit

Jika audit dipanggil karena kekhawatiran tertentu, seperti kegagalan mencapai target kualitas, maka harapkan audit untuk menyelidiki area tersebut secara mendalam. Audit rutin akan melihat secara luas berbagai bidang manajemen proyek dan hasil yang sedang dikerjakan proyek. Ini akan mencakup waktu, biaya, dan kualitas proyek Anda, dan keterlibatan pemangku kepentingan.

Tujuan audit adalah untuk mengetahui apakah proyek akan memenuhi tujuannya atau tidak. Jika auditor merasa bahwa berdasarkan kinerja saat ini proyek tidak akan mencapai tujuan tersebut, ia akan mengajukan rekomendasi untuk tindakan.

Rekomendasi Tergantung pada Apa Yang Ditemukan

Rekomendasi dalam laporan auditor akan tergantung pada apa yang mereka temukan. Harapkan mereka menjadi positif dan diungkapkan dengan cara yang memungkinkan Anda untuk mengadopsinya dengan mudah. Mereka harus praktis.

Pada satu titik ekstrim, auditor dapat merekomendasikan agar proyek Anda ditutup, meskipun ini hanya akan terjadi jika mereka merasa bahwa tidak ada peluang bahwa proyek apa pun mulai saat ini akan memberikan nilai apa pun bagi organisasi.

Lihatlah audit proyek Anda sebagai pengalaman positif. Ini akan memberi Anda peringatan dini tentang tanda-tanda bahwa proyek Anda dalam kesulitan dan ini merupakan kesempatan untuk bekerja dengan profesional proyek yang berpengalaman. Menerapkan rekomendasi mereka akan membuat Anda, tim Anda, dan proyek Anda lebih sukses, dan itu hanya bisa menjadi hal yang baik.