Menyederhanakan dan Mempercepat Penyampaian Layanan SDM

Pemimpin Sumber Daya Manusia adalah sumber dukungan dan kenyamanan yang signifikan bagi karyawan baik dalam kehidupan pribadi dan profesional mereka. SDM adalah bisnis jasa, dan layanan itu termasuk membantu karyawan memajukan karier mereka dan menyelesaikan masalah antara karyawan dan penyelia mereka.

SDM juga mendukung mereka melalui beberapa peristiwa paling penting dan penting dalam hidup mereka, termasuk pernikahan, persalinan, dan memerangi penyakit yang serius.

Tetapi terlalu sering, layanan administrasi rutin, seperti menjawab pertanyaan yang sama berulang-ulang atau menyelesaikan transaksi sederhana, menghabiskan sebagian besar waktu SDM.

Mengurangi Beban Administrasi

Kunci untuk mengurangi beban kerja administratif itu adalah melatih karyawan untuk menjadi lebih mandiri dan mengotomatiskan lebih banyak tugas duniawi.Di situlah menerapkan pendekatan manajemen layanan dapat membantu. Manajemen layanan menyederhanakan pengiriman layanan administrasi rutin, membebaskan waktu untuk fokus pada kegiatan bernilai tinggi.

Organisasi SDM tipikal cenderung memiliki sistem untuk mengelola data karyawan dan kegiatan terkait pembayaran. Namun, mungkin tidak memiliki sistem otomatis untuk menangani permintaan karyawan dan memenuhi permintaan.

Pertimbangkan apa yang terjadi ketika seorang karyawan menerima panggilan untuk tugas juri: kemungkinan perusahaan masih bergantung pada dokumen fisik atau serangkaian email untuk menangani permintaan karyawan untuk waktu jauh dari pekerjaan.

Karena interaksi karyawan biasanya dilacak menggunakan email dan spreadsheet, permintaan karyawan sering kali terlewatkan atau diabaikan. Kesalahan kemudian terjadi, menciptakan frustrasi lebih lanjut dan pekerjaan tambahan untuk SDM.

Dengan email, tidak ada cara mudah untuk melihat apakah permintaan terhenti atau menunjukkan dengan tepat dan menghilangkan hambatan proses. Demikian pula, sulit untuk menganalisis dan merespons kebutuhan karyawan - misalnya, mengidentifikasi informasi yang sering diminta dan memastikan ini tersedia secara online.

Proses administrasi manual membuat karyawan frustrasi dan sangat menguras tim SDM. Satu survei baru-baru ini menemukan bahwa karyawan SDM menghabiskan rata-rata 12 jam seminggu menangani panggilan rutin karyawan dan email.

Pendekatan Manajemen Layanan untuk Memenuhi Kebutuhan Karyawan

Pendekatan manajemen layanan menghilangkan proses-proses yang membosankan dan memakan waktu. Itu tidak hanya menggantikan email - itu mengubah cara HR terlibat dengan karyawan.

Pikirkan manajemen layanan sebagai kombinasi sempurna antara asisten administrasi dan manajer proyek. Ini merespons langsung permintaan karyawan, mengembangkan kasus, mengotomatiskan proses manual yang berulang, dan bahkan mengelola aktivitas lintas-departemen yang kompleks seperti onboarding dan off-boarding karyawan.

Manajemen layanan tidak pernah melupakan atau membuat kesalahan, selalu menindaklanjuti dengan orang-orang sehingga hal-hal dilakukan, dan memberi tahu Anda jika ada masalah yang tidak bisa diselesaikan. Ini juga menunjukkan di mana karyawan Anda menghabiskan waktu mereka - sehingga Anda dapat mengoptimalkan penyebaran sumber daya dan memaksimalkan produktivitas.

Manajemen layanan tidak menggantikan sistem Manajemen Sumber Daya Manusia Anda saat ini - sistem itu terintegrasi dengannya dan melengkapinya, memberi Anda visibilitas dan kendali atas pekerjaan yang mungkin Anda lakukan sebagian besar melalui email hari ini.

