Cara Memberikan Umpan Balik kepada Karyawan yang Bertahan

Umpan balik adalah salah satu alat paling ampuh dalam perangkat manajer untuk memperkuat kinerja di tempat kerja.

• Umpan balik positif berfokus pada mengidentifikasi dan memperkuat perilaku yang mendorong kinerja tinggi.
• Umpan balik konstruktif - sering dirujuk sebagai umpan balik negatif - difokuskan untuk mengidentifikasi dan mempromosikan perubahan perilaku yang mengurangi kinerja tinggi.

Umpan balik yang efektif adalah spesifik untuk perilaku (baik negatif atau positif) dan disampaikan sedekat mungkin dengan kejadian. Sementara para profesional yang termotivasi menghargai umpan balik positif dan konstruktif, para manajer sering merasa tidak nyaman dalam menyampaikannya, terutama apa pun yang dianggap negatif. Dalam survei dan studi penelitian, manajer yang berjuang dengan memberikan umpan balik konstruktif khawatir bahwa mereka tidak akan disukai atau, mereka takut menciptakan insiden dengan memberikan kritik.

Dengan mengikuti dan mempraktikkan saran yang diuraikan, manajer dapat menghilangkan rasa takut untuk memberikan umpan balik negatif dan mengubah percakapan menjadi acara yang konstruktif.

10 Tips untuk Membantu Anda Memberikan Umpan Balik Negatif

1. Kendalikan emosi Anda. Anda tidak ingin mengkritik tindakan orang lain ketika Anda marah atau kesal. Jika emosi sedang panas, luangkan waktu untuk menenangkan diri. Sementara umpan balik yang efektif dan konstruktif disampaikan sedekat mungkin dengan kejadian yang diamati, jika situasinya memanas, tidak apa-apa untuk menjadwalkan pertemuan untuk hari berikutnya.
2. Jangan pernah memberikan umpan balik negatif di depan anggota tims. Temukan tempat pribadi. Lakukan rapat di kantor Anda atau jadwalkan ruang konferensi untuk diskusi tanggapan Anda.

1. Fokus pada perilaku yang diamati, bukan orangnya. Ingat, tujuan umpan balik konstruktif adalah untuk menghilangkan perilaku yang mengurangi kinerja tinggi. Jika individu tersebut merasa dirinya sedang diserang secara pribadi, mereka akan dengan cepat menjadi defensif, dan kesempatan untuk diskusi yang bermakna akan hilang.
2. Lebih spesifik. Umpan balik yang efektif adalah spesifik. Menyarankan, "John, kamu benar-benar melakukan kesalahan itu," mungkin benar, tetapi itu tidak memberi tahu John apa yang dia lakukan salah. Hal yang sama berlaku untuk memberi tahu Mary bahwa ia terlambat bekerja terlalu sering. Alih-alih, jelaskan perilaku yang sangat spesifik dan identifikasi implikasi bisnis dari perilaku tersebut. Sebagai contoh: "Mary, ketika kamu terlambat untuk shiftmu, itu mengharuskan kami untuk menahan seseorang dari shift sebelumnya. Ini mengharuskan kami untuk membayar lembur; itu membuat rekanmu tidak nyaman, dan itu mungkin mengurangi kualitas jika mereka tidak memahami pekerjaan spesifikmu. Lakukan kamu mengerti?"

1. Tepat waktu. Jika Anda pernah menerima daftar panjang komentar umpan balik negatif pada tinjauan kinerja tahunan, Anda memahami betapa berharganya input ini lama setelah fakta. Umpan balik dari semua jenis harus diberikan sesegera mungkin setelah acara.
2. Tetap tenang. Terlepas dari seberapa marah Anda, tidak pernah ada gunanya kehilangan kendali atas emosi Anda. Seperti yang dirujuk di atas, jika Anda perlu waktu untuk mengumpulkan emosi, tunda diskusi beberapa jam atau paling banyak sehari. Ingatkan diri Anda bahwa maksud umpan balik adalah untuk mendorong peningkatan dan mendekati diskusi dengan sikap positif ini.

1. Tegaskan kembali iman Anda kepada orang tersebut. Itu memperkuat langkah ketiga, tetapi di sini Anda memberi tahu mereka bahwa Anda masih memiliki keyakinan pada mereka sebagai pribadi dan dalam kemampuan mereka; itu hanya kinerja mereka yang Anda ingin mereka ubah. Katakan sesuatu seperti, "Anda adalah perwakilan layanan pelanggan yang baik, jadi saya yakin Anda melihat perlunya lebih sabar dengan pelanggan."
2. Berhenti bicara dan undang pihak lain untuk terlibat. Setelah Anda memberi tahu orang itu apa yang spesifik, tindakan terkini tidak pantas, dan mengapa, berhenti bicara. Beri orang lain kesempatan untuk menanggapi pernyataan Anda dan ajukan pertanyaan klarifikasi.

1. Tetapkan dan sepakati rencana aksi yang dapat diterima bersama. Setuju tentang kinerja masa depan yang sesuai untuk karyawan. Jika ada hal-hal spesifik yang perlu mulai dilakukan karyawan atau perlu berhenti dilakukan, pastikan hal itu diidentifikasi dengan jelas. Jika ada sesuatu yang perlu Anda lakukan, mungkin pelatihan tambahan untuk karyawan, setujui juga.
2. Tetapkan waktu untuk tindak lanjut.Menetapkan tanggal dan waktu yang jelas untuk meninjau tindakan dan peningkatan adalah bagian penting dari proses umpan balik. Ini menetapkan akuntabilitas dan meningkatkan kemungkinan peningkatan kinerja.

Dan ingat, setelah Anda menyampaikan umpan balik konstruktif dan menyepakati resolusi dan rencana tindak lanjut, lanjutkan dengan pekerjaan itu. Jangan memendam niat buruk terhadap karyawan karena mereka melakukan kesalahan. Jangan mengarahkan mereka karena takut mereka mungkin membuat kesalahan lain. Pantau kinerja mereka saat Anda melakukan semua karyawan, tetapi jangan terobsesi.