Program Komunikasi Manfaat Karyawan

Menurut penelitian oleh ADP, penyedia terkemuka manajemen sumber daya manusia dan layanan penggajian, 80 persen pembuat keputusan sumber daya manusia menganggap penting bagi karyawan untuk memahami opsi manfaat penuh mereka. Sayangnya, mereka memperkirakan hanya sekitar 60 persen dari karyawan mereka yang melakukannya. Ini menunjukkan gangguan antara harapan para pemimpin SDM dan kenyataan bahwa banyak karyawan yang tidak memahami nilai dari manfaat yang disponsori perusahaan mereka.

Apakah karyawan Anda tahu manfaat apa yang diberikan perusahaan Anda? Apakah Anda mengomunikasikan hal ini kepada karyawan yang ada atau hanya sesuatu yang mereka lihat selama perekrutan dan orientasi? Apakah Anda memiliki rencana komunikasi manfaat untuk menjaga mereka diperbarui agar tidak terpikat oleh pesaing?

Mengubah Berbagai Manfaat Karyawan

Pengusaha menghabiskan banyak waktu dan uang untuk memastikan bahwa karyawan mereka memiliki manfaat terbaik. Itu semua adalah bagian dari memastikan karyawan bahagia dan sehat agar produktif di tempat kerja. Berdasarkan penelitian terbaru, organisasi di AS menghabiskan sekitar $ 0,43 untuk setiap dolar gaji hanya untuk tunjangan karyawan, termasuk kesehatan, gigi, visi, dan asuransi resep, asuransi jiwa, dana pensiun, opsi saham, waktu lunas dibayar, dan karyawan program bantuan.

Angka-angka ini bahkan tidak mempertimbangkan banyak tunjangan dan manfaat lain yang diinvestasikan perusahaan untuk membuat tempat kerja lebih baik, seperti penjadwalan yang fleksibel, program diskon perusahaan, dan pakaian kerja santai. Dan manfaatnya terus meningkat. Dalam edisi khusus 20 tahun dari laporan penelitian Manfaat Karyawan tahunan, dirilis pada 2016, Masyarakat untuk Manajemen Sumber Daya Manusia merilisnya Laporan penelitian Imbalan Kerja 2016, mencatat bahwa, dibandingkan dengan tahun 1990-an, pengusaha memberikan paket tunjangan yang jauh lebih kaya kepada karyawan daripada sebelumnya - sebagai hasil dari upaya meningkatkan tingkat retensi dan meningkatkan upaya rekrutmen di pasar yang kompetitif.

Mengkomunikasikan Manfaat Karyawan

Masalahnya adalah, perusahaan tidak melakukan cukup untuk mengkomunikasikan nilai program mereka sehingga karyawan menyadarinya, atau memahami pilihan mereka. Terlalu banyak perusahaan sering membatasi upaya komunikasi mereka untuk waktu-waktu tertentu, seperti selama perekrutan, orientasi, atau periode pendaftaran terbuka.

Berita baiknya adalah bahwa di dunia yang didorong oleh teknologi saat ini, ada beberapa cara untuk mengkomunikasikan manfaat karyawan dengan tenaga kerja Anda. Penting untuk dicatat bahwa setiap perusahaan akan ingin mengevaluasi bagaimana karyawan lebih suka untuk diberi informasi dan kemudian mengembangkan rencana untuk memanfaatkan sumber daya ini ketika membuat komunikasi. Baca terus untuk mengetahui beberapa cara berbeda di mana pengusaha membagikan informasi rencana manfaat dengan karyawan.

Bahan cetak

Dari halaman cetak tunggal hingga kampanye pemasaran skala penuh, banyak perusahaan beralih ke dokumentasi tertulis dan cetak untuk berbagi informasi manfaat grup karyawan. Ini bisa sangat efektif karena informasi dapat dengan cepat disebarluaskan kepada semua karyawan setiap saat sepanjang tahun. Komunikasi pemasaran juga dapat ditingkatkan selama masa-masa sibuk, seperti pendaftaran terbuka dan pemrosesan karyawan. Selain itu, dokumentasi informasi manfaat tertulis dan cetak dapat diedit ketika rencana manfaat berubah.

