5 Rekomendasi untuk Survei Kepuasan Karyawan

Survei kepuasan karyawan dan kelompok fokus yang difasilitasi membantu pemberi kerja mengidentifikasi bidang-bidang kepuasan dan ketidakpuasan karyawan. Untuk hasil yang akurat dan dapat diandalkan, survei kepuasan karyawan atau pertanyaan kelompok fokus harus:

• dikembangkan oleh para profesional yang mengerti bagaimana menyatukan pertanyaan yang memperoleh informasi yang tidak bias;
• dikelola dengan tepat dengan perhatian dan pertimbangan untuk budaya dan komunikasi organisasi; dan
• dianalisis oleh orang-orang yang memahami penelitian survei dan dapat memberikan analisis yang efektif.

Lebih lanjut, untuk kepentingan membangun hubungan kejujuran, integritas, dan kepercayaan, di antara karyawan organisasi, hasilnya harus dikomunikasikan secara efektif dan ditindaklanjuti oleh organisasi. Akhirnya, manajer organisasi perlu melacak kemajuan dan mengkomunikasikan keberhasilan dan kegagalan implementasi.

Artikel ini tidak berusaha memberikan panduan komprehensif untuk melakukan survei kepuasan karyawan dan memimpin grup fokus karyawan. Itu menunjukkan dengan tepat lima praktik yang harus dianut ketika melakukan survei karyawan dan kelompok fokus.

Sementara Respons Karyawan bersifat Rahasia, Data yang Dikumpulkan Akan Digunakan untuk Meningkatkan Tempat Kerja

Saya memiliki emosi yang campur aduk tentang survei rahasia atau rahasia. Di satu sisi, saya ingin karyawan nyaman merespons dengan jujur. Di sisi lain, alasan pengusaha melakukan kepuasan karyawan, atau survei kepuasan pelanggan adalah untuk mengirim telegram keterbukaan mereka terhadap input karyawan. Yang kedua adalah memahami apa yang ada dalam pikiran karyawan mereka dengan tulus.

Walaupun saya menyadari bahwa beberapa pengusaha memiliki motivasi yang berbeda, perusahaan yang berorientasi pada karyawan, tidak mungkin menggunakan informasi yang dikumpulkan secara negatif. Jika Anda memulai dengan proses terbuka, karyawan akan mengetahui bahwa atasan mereka dapat dipercaya untuk menggunakan informasi tersebut demi kepentingan terbaik mereka.

Sebagai konsultan eksternal, saya selalu menjelaskan kepada karyawan bahwa tujuan saya berbicara dengan mereka adalah untuk berbagi informasi demi kebaikan bersama. Akibatnya, janji saya tentang kerahasiaan adalah bahwa saya akan menggunakan informasi tersebut untuk membantu perusahaan untuk membuat kemajuan positif.

Pertanyaan-pertanyaan Yang Ditanyakan Sangat Penting

Tidak ada yang mengenal budaya perusahaan Anda seperti orang-orang yang bekerja di perusahaan setiap hari. Sekelompok kecil karyawan harus menentukan topik pertanyaan yang akan diajukan. Pertanyaan-pertanyaan ini akan berhubungan dengan perasaan suka, tidak suka, dan tantangan yang mungkin dialami karyawan Anda di organisasi Anda.

Setelah Anda menentukan topik pertanyaan yang akan diajukan, kembangkan pertanyaan. Pertanyaan Anda harus dievaluasi untuk memastikan mereka tidak mengarah ke respons yang diinginkan, tidak jelas, atau terbuka untuk interpretasi, tergantung pada karyawan yang membaca pertanyaan itu.

Pertanyaan atau pernyataan utama adalah masalah ketika individu yang tidak memenuhi syarat mengembangkan pertanyaan survei. Contoh pernyataan terkemuka yang juga akan menerima jawaban bias adalah: Pintu manajer saya selalu terbuka untuk saya. Contoh pernyataan yang tidak jelas adalah: Pengembangan karir dan kepuasan kerja saya ditingkatkan oleh proses perencanaan pengembangan kinerja (PDP).

Beberapa perusahaan survei profesional telah mengembangkan basis data pertanyaan yang telah ditentukan efektif melalui survei kepuasan karyawan atau pelanggan selama bertahun-tahun di berbagai organisasi. Anda dapat memanfaatkan layanan ini bahkan jika Anda tidak ingin mempekerjakan perusahaan eksternal untuk mengelola survei Anda atau memimpin grup fokus Anda.

