Fungsi-fungsi Sumber Daya Manusia yang Biasa Dialihdayakan

Secara umum, sumber daya manusia (SDM) berhubungan dengan apa saja dan segala sesuatu yang ada hubungannya dengan orang-orang di perusahaan. Sayangnya, pola pikir ini dapat mengakibatkan departemen SDM mengelola banyak tugas yang menyita waktu dan energi dari kegiatan SDM yang memberikan nilai paling strategis bagi perusahaan.

Misalnya, fungsi SDM seperti pengembangan bakat sangat penting bagi perusahaan untuk mengidentifikasi dan mendidik pemimpin masa depannya. Namun, penggajian adalah tugas yang lebih digerakkan oleh proses yang dapat di-outsourcing-kan secara efektif, sehingga membebaskan waktu SDM untuk kebutuhan SDM kritis-misi perusahaan.

Ini adalah masalah mengidentifikasi tugas mana yang harus difokuskan oleh SDM untuk memajukan misi perusahaan secara efektif dan mendelegasikan sisanya kepada penyedia layanan di luar yang bertanggung jawab.

Outsourcing SDM telah dipercepat selama dekade terakhir dan akan terus berlanjut. Outsourcing memungkinkan perusahaan untuk melepas pekerjaan yang bukan bagian dari bisnis inti mereka dan juga menghemat uang, katanya. Sementara beberapa perusahaan mungkin mempercayakan kebutuhan SDM mereka ke perusahaan luar tunggal, itu lebih umum untuk membagi fungsi ke berbagai penyedia luar.

Jadi, bagaimana Anda memutuskan untuk melakukan outsourcing dan apa yang harus disimpan?

Langkah 1: Identifikasi Inisiatif SDM Utama

Pertama, penting bagi HR untuk melepaskan gagasan bahwa itu bisa menjadi segalanya bagi semua orang. Tetapkan peran strategis SDM di perusahaan Anda. Kembali ke dasar-dasar dan tuliskan beberapa tanggung jawab pekerjaan kuno yang baik untuk SDM.

Fokus pada bagaimana SDM menggerakkan misi keseluruhan perusahaan. Putuskan tugas-tugas SDM yang khusus untuk perusahaan Anda dan penting bagi budaya.

Langkah 2: Pertimbangkan Fungsi-Fungsi Yang Dapat Dialihdayakan

Setiap peran yang dikelola SDM saat ini yang berada di luar sweet spot yang telah Anda identifikasi harus dipertimbangkan untuk outsourcing. Ada perusahaan outsourcing yang baik yang dapat secara efisien menangani kegiatan seperti relokasi, staf sementara, pemeriksaan latar belakang, dan skrining obat. Walaupun proses ini sangat penting untuk operasi perusahaan, mereka tidak mendorong misi strategis organisasi.

Bahkan fungsi kritis seperti kepatuhan terhadap peraturan harus dipertimbangkan untuk outsourcing. Kepatuhan SDM membutuhkan perhatian terus-menerus untuk tetap mendapatkan informasi terbaru tentang peraturan dan keputusan hukum terbaru. Sebagian besar departemen SDM tidak memiliki keahlian seperti itu pada staf.

Outsourcing ke spesialis dapat memberikan asuransi tambahan terhadap hukuman keuangan dan publisitas buruk yang dihasilkan dari kesalahan kepatuhan seperti kegagalan untuk mengklasifikasikan kontraktor independen dengan benar, misalnya.

Langkah 3: Buat Tim Spesialis Internal dan Eksternal

Sebuah perusahaan yang memiliki spesialis luar untuk menambah talenta stafnya membangun tim profesional SDM yang kuat. Dalam era manajemen lean ini, sebagian besar departemen SDM tidak akan dapat memiliki pakar staf untuk mengelola setiap masalah SDM.

Langkah 4: Temukan Mitra atau Mitra Tepercaya

Khawatir bahwa Anda akan berkompromi dengan kualitas jika Anda mengalihdayakan fungsi SDM tertentu? Anda dapat mempertahankan kendali atas fungsi-fungsi SDM yang penting dan membantu SDM menjadi pemain yang lebih efisien dan efektif, tetapi Anda perlu menemukan mitra tepercaya. Kerjakan pekerjaan rumah Anda.