Penting untuk dicatat bahwa semua dokumentasi tertulis harus mencakup akses ke penjelasan terperinci tentang manfaat yang diberikan oleh administrator paket. Buat satu set dokumen manfaat cetak untuk karyawan yang mencakup jadwal tarif dan jumlah pertanggungan, dan seperangkat dokumen terpisah yang dirancang untuk memberikan informasi manfaat dasar kepada para kandidat sebelum mereka direkrut untuk pekerjaan. Jika tempat kerja Anda multi-budaya, Anda mungkin juga ingin membuat satu set dokumen yang diterjemahkan ke dalam bahasa lain untuk memudahkan dalam mengkomunikasikan manfaat kepada semua karyawan.

Rapat Informasi

Baik ditangani secara informal atau melalui sesi formal yang difasilitasi oleh administrator program tunjangan Anda, rapat tunjangan dapat menjadi cara yang efektif untuk mendapatkan informasi rencana dan pertanyaan dijawab dengan cepat. Buat kebijakan bahwa semua karyawan baru mendapat kesempatan untuk berbicara dengan administrator paket manfaat sebelum memilih manfaat apa pun untuk tahun yang akan datang.

Administrator manfaat di tempat Anda juga dapat tersedia untuk menjadwalkan pertemuan dengan karyawan jika mereka memiliki pertanyaan spesifik tentang cara menggunakan manfaat mereka. Ini bisa sangat penting jika ada masalah klaim. Selama pendaftaran terbuka, pastikan bahwa tim administrasi rencana Anda juga tersedia untuk melakukan pembicaraan untuk menyoroti pembaruan penting pada program tunjangan dan mendorong lebih banyak karyawan untuk berpartisipasi dalam penawaran grup.

Metode Komunikasi Digital

Kita sekarang hidup di dunia di mana komunikasi digital telah menjadi norma. Komunikasi digital mencakup email, pengiriman pesan teks, pengiriman pesan instan, aplikasi seluler, dan banyak lagi. Pertimbangkan bagaimana Anda bisa mendapatkan informasi manfaat kepada karyawan Anda secara teratur untuk mengingatkan mereka tentang semua fasilitas yang mereka miliki.

Misalnya, selama bagian pertama tahun ini, banyak karyawan Anda akan berpikir untuk menjadi bugar, kehilangan berat badan, atau mengembangkan kebiasaan lain yang lebih sehat. Gunakan waktu ini sebagai kesempatan untuk berbagi informasi tentang program kesehatan perusahaan atau bagaimana perusahaan berkomitmen untuk membantu karyawan berhenti merokok. Selama bulan-bulan musim panas, ketika aktivitas luar ruangan meningkat dan anak-anak tidak bersekolah, Anda mungkin ingin memberikan informasi tentang tetap aman di bawah sinar matahari dan manfaat keluarga.

Aturan praktis yang baik saat menggunakan komunikasi digital adalah menjaga pengiriman pesan tetap singkat dan langsung ke sasaran.

Portal dan Situs Web Manfaat Perusahaan

Survei ADP menunjukkan bahwa sembilan dari 10 perusahaan besar, dan tujuh dari 10 perusahaan menengah, memiliki portal manfaat berbasis web untuk menampung informasi dan sumber daya manfaat karyawan. Ini adalah cara yang aman bagi pengusaha untuk membagikan informasi manfaat penting dan instruksi untuk mendaftar dalam program tunjangan. Situs web manfaat harus dienkripsi ke tingkat setinggi mungkin dan dirancang dengan proses masuk tunggal untuk melindungi informasi kesehatan pribadi dan data lainnya, dikunci di belakang kredensial pengguna.

