10 Teknik Manajemen Waktu Abadi

Setiap orang memiliki 24 jam yang sama dalam sehari, tetapi beberapa orang tampaknya jauh lebih produktif dengan waktu itu daripada yang lain. Jika Anda tidak merasa produktif, solusi yang biasa muncul di benak Anda adalah Anda perlu mengatur waktu Anda dengan lebih baik. Anda tidak dapat benar-benar "mengatur" waktu, karena ada 24 jam dalam sehari, 60 menit dalam satu jam, 60 detik dalam satu menit, dan itu tidak pernah berubah.

Anda dapat, bagaimanapun, mengontrol di mana dan bagaimana Anda menghabiskan waktu Anda dan mengambil tindakan untuk mengurangi atau menghilangkan pemborosan waktu. Sebenarnya, mengatur waktu adalah soal mengatur diri sendiri.

Berikut adalah sepuluh cara abadi untuk mengendalikan jadwal Anda setiap hari untuk memaksimalkan waktu yang Anda miliki.

1) Menetapkan tujuan yang diprioritaskan

Tanpa tujuan, Anda mungkin menemukan bahwa Anda cenderung mengejar apa pun yang tampaknya paling mendesak atau sedang menatap wajah Anda. Sulit untuk tidak terganggu oleh benda mengkilap. Untuk mencegah hal ini, cari tahu prioritas Anda yang sebenarnya dalam hidup Anda, dan bergeraklah ke arah itu dengan menetapkan tujuan tahunan, bulanan, mingguan, dan harian atau hasil yang diinginkan. Beri peringkat masing-masing menggunakan sistem berikut:

• Pentingnya: (A = tinggi, B = sedang, C = rendah)
• Urgensi: (1 = tinggi, 2 = sedang, 3 = rendah)

Selalu kerjakan tujuan dan tugas (A1) yang paling mendesak dan penting, lalu lanjutkan ke bawah daftar Anda.

2) Ikuti aturan 80/20

"Aturan 80/20," juga dikenal sebagai Prinsip Pareto, mengatakan bahwa 80 persen hasil Anda berasal dari 20 persen tindakan Anda. Ini adalah cara untuk melihat penggunaan waktu Anda, memprioritaskan tugas yang Anda pilih terhadap sasaran terpenting Anda. Apakah Anda berfokus pada 20 persen kegiatan yang menghasilkan 80 persen dari hasil yang Anda inginkan?

3) Belajar Mengatakan Tidak

Ketika orang lain membuat permintaan dari Anda, tugas-tugas ini mungkin penting bagi mereka, tetapi bertentangan dengan tujuan Anda yang paling penting. Terutama ketika itu sesuatu yang ingin Anda lakukan, tetapi tidak punya waktu untuk itu, bisa sangat sulit untuk mengatakan tidak.

Meskipun senang menjadi pemain tim, penting juga untuk mengetahui kapan dan bagaimana bersikap tegas dan biarkan orang itu tahu Anda tidak bisa menangani permintaan mereka saat ini. Jika Anda setuju untuk melakukan tugas tersebut, negosiasikan tenggat waktu yang membantu mereka mencapai tujuan mereka tanpa mengorbankan tujuan Anda.

4) Atasi Penundaan dengan Menggunakan Sistem "4D"

• Hapus: Apa konsekuensi dari tidak melakukan tugas sama sekali? Pertimbangkan aturan 80/20; mungkin itu tidak perlu dilakukan sejak awal.
• Delegasikan: Jika tugas itu penting, tanyakan pada diri sendiri apakah itu benar-benar sesuatu yang Anda bertanggung jawab untuk dilakukan sejak awal. Bisakah tugas itu diberikan kepada orang lain? Lihat “10 Hal yang Seharusnya Tidak Didelegasikan oleh Seorang Manajer.”
• Lakukan sekarang: Menunda tugas penting yang perlu dilakukan hanya menciptakan perasaan cemas dan stres. Lakukan sedini mungkin.

• Menunda: Jika tugas itu salah satu yang tidak dapat diselesaikan dengan cepat dan bukan merupakan item prioritas tinggi, cukup tunda saja.

5) Makan Kodok

Dari buku Brian Tracey, Makan Kodok Itu, "Jika hal pertama yang Anda lakukan setiap pagi adalah makan kodok hidup, Anda dapat menjalani hari dengan puas mengetahui bahwa itu mungkin hal terburuk yang akan terjadi pada Anda sepanjang hari."

Katak Anda setiap hari adalah tugas yang akan memiliki dampak terbesar pada pencapaian tujuan Anda, dan tugas yang kemungkinan besar akan Anda tunda mulai.

6) Kurangi Jumlah Rapat

Rapat yang dijalankan dengan buruk adalah pemborosan waktu, dikalikan dengan jumlah orang dalam rapat. Lihat “Cara Memimpin Rapat Tim.”

7) Gelas Gelas: Batuan, Kerikil, Pasir, dan Air

Kategorikan tugas Anda dengan cara ini, lalu selesaikan "batu" terlebih dahulu. Jika Anda terus menangani hal-hal kecil (pasir, kerikil, dan air), dan bukan barang strategis yang penting, bebatuan, maka toples Anda akan dengan cepat terisi tanpa ruang untuk lebih banyak batu.

8) Menghilangkan Pembuang Waktu Elektronik

Setiap orang memiliki gangguan tertentu yang mengganggu mereka dan mengambil waktu mereka dari pekerjaan mereka. Apakah milik Anda Facebook? Kericau? Memeriksa email? Perpesanan berkelanjutan dengan teman dan keluarga? Berhenti memeriksanya sesering mungkin dengan menumpuk tugas-tugas semacam ini. Tetapkan waktu, lalu periksa dan atasi semuanya sekaligus. Beri diri Anda 30 menit dan kemudian kembali mengerjakan tugas. Batch mereka dan istirahat satu atau dua kali setiap hari untuk merespons.

9) Terorganisir

Agar dapat mengelola waktu Anda secara efektif dan menjadi produktif setiap hari, Anda harus menciptakan lingkungan yang tepat. Menghilangkan kekacauan yang tidak berguna, mengatur sistem pengarsipan yang efektif, memiliki tempat terdekat untuk semua item pekerjaan yang sering Anda butuhkan, dan menggunakan alat manajemen alur kerja untuk membantu Anda menciptakan lingkungan yang produktif.

10) Jaga Kesehatan Anda

Tidur malam yang nyenyak, makan sehat, dan berolahraga akan memberi Anda energi, fokus, dan stamina yang dibutuhkan untuk memaksimalkan hari Anda. Tampaknya pekerjaan itu lebih penting dan Anda selalu bisa tidur, makan, dan berolahraga nanti. Namun, jika Anda kehilangan kesehatan, Anda tidak bisa bekerja, atau melakukan banyak hal lain, jadi jangan berhemat mengurus diri sendiri.