Cara Memberikan Umpan Balik untuk Membantu Karyawan Meningkatkan Keterampilan Mereka

Manajer secara konstan diberitahu bahwa mereka perlu memberikan pujian kepada karyawan mereka dan bahwa mereka perlu memberi mereka umpan balik. Hal-hal itu tampak seperti hal yang sama."Pekerjaan hebat!" Setelah presentasi, proyek, atau penjualan berjalan adalah pujian dan umpan balik. Atau benarkah itu?

Berbicara dengan Rajeev Behera, CEO platform manajemen kinerja Reflektive, dia berkata, “Puji, menurut definisi, menyatakan persetujuan atau kekaguman atas sesuatu atau seseorang. Umpan balik, di sisi lain, adalah informasi tentang kinerja seseorang dari suatu tugas yang digunakan sebagai dasar untuk perbaikan. Dengan kata lain, baik umpan balik dan pujian bisa positif, tetapi umpan balik selalu dirancang untuk meningkatkan kinerja."

Jadi, apa artinya ini bagi seorang manajer? Bagaimana Anda bisa memastikan bahwa Anda tidak hanya memberikan pujian, tetapi juga memberikan umpan balik positif atau konstruktif? Berikut ini beberapa saran.

Tanyakan Karyawan Anda Tentang Tujuan Mereka

Anda pasti tahu tentang sasaran kinerja karyawan Anda - target penjualan apa yang seharusnya mereka capai, berapa banyak file yang seharusnya mereka proses setiap hari, atau apa pun yang sedang dikerjakan karyawan Anda. Tapi, pastikan Anda bertanya kepada mereka apa tujuan karir pribadi mereka juga.

Ini akan membantu Anda untuk memfokuskan umpan balik Anda. Behera merekomendasikan untuk mengambil sasaran-sasaran ini dan membaginya menjadi tugas dan keterampilan yang dapat dicapai sehingga mereka tidak tetap kabur. Misalnya, jika tujuan karyawan Anda adalah untuk "memberikan presentasi yang lebih baik" Anda akan ingin membagi hanya keterampilan apa yang dibutuhkan.

Memecah keterampilan yang dibutuhkan menghasilkan ini.

• Berbicara dengan percaya diri dan jelas.
• Membuat slide PowerPoint yang menyampaikan data lebih baik daripada kata-kata.
• Menanggapi pertanyaan dari peserta rapat.
• Menjaga agar rapat tetap fokus dengan mengarahkan orang kembali ke topik utama.

Kemudian, ketika Anda ingin memuji seorang karyawan atas presentasi mereka yang hebat, kembalilah ke sasaran-sasaran ini. Jadi, misalnya, alih-alih mengatakan, "Kerja bagus!" Katakan, "Anda yakin dengan data itu. Anda tahu persis apa yang Anda bicarakan dan semua orang di pertemuan itu dapat memberi tahu Anda bahwa Anda juga sudah siap. "Atau," Slide Anda sudah selesai. Grafik menggambarkan data dengan cara yang mudah dimengerti."

Perhatikan bahwa Anda tidak hanya spesifik, tetapi Anda juga fokus pada area yang perlu ditingkatkan karyawan Anda.

Lakukan Pertemuan Satu-lawan-Satu Secara Reguler

Jika Anda ingin memberikan umpan balik positif kepada karyawan Anda, Anda perlu waktu untuk melakukannya. Ini, tentu saja, tidak berarti bahwa Anda tidak bisa begitu saja menangkap seorang karyawan di lorong dan berkata, “Anda menangani pelanggan itu dengan sangat baik dengan seberapa penuh perhatian Anda terhadap pertanyaan-pertanyaan yang mungkin tidak dia sadari bahwa dia perlu bertanya. ”

Behera merekomendasikan pertemuan mingguan dengan setiap karyawan. Pertemuan satu lawan satu mingguan praktis untuk beberapa kelompok dan tidak praktis untuk yang lain. Tapi, terlepas dari jadwal yang Anda pilih, Anda harus sering bertemu dengan karyawan tersebut sehingga karyawan mendapat manfaat.

