Tips untuk Menulis Surat Rekomendasi

Hampir setiap orang diminta menulis surat referensi pada suatu waktu selama kariernya. Baik itu untuk karyawan, teman, atau seseorang yang pernah bekerja dengan Anda, penting untuk bersiap menulis surat rekomendasi yang efektif. Sama pentingnya untuk siap mengatakan "tidak" jika Anda tidak nyaman merekomendasikan seseorang untuk bekerja. Baca di bawah untuk tips tentang cara menanggapi permintaan rekomendasi, dan bagaimana menulis surat rekomendasi yang kuat.

Ketika Anda Tidak Memiliki Sesuatu yang Positif untuk Dikatakan

Sebenarnya, demi kepentingan orang tersebut, Anda sebaiknya menolak menulis surat referensi dengan sopan jika Anda tidak bisa memberikan lebih dari sekadar dukungan yang plin-plan.

Referensi yang kurang positif dapat menyebabkan kerugian sebanyak referensi negatif. Pengusaha biasanya pandai membaca yang tersirat dan akan mengerti apa yang tidak Anda katakan.

Jika Anda menolak, orang tersebut dapat beralih ke referensi lain yang mungkin dapat memberikan rekomendasi yang bersinar. Jalan keluar yang sederhana adalah dengan mengatakan bahwa Anda tidak cukup terbiasa dengan pekerjaan atau latar belakang mereka untuk memberikan referensi. Dengan begitu Anda dapat meminimalkan potensi perasaan terluka. Berikut cara menolak permintaan untuk referensi.

Minta Informasi

Jika Anda senang ditanya, tetapi tidak yakin harus berkata apa, minta salinan resume dan daftar pencapaiannya. Ini akan memberi Anda panduan untuk digunakan saat menulis surat.

Jika Anda menulis surat rekomendasi untuk siswa yang melamar pekerjaan atau magang, Anda mungkin juga meminta daftar kursus terkait mereka.

Mintalah informasi untuk apa rekomendasi itu. Jika itu untuk pekerjaan tertentu, minta daftar pekerjaan. Jika itu untuk sekolah, tanyakan tentang jenis program yang mereka lamar. Ini akan membantu Anda memfokuskan surat Anda pada keterampilan dan kualitas yang terkait dengan posisi atau sekolah.

Pastikan juga untuk menanyakan kepada siapa Anda harus mengirim surat itu, dan bagaimana cara mengirimnya. Beberapa surat harus dikirim dalam bentuk cetak, dan yang lain dikirim melalui email, jadi penting untuk mengikuti petunjuk dengan seksama.

Mulai Dengan Dasar-Dasar

Mulailah dengan menyatakan berapa lama Anda sudah mengenal orang tersebut. Berikan secara singkat perincian tentang bagaimana Anda mengenal orang tersebut (misalnya, jika orang tersebut bekerja untuk Anda, jika Anda tetangga jika orang tersebut adalah siswa Anda, dll.). Juga, sertakan tanggal yang relevan - jika dia seorang karyawan, sertakan tanggal kerja. Jika dia seorang pelajar, nyatakan kapan.

Sertakan Detail

Lanjutkan dengan menjelaskan keterampilan dan kinerja orang tersebut, dan apa yang menjadikan mereka kandidat ideal untuk calon majikan baru. Sertakan dua atau tiga atribut yang luar biasa, dan cobalah untuk memberikan contoh waktu orang tersebut menampilkan atribut-atribut ini.

Cobalah untuk memilih atribut yang terhubung ke posisi dia melamar. Jika mungkin, lihat daftar pekerjaan sebelumnya, atau tanyakan orang itu jenis pekerjaan apa yang dia lamar. Lihatlah deskripsi pekerjaan (atau cari daftar pekerjaan untuk jenis pekerjaan yang dilamar orang tersebut). Cari kualitas yang termasuk dalam deskripsi pekerjaan yang mengingatkan Anda tentang orang yang Anda tulis rekomendasi. Akhiri dengan meringkas mengapa Anda merekomendasikan orang ini untuk pekerjaan.

Tawarkan untuk Menindaklanjuti

Di akhir surat, Anda mungkin juga ingin memberikan nomor telepon atau alamat email. Dengan cara ini, pengusaha dapat menindaklanjuti jika mereka memiliki pertanyaan atau ingin informasi lebih lanjut.

Berikut daftar informasi yang harus dimasukkan dalam surat rekomendasi, dan surat templat rekomendasi untuk digunakan untuk memulai surat Anda sendiri.

Menjadi Profesional

Pastikan untuk benar-benar membaca dan mengoreksi surat Anda sebelum mengirimnya, mencari kesalahan tata bahasa atau ejaan. Pertimbangkan meminta teman atau anggota keluarga untuk mengedit surat Anda untuk Anda. Tulis surat Anda dalam format surat bisnis yang tepat.Pilih font yang jelas dan mudah dibaca seperti Times New Roman atau Arial.

Ikuti Instruksi

Kirim surat Anda persis seperti yang diminta orang itu. Jika mereka tidak memberi tahu Anda cara mengirim surat (atau kepada siapa mengirim surat itu), tanyakan. Jika Anda mengirim referensi email, daftarkan informasi kontak Anda setelah tanda tangan yang diketik daripada di bagian atas pgae.

Tinjau Contoh

Namamu

Judul Anda (untuk referensi profesional)

Alamat Anda

Kota Anda, Negara Bagian

Kode Pos

Nomor telepon Anda

Email mu

Tanggal

Nama Kontak

Judul

Perusahaan

Nama

Alamat

Kota (*): Negara (*): Kode pos

Bapak / Ibu yang terhormat. Nama keluarga:

Janice DeAngeles telah menjadi salah satu siswa paling berprestasi di departemen biologi di Huntington College. Dia mendapatkan semua nilai A di kursus saya. Selama tahun seniornya, dia bekerja untuk saya sebagai asisten di laboratorium biologi tingkat pertama saya. Janice dewasa, bijaksana, dan pandai berbicara.

Saya paling terkesan dengan bagaimana Janice menangani situasi yang muncul di sesi akhir. Siswa sering mengalami kesulitan memperhatikan dan tetap fokus, tetapi dia selalu menemukan cara untuk terlibat dengan mereka dan membuat mereka tertarik dengan tugas yang ada.

Janice akan unggul dalam karier apa pun yang dipilihnya, dan merupakan suatu kehormatan untuk merekomendasikannya untuk posisi magang. Jika Anda memiliki pertanyaan atau ingin tahu lebih banyak, jangan ragu untuk menghubungi saya. Nomor ponsel saya adalah 555-555-5555, dan email saya adalah [email protected].

Hormat kami, Tulisan Tangan (untuk surat cetak)

Diketik tanda tangan