Bandingkan manfaat, biaya terkait, dan pendekatan dari berbagai perusahaan. Lakukan pemeriksaan latar belakang untuk memastikan reputasi perusahaan outsourcing solid. Pastikan Better Business Bureau mengakreditasi perusahaan, dan berbicara dengan perusahaan lain yang telah menggunakan perusahaan. Baca semua proposal dengan cermat. Pastikan Anda memahami nilai yang akan Anda terima dalam berbisnis dengan vendor tertentu.

Langkah 5: Jelajahi Solusi Plug-and-Play

Salah satu opsi pengalihdayaan yang berfungsi untuk beberapa perusahaan adalah mengontrak organisasi pembelian kelompok (GPO). GPO menyediakan akses ke kontrak yang memenuhi syarat dan dinegosiasikan sebelumnya dengan perusahaan staf, penyedia layanan terkelola, dan lainnya. Pengaturan ini dapat menjadi toko serba ada yang nyaman, efisien, dan hemat biaya untuk berbagai layanan outsourcing SDM.

Perusahaan menghindari waktu dan upaya yang diperlukan untuk bernegosiasi dan mengelola beberapa kontrak. GPO memeriksa pemasok terbaik, meningkatkan hubungan untuk mendapatkan kontrak kompetitif, dan membantu perusahaan mengamankan sumber daya yang dibutuhkan.

Mayoritas pasar GPO di Amerika Serikat difokuskan pada pengadaan layanan kesehatan. GPO utama dalam ruang ini melakukan pembelian lebih dari $ 200 miliar per tahun untuk rumah sakit dan klien industri terkait.

Tidak ada statistik yang dapat diandalkan tentang ukuran pasar GPO korporat, yang lebih baru, lebih kecil dan lebih terfragmentasi, dan secara umum lebih fokus pada pengadaan daripada outsourcing SDM. Menurut sebuah studi tahun 2011 oleh situs media pengadaan Spend Matters, 15-20 persen perusahaan Fortune 1000 sekarang menggunakan GPO, dan 85 persen perusahaan tersebut melaporkan penghematan 10 persen atau lebih.

Langkah 6: Pertimbangkan Outsourcing SDM yang Lengkap

Untuk perusahaan tertentu, mungkin masuk akal untuk mempertimbangkan organisasi pengusaha profesional (PEO). PEO mengambil alih semua fungsi SDM perusahaan dengan benar-benar merekrut karyawan perusahaan dan menjadi pemberi catatan mereka untuk keperluan pajak dan asuransi. Praktek ini dikenal sebagai kerja bersama atau kerja bersama.

Melalui PEO, karyawan usaha kecil mendapatkan akses ke tunjangan karyawan seperti rencana 401 (k); kesehatan, gigi, jiwa, dan asuransi lainnya; perawatan tergantung, dan manfaat lain yang biasanya diberikan oleh perusahaan besar. Menurut Asosiasi Nasional Organisasi Pemberi Kerja Profesional (NAPEO), sekitar 250.000 bisnis menggunakan PEO.

Alihkan Ini dan Bukan Itu

Tidak ada buku pedoman untuk outsourcing SDM. Apa fungsi tetap di rumah dan yang diserahkan kepada spesialis luar tergantung pada jenis perusahaan, prioritas strategisnya, dan peran SDM dalam mewujudkan prioritas tersebut.

Berikut adalah fungsi SDM yang paling sering di-outsourcing-kan:

• Perekrutan volume tinggi
• Staf sementara
• Pemeriksaan latar belakang dan skrining obat
• Relokasi
• Daftar gaji
• Administrasi tunjangan
• Pelatihan
• Membuat / memperbarui buku pegangan karyawan dan manual kebijakan
• Pengembangan / implementasi program kompensasi
• Menulis dan memperbarui rencana aksi afirmatif
• Memberikan pelatihan pelecehan seksual
• Kepatuhan kontraktor independen

Inisiatif SDM ini cenderung tetap di rumah:

• Hubungan karyawan
• Desain dan pengiriman kompensasi
• Pengembangan bakat
• Perencanaan strategi modal
• Perencanaan suksesi
• Strategi SDM
• Manajemen kinerja
• Pengembangan organisasi
• Merekrut
• Manajemen departemen SDM

Mengalihdayakan sebagian, atau bahkan semua, fungsi SDM adalah konsep yang terbukti dan dipraktikkan secara luas di antara perusahaan dari semua ukuran. Outsourcing memungkinkan perusahaan untuk fokus pada kegiatan SDM dengan nilai paling strategis sambil menghemat uang dan mendapatkan manfaat dari keahlian khusus perusahaan luar.