Jika Anda menyimpan semua informasi hingga penilaian akhir tahun, itu tidak akan berarti banyak bagi karyawan saat itu dan itu tidak akan membantu karyawan sebanyak umpan balik yang lebih sering. Jika Anda duduk di bulan Desember dan berkata, “Desain ulang laporan yang Anda masukkan pada bulan Mei benar-benar hebat. Mudah dibaca sekarang. ”Bagus dan memuji. Tetapi, Anda seharusnya mengatakan itu delapan bulan lalu - ketika itu akan berdampak langsung pada perilaku karyawan di masa depan.

Umpan balik awal membuat karyawan tahu bahwa dia berada di jalan yang benar dan bahwa dia harus menerapkan strategi yang sama di bidang lain. Dan terus terang, Anda akan lupa (dan begitu juga karyawan) banyak tindakan yang pantas disebut jika Anda hanya memberikan umpan balik sekali atau dua kali setahun.

Bagaimana dengan Sandwich Umpan Balik?

Siapa pun yang bekerja di manajemen atau Sumber Daya Manusia telah mendengar bahwa Anda harus memasukkan umpan balik yang buruk di antara dua lapisan umpan balik yang baik. Jadi, misalnya, Anda berkata, “Jane, Anda melakukan pekerjaan yang hebat dalam presentasi itu. Namun, Anda terlambat tiga dari lima hari minggu lalu, dan saya, eh, sangat menyukai tanda tangan email Anda."

Jelas, itu umpan balik yang busuk, dan itu hanya dilakukan karena manajer merasa perlu untuk menjepit umpan balik yang buruk dengan yang baik. Ini tidak pernah berhasil karena, begitu karyawan mendengar umpan balik negatif, dia merindukan hal lain yang mungkin harus Anda katakan.

Anda tidak perlu khawatir tentang sandwich umpan balik; itu bukan umpan balik yang efektif. Berikan umpan balik yang baik ketika karyawan mendapatkannya, dan berikan umpan balik negatif bila perlu. Anda perlu memberikan umpan balik negatif dengan cara yang sama. Sama seperti "pekerjaan hebat" tidak menyampaikan informasi bermanfaat, "pekerjaan buruk" juga tidak.

Cara Memberikan Umpan Balik Perkembangan

Jadi, cobalah memberikan umpan balik seperti ini, “Anda ingin terlihat lebih percaya diri melakukan presentasi Anda. Anda tidak bisa menjawab pertanyaan dari Jane dan Steve di pertemuan terakhir.

"Lain kali, cobalah mengantisipasi pertanyaan yang akan diajukan orang sehingga kamu siap dengan jawaban. Tidak setiap pertanyaan dapat diprediksi, jadi tidak apa-apa untuk mengatakan, 'Aku tidak tahu, tapi aku akan mencari tahu dan menindaklanjuti denganmu' ketika kamu tidak tahu jawabannya."

Atau, “Anda ingin bekerja untuk menciptakan presentasi yang lebih menarik. Slide Anda sebagian besar adalah poin-poin yang Anda baca. Lain kali, ingatlah bahwa Anda tidak ingin memposting semua yang akan Anda katakan. Cobalah menggunakan slide untuk memvisualisasikan data. Mari kita duduk bersama hari Selasa depan untuk membahas slide-slide Anda bersama. ”

Jika Anda memiliki komentar yang bagus untuk dibuat, tidak apa-apa untuk memberikan mereka bersama dengan umpan balik negatif, tetapi Anda tidak perlu memaksanya menjadi sandwich. Tantangan yang paling penting adalah memberikan umpan balik negatif dan positif secara konsisten. Jika karyawan Anda tahu bahwa umpan balik hari ini adalah negatif, tetapi besok akan positif, maka itu semua baik.

Mengapa Khawatir tentang Ini?

Mengelola bukan hanya tentang menekan angka, jadi manajemen senior senang. Ini bukan hanya tentang pujian dan terima kasih yang Anda tawarkan kepada karyawan ketika mereka melakukan pekerjaan dengan baik.

Manajemen juga tentang mengembangkan, memotivasi, dan melatih karyawan. Umpan balik yang digunakan dengan benar dapat melakukan itu, menjadikan departemen Anda tempat yang bagus untuk bekerja dan meningkatkan angka Anda secara keseluruhan. Setiap orang dapat memanfaatkan umpan balik spesifik.

---------------------------------------

Suzanne Lucas adalah jurnalis lepas yang berspesialisasi dalam Sumber Daya Manusia. Karya Suzanne telah ditampilkan pada publikasi catatan termasuk Forbes, CBS, Business Inside r dan Yahoo.