Buat Rencana Harian untuk Bekerja Lebih Efisien

Langkah pertama dan paling penting untuk mengambil menuju bekerja lebih efisien adalah memiliki rencana harian di tempat. Adalah penting bahwa rencana Anda ditulis di suatu tempat: Pada kalender, catatan, atau disimpan di komputer Anda. Jangan hanya memeriksa daftar mental setiap hari.

Memiliki rencana tertulis adalah suatu keharusan untuk menjaga pikiran yang mengganggu keluar dari kepala Anda dan untuk membantu mencegah bencana karena Anda melupakan sesuatu yang penting. Kebanyakan orang akan menemukan bahwa mereka perlu membelok dari rencana harian dari waktu ke waktu, tetapi memiliki satu akan membantu Anda mengatur waktu Anda lebih baik, mempersiapkan proyek-proyek tertentu terlebih dahulu, dan sebuah rencana akan memberi Anda gambaran mental yang lebih jelas tentang semua hal kamu harus melakukan.

Menyingkirkan Gangguan Harian Dengan Rencana

Jika Anda tiba di tempat kerja setiap hari dan langsung kewalahan dengan daftar "yang harus dikerjakan" dan meja yang berantakan, paling baik, Anda akan berlari ke hari Anda seperti kuda pacuan (dan cepat terbakar setelah berlari, seperti kuda kuda) fokus pada apa pun yang tampaknya paling mendesak pada waktu tertentu. Kasus terburuk adalah Anda akan duduk di sebuah funk tidak tahu harus mulai dari mana. Apa pun itu, cukup "memadamkan api" setiap hari adalah cara yang paling tidak efisien untuk menyerang beban kerja Anda dan cara terbaik untuk melelahkan diri Anda sementara hanya semakin jauh di belakang.

Tanpa rencana, gangguan hari-hari akan dengan cepat mengambil alih: telepon berdering, Anda mulai menjawab email, rekan kerja memulai obrolan, dan sebelum Anda menyadarinya, waktu makan siang telah tiba dan Anda memiliki sedikit pencapaian. Rencana harian Anda mungkin mencakup satu jam setiap pagi untuk diselesaikan dengan membalas telepon, memeriksa email sebelum Anda memulai tugas-tugas lain, tetapi itu akan lebih dari sekadar berfungsi sebagai pedoman tentang apa yang harus dilakukan dengan waktu Anda. Misalnya, jika Anda sengaja menyisihkan satu jam untuk melakukan sesuatu dan Anda melampaui batas waktu itu, Anda akan tahu bahwa Anda perlu menyesuaikan rencana Anda untuk hari berikutnya.

Dengan memetakan hari Anda dalam segmen atau tugas, Anda dapat lebih mudah mengidentifikasi area masalah dan waktu efisiensi puncak Anda (mis., Anda mungkin kurang efisien setelah makan siang jika Anda menderita kemerosotan sore atau Anda mungkin menjadi starter lambat di pagi hari).

Hindari Mengambil Lebih Dari yang Bisa Anda Tangani

Seorang optimis adalah seseorang yang dapat melihat hal positif dalam situasi tertentu yang umumnya akan berfokus pada keyakinan bahwa "semua hal adalah mungkin." Tidak ada yang salah dengan menjadi seorang optimis kecuali jika itu membuat Anda meremehkan kemampuan Anda, waktu yang dibutuhkan untuk mencapai sesuatu, dan menghasilkan pengambilan yang lebih dari yang dapat Anda tangani.

Seorang realis dapat menjadi seorang optimis, tetapi seorang realis juga melihat logistik yang mungkin terlibat dalam menghadapi suatu situasi dan akan memperhitungkan faktor-faktor penghambat dan hambatan potensial.

Jika Anda tidak memiliki rencana permainan yang sesuai untuk hari itu, Anda mungkin akan kesulitan mengatakan tidak untuk membantu orang lain atau mengambil proyek tambahan karena Anda memiliki sikap "dapat melakukan" positif yang mengesampingkan kenyataan atau akal sehat. Sangat mudah untuk meremehkan berapa lama hal-hal yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas-tugas Anda, apalagi pekerjaan orang lain jika Anda berpikir Anda wanita super dan pandangan cerahlah yang diperlukan untuk menyelesaikan sesuatu.

Mengetahui apa yang ada di piring Anda untuk hari itu, dan telah menentukan anggaran untuk waktu Anda sendiri untuk tugas-tugas tertentu dapat membantu Anda memenuhi tenggat waktu, menyelesaikan lebih banyak setiap hari, dan lebih realistis untuk mengambil pekerjaan tambahan.

Membuat Rencana Serangan Anda

Sebelum Anda berangkat kerja, tentukan sebelumnya apa yang akan Anda fokuskan ketika Anda sampai di sana. Lebih baik lagi, rencanakan hari Anda malam sebelumnya dan siapkan meja Anda untuk tugas-tugas yang ingin Anda selesaikan di pagi hari. Misalnya, buat file atau bahan bacaan terorganisir untuk pagi hari sehingga Anda dapat langsung masuk, atau memasukkan item yang perlu Anda ketik atau panggilan telepon untuk kembali sesuai urutan yang Anda butuhkan untuk menyelesaikannya.

Memiliki rencana dapat membantu Anda menciptakan rutinitas yang dapat diprediksi yang, pada gilirannya, akan membuat Anda lebih siap menghadapi hari-hari kacau ketika bos Anda atau klien pemeliharaan tinggi menuntut lebih banyak waktu Anda.