Maksimalkan portal situs web untuk komunikasi manfaat dapat mencakup:

• Menyiapkan sistem sederhana untuk mengakses portal online dan melalui perangkat seluler
• Menambahkan konten berharga yang berkaitan dengan manfaat dan tujuan kesejahteraan karyawan
• Memberikan nomor kontak pusat tempat karyawan dapat memperoleh bantuan langsung
• Berbagi pembaruan dan dokumen rencana yang dapat diunduh sesuai permintaan
• Menautkan situs web manfaat ke intranet perusahaan
• Memastikan situs web mematuhi 508 sehingga semua karyawan memiliki akses
• Sertakan konten yang mudah diterjemahkan ke bahasa lain
• Menambahkan glosarium terminologi manfaat dasar dan perpustakaan topik manfaat

Komunikasi Jaringan Sosial

Jejaring sosial juga bisa menjadi cara yang sangat efektif untuk mengkomunikasikan manfaat karyawan. Banyak karyawan menemukan ini sebagai cara yang ramah untuk berurusan dengan SDM. Setiap perusahaan harus memiliki akses ke halaman bisnis mereka sendiri atau setidaknya membuat satu untuk keperluan mengkomunikasikan pembaruan penting termasuk informasi tentang rencana manfaat.

Pilih dari salah satu jaringan media sosial utama seperti Facebook atau Twitter untuk memungkinkan berbagi dan pilihan konten dalam jumlah terbesar. Tetapkan administrator manfaat dan anggota tim pemasaran untuk bekerja bersama untuk membuat pesan manfaat yang mendorong partisipasi dalam rencana grup. Bagikan kiat kesehatan dan kesejahteraan, kiat tanggung jawab keuangan, dan pembaruan untuk periode pendaftaran. Sertakan kisah sukses dan gambar karyawan yang memenuhi tujuan kesehatan mereka.

Pernyataan Kompensasi Total

Untuk membuat dampak yang lebih besar ketika mengkomunikasikan manfaat, disarankan agar perusahaan Anda mengirimkan setidaknya satu pernyataan tahunan tentang kompensasi total kepada semua karyawan. Ini adalah dokumen yang disusun berdasarkan gaji, tunjangan, dan fasilitas lainnya yang ditawarkan perusahaan kepada karyawan. Ini adalah dokumen tertulis yang menunjukkan dalam warna hitam dan putih berapa banyak perusahaan berinvestasi pada setiap karyawan.

Sebagaimana dibuktikan oleh penelitian, banyak karyawan tidak menyadari betapa banyak manfaat tempat kerja bagi mereka sehingga pernyataan kompensasi total dapat menciptakan dialog yang bermakna antara Anda dan karyawan.Jika Anda tidak yakin bagaimana cara membuat total hadiah atau pernyataan kompensasi, bekerjalah dengan penyedia pihak ketiga untuk mengatur semua data Anda menjadi satu dokumen pusat. Berikan salinan surat siput dari total pernyataan kompensasi serta salinan digital yang dapat Anda kirimi email kepada karyawan.

Praktik Terbaik Tambahan

Saat menyiapkan bahan, hindari jargon. Bahkan, jangan menganggap karyawan memahami terminologi tunjangan dasar. Saat berkomunikasi dengan karyawan Anda, sederhanakan hal-hal dan dalam hal yang dapat mereka pahami. Jika ada konsep kompleks yang perlu penjelasan lebih lanjut, gunakan portal web Anda untuk membuat daftar istilah yang bisa ditinjau ulang saat dibutuhkan.

Penting untuk merencanakan sedini mungkin sebelum periode puncak pendaftaran untuk meningkatkan peluang karyawan memahami manfaatnya. Gunakan berbagai media karena setiap generasi dan budaya menyerap informasi secara berbeda.

Mencari dukungan dari administrator paket manfaat Anda saat mengumpulkan bahan tambahan, termasuk materi pemasaran dan dokumen ringkasan rencana. Jadilah kreatif dan jaga agar karyawan tetap ramah. Anda akan lebih berhasil dalam mentransfer nilai manfaat kepada karyawan Anda sehingga mereka akan mengambil keuntungan dari tunjangan kerja ini.