Memberikan Umpan Balik yang Membantu Meningkatkan Karyawan

Buat umpan balik Anda berdampak layak dengan cara dan pendekatan yang Anda gunakan untuk memberikan umpan balik kinerja. Umpan balik Anda dapat membuat perbedaan bagi orang-orang jika Anda dapat menghindari memprovokasi tanggapan defensif. Pedoman ini akan membantu Anda membantu karyawan mengembangkan kinerja mereka.

Begini Cara Terbaik Anda Memberikan Umpan Balik

• Umpan balik karyawan yang efektif bersifat spesifik, bukan umum. Misalnya, katakan, "Laporan yang Anda masukkan kemarin ditulis dengan baik, dapat dimengerti, dan membuat poin Anda tentang anggaran sangat efektif." Jangan katakan, "laporan yang bagus." Salah satu tujuan umpan balik yang efektif dan konstruktif adalah untuk memberi tahu individu perilaku tertentu yang ingin Anda lihat lebih banyak darinya. Umpan balik umum seperti tepukan di punggung membuat karyawan merasa senang sesaat tetapi tidak melakukan pekerjaan yang baik untuk memperkuat perilaku.

• Umpan balik yang bermanfaat selalu berfokus pada perilaku tertentu, bukan pada orang atau niat mereka. (Ketika Anda berpartisipasi dalam perbincangan yang saling bersaing selama rapat staf, sementara Mary berada di lantai, Anda mengalihkan perhatian orang lain yang hadir. Akibatnya, poin Mary terlewatkan sebagian.)
• Umpan balik terbaik diberikan dengan tulus dan jujur ​​untuk membantu. Percayalah, orang akan tahu jika mereka menerimanya karena alasan lain. Kebanyakan orang memiliki radar internal yang dapat dengan mudah mendeteksi ketidaktulusan. Ingatlah hal ini ketika Anda menawarkan umpan balik.

• Umpan balik yang berhasil menggambarkan tindakan atau perilaku yang dapat dilakukan seseorang. Jika Anda bisa, sediakan alat, pelatihan, waktu, atau dukungan apa pun yang perlu dilakukan oleh orang tersebut sebagaimana Anda membutuhkannya.
• Kapan pun memungkinkan, umpan balik yang diminta lebih kuat. Minta izin untuk memberikan umpan balik. Katakan, "Saya ingin memberi Anda umpan balik tentang presentasi, apakah tidak apa-apa dengan Anda?" Ini memberi si penerima kendali atas situasi yang diinginkan.
• Saat Anda berbagi informasi dan pengamatan khusus, Anda memberikan umpan balik yang mungkin digunakan karyawan. Itu tidak termasuk saran kecuali Anda memiliki izin atau saran diminta. Tanyakan kepada karyawan apa yang mungkin dia lakukan secara berbeda sebagai akibat dari mendengar umpan balik. Anda lebih cenderung membantu karyawan mengubah pendekatannya daripada jika Anda memberi tahu karyawan apa yang harus dilakukan atau bagaimana mengubahnya.

• Apakah umpan baliknya positif atau konstruktif, berikan informasi yang terkait erat dengan acara tersebut. Umpan balik yang efektif tepat waktu sehingga karyawan dapat dengan mudah menghubungkan umpan balik dengan tindakannya.
• Umpan balik yang efektif melibatkan apa atau bagaimana sesuatu dilakukan, bukan mengapa. Bertanya mengapa bertanya kepada orang-orang tentang motivasi mereka dan itu memicu pembelaan diri. Tanya, Apa yang terjadi? Bagaimana itu bisa terjadi? Bagaimana Anda bisa mencegah hasil itu di masa depan? Bagaimana saya bisa melakukan pekerjaan yang lebih baik dalam membantu Anda? Apa yang Anda butuhkan dari saya di masa depan?

• Periksa untuk memastikan orang lain memahami apa yang Anda komunikasikan dengan menggunakan umpan balik, seperti mengajukan pertanyaan atau mengamati perilaku yang berubah. Tetapkan waktu untuk kembali bersama untuk membahas apakah umpan balik mengubah kinerja dan apakah tindakan tambahan diperlukan.
• Umpan balik yang berhasil adalah sekonsisten mungkin. Jika tindakannya bagus hari ini, mereka bagus besok. Jika pelanggaran kebijakan pantas dilakukan tindakan disipliner, itu harus selalu pantas dilakukan tindakan disipliner.

Kiat untuk Memberikan Umpan Balik Paling Efektif

1. Umpan balik dikomunikasikan kepada seseorang atau tim orang mengenai efek perilaku mereka terhadap orang lain, organisasi, pelanggan, atau tim.
2. Umpan balik positif mencakup memberi tahu seseorang tentang kinerja yang baik. Buat umpan balik ini tepat waktu, spesifik, dan sering.
3. Umpan balik konstruktif memberi peringatan kepada seseorang tentang area di mana kinerjanya dapat meningkat. Umpan balik yang membangun bukanlah kritik. Ini deskriptif dan harus selalu diarahkan pada tindakan, bukan orangnya.
4. Tujuan utama umpan balik konstruktif adalah untuk membantu orang memahami di mana mereka berada dalam kaitannya dengan perilaku kerja yang diharapkan dan / atau produktif.

1. Pengakuan untuk kinerja yang efektif adalah motivator yang kuat. Kebanyakan orang ingin mendapatkan lebih banyak pengakuan, jadi pengakuan mendorong lebih banyak tindakan yang dihargai.