Ini juga memberikan tingkat visibilitas yang sama kepada karyawan. Mereka dapat melihat status pertanyaan mereka, daripada merasa bahwa permintaan mereka menghilang ke dalam lubang hitam segera setelah mereka mengirimkannya.

Memberi karyawan kemampuan untuk mengawasi kemajuan permintaan mereka secara signifikan mengurangi jumlah email tindak lanjut, panggilan telepon, dan kunjungan langsung ke SDM yang frustrasi, yang selanjutnya memangkas beban kerja administratif HR.

Keuntungan dari Pendekatan Manajemen Layanan

Manajemen layanan dimulai dengan peluncuran portal SDM berbasis web di mana karyawan dapat menemukan informasi SDM dan meminta layanan SDM. Idealnya, karyawan dapat mengakses portal ini di PC kantor, komputer di rumah, laptop, dan ponsel cerdas dan tablet mereka.

Ini memungkinkan mereka mengendalikan kebutuhan dasar SDM mereka - seperti pendaftaran tunjangan atau pembaruan perubahan status. Karyawan cukup memilih layanan aktual yang mereka butuhkan dari katalog layanan atau mencari informasi di basis pengetahuan portal.

Ketika seorang karyawan mengajukan permintaan melalui portal, sistem manajemen layanan secara otomatis membuat kasing dan menggiringnya melalui proses pemenuhan yang lengkap. Ini termasuk menugaskan kasing ke ahli SDM yang tepat, secara otomatis merutekan kasing dari orang ke orang saat setiap langkah pemenuhan diselesaikan, dan mempertahankan riwayat kasus lengkap.

Anda juga dapat memperluas layanan ini ke departemen lain. Misalnya, sistem manajemen layanan dapat secara otomatis mengatur akun TI atau meminta ruang kantor untuk karyawan baru sebagai bagian dari proses orientasi.

Sistem manajemen layanan menggerakkan proses pengiriman layanan SDM ujung ke ujung dan mengetahui bagaimana proses ini bekerja. Misalnya, ia dapat secara otomatis memberi tahu Anda ketika suatu kasus macet sehingga Anda dapat mengambil tindakan.

Ini juga menghasilkan berbagai KPI dan metrik proses lainnya - seperti seberapa baik tim Anda menanggapi pertanyaan karyawan. Ia bahkan dapat menganalisis jenis-jenis kueri basis pengetahuan sehingga mudah untuk mengidentifikasi dan mengisi setiap celah konten.

Kesimpulan

Para profesional SDM memilih untuk mengejar karir di bidang SDM karena mereka ingin membantu orang, tidak menghabiskan hari-hari mereka mengajukan kertas, memperbarui spreadsheet, dan menanggapi email. Terlalu sering, permintaan biasa dan tumpukan dokumen mengganggu pekerjaan itu, yang membuat mereka frustrasi dan karyawan yang mereka coba bantu.

SDM adalah penyedia layanan dan dapat melihat contoh dari sesama penyedia layanan, departemen TI. TI telah memimpin dalam banyak upaya perusahaan untuk menerapkan disiplin manajemen layanan untuk mengotomatiskan pengajuan dan pemenuhan permintaan meja bantuan TI.

Mengotomatiskan tugas-tugas ini memungkinkan TI untuk fokus pada pekerjaan yang lebih strategis yang dapat membantu perusahaan memenuhi tujuan bisnisnya yang lebih luas, dan lebih menunjukkan nilai IT.

Pendekatan manajemen layanan adalah kunci SDM meningkatkan profilnya kepada para pemimpin bisnis dengan memberikan layanan berkualitas tinggi dan meningkatkan kepuasan karyawan sambil secara bersamaan mengurangi beban kerjanya sendiri. SDM dapat mencurahkan waktu dan keahliannya untuk kegiatan yang lebih strategis yang memajukan bisnisnya.