Tahan Kelompok Fokus Karyawan atau Proses Survei di Tempat Kerja Anda

Jika Anda membawa grup karyawan ke luar lokasi untuk berpartisipasi dalam survei dan grup fokus, Anda mengirim pesan yang jelas bahwa tidak "aman" untuk berbicara tentang kepuasan karyawan di perusahaan. Justru kebalikan dari pesan yang benar-benar ingin Anda kirim. Pesanmu? Aman untuk membagikan apa yang Anda pikirkan. Perusahaan peduli dengan apa yang Anda pikirkan, dan majikan menyediakan ruang dan privasi yang diperlukan untuk partisipasi Anda.

Jangan Pernah Kehilangan Kontrol Data Anda

Meskipun Anda tidak ingin tahu bahwa Mary melakukan pengamatan itu, Anda ingin tahu bahwa tiga lawan tiga puluh karyawan melakukan pengamatan. Jika Anda bekerja dengan konsultan untuk mengelola survei kepuasan karyawan atau menjalankan grup fokus karyawan, pastikan Anda akan memiliki akses ke data.

Akses ke data dan analisis ini akan memungkinkan Anda menilai sejauh mana berbagai pendapat menembus tenaga kerja Anda. Data akan memungkinkan Anda untuk membuat penilaian Anda sendiri tentang kepuasan karyawan. Khususnya analisis korelasi dan bagan serta grafik data lainnya penting untuk Anda akses.

Saya pernah diminta untuk menganalisis data dari survei keanekaragaman karyawan yang secara dangkal muncul untuk menunjukkan bahwa departemen Sumber Daya Manusia yang disurvei memiliki masalah apresiasi keragaman yang serius. Dengan analisis statistik, bukan spesialisasi saya, saya menyewa ahli statistik untuk menganalisis data secara profesional untuk saya, dan kami menemukan yang sebaliknya. Tidak ada bukti statistik dari kurangnya apresiasi keragaman yang ada pada analisis data. Jadi, pertahankan akses ke data dan analisis.

Jangan Pernah Membiarkan Karyawan Memilih Diri untuk Berpartisipasi dalam Survei dan Grup Fokus

Karyawan tidak boleh memilih sendiri untuk berpartisipasi dalam kelompok fokus atau survei karyawan. Saat Anda mengizinkan pemilihan sendiri, umumnya Anda akan menemukan bahwa karyawan yang kurang puas atau sangat puas mendaftar ke grup. Atau, karyawan Anda yang lebih komunikatif lebih nyaman mengekspresikan pendapat mereka dalam kelompok. Staf Anda yang kurang komunikatif dijamin tidak terwakili.

Dalam tanya jawab baru-baru ini tentang proses kelompok fokus karyawan, beberapa temuan yang lebih negatif dinyatakan dengan kata-kata yang tepat yang digunakan karyawan yang tidak puas untuk mengungkapkan sentimen yang tepat kepada saya minggu sebelumnya. Berapa banyak karyawan yang merasakan hal itu?

Kami tidak akan pernah tahu pasti. Akses ke data yang dihasilkan dan proses seleksi untuk berpartisipasi dalam kelompok fokus dikendalikan oleh konsultan eksternal.

Untuk hasil yang valid dan dapat diandalkan, baik setiap karyawan harus dimasukkan dalam proses survei, atau metode seleksi acak harus digunakan untuk memutuskan siapa yang akan dimasukkan. Untuk memastikan partisipasi luas, mungkin menawarkan insentif, baik di seluruh perusahaan atau untuk individu.

Kesimpulan Tentang Survei Kepuasan Karyawan

Anda dapat menggunakan kertas dan instrumen pensil sederhana, survei online, atau proses yang jauh lebih canggih untuk menilai kepuasan karyawan Anda. Saya telah menggunakan semuanya, mulai dari analisis data oleh departemen TI internal dari survei online yang diproduksi secara internal hingga perusahaan konsultan survei luar dengan pertanyaan-pertanyaan yang telah dicoba dan benar.

Beberapa dasar untuk survei kepuasan karyawan dan kelompok fokus yang berhasil dan dapat dipercaya ada di setiap contoh. Saya telah meninjau lima faktor penting di sini. Abaikan mereka, dan Anda mungkin mendapatkan pemahaman yang salah tentang kepuasan karyawan Anda.

Hasil Anda mungkin condong positif atau negatif berdasarkan keterampilan fasilitator Anda atau produsen survei dan karyawan yang memutuskan untuk berpartisipasi. Yang terburuk, Anda mungkin telah mengirim pesan yang salah kepada karyawan Anda tentang keamanan dan nilai komunikasi di perusahaan Anda. Lakukan ini atas risiko Anda.