Daftar Periksa untuk Sukses Saat Anda Menyewa Karyawan

Seleksi dan Daftar Periksa Perekrutan

Ingin merekrut dan merekrut tenaga kerja yang unggul? Daftar periksa ini untuk merekrut karyawan akan membantu Anda mensistematisasikan proses Anda untuk merekrut, baik itu karyawan pertama atau salah satu dari banyak karyawan yang Anda rekrut. Daftar periksa ini membantu Anda melacak upaya perekrutan Anda.

Daftar periksa perekrutan ini mengomunikasikan baik perekrutan maupun proses perekrutan dan kemajuan dalam perekrutan ke manajer perekrutan. Umpan balik dan komentar Anda dipersilakan untuk meningkatkan daftar periksa ini untuk mempekerjakan karyawan.

1:09

Tonton Sekarang: 6 Cara untuk Menyewa Orang yang Tepat

Daftar Periksa untuk Mempekerjakan Karyawan

• Tentukan kebutuhan untuk posisi baru atau pengganti.
• Pikirkan secara kreatif tentang bagaimana menyelesaikan pekerjaan tanpa menambah staf (memperbaiki proses, menghilangkan pekerjaan yang tidak perlu Anda lakukan, membagi pekerjaan secara berbeda, dan sebagainya).
• Adakan rapat perencanaan perekrutan dengan perekrut, pemimpin SDM, manajer perekrutan, dan, berpotensi, rekan kerja atau pelanggan internal.
• Kembangkan dan prioritaskan persyaratan utama yang diperlukan untuk posisi dan kualifikasi khusus, sifat, karakteristik, dan pengalaman yang Anda cari dalam diri seorang kandidat. (Ini akan membantu departemen Sumber Daya Manusia Anda untuk menulis iklan baris; memposting pekerjaan online dan di situs web Anda, dan menyaring resume yang dihasilkan untuk wawancara kandidat potensial.)

• Dengan bantuan departemen SDM, kembangkan deskripsi pekerjaan untuk posisi tersebut.
• Tentukan kisaran gaji untuk posisi itu.
• Putuskan apakah departemen mampu membayar karyawan untuk mengisi posisi tersebut.
• Poskan posisi secara internal di papan pengumuman peluang kerja di ruang makan siang Anda dan di intranet perusahaan Anda selama satu minggu. Jika Anda mengantisipasi kesulitan menemukan kandidat internal yang memenuhi syarat untuk posisi tersebut, maka nyatakan dalam postingan bahwa Anda mengiklankan posisi secara eksternal pada saat yang sama.

• Kirim email semua perusahaan untuk memberi tahu staf bahwa suatu posisi telah diposting dan Anda mempekerjakan karyawan.
• Semua anggota staf harus mendorong kandidat internal yang berbakat, berkualitas, dan beragam untuk melamar posisi tersebut. (Jika Anda adalah supervisor yang merekrut, sebagai rasa hormat, beri tahu supervisor saat ini jika Anda berbicara dengan anggota staf pelaporannya.)
• Kandidat internal yang tertarik mengisi Aplikasi Posisi Internal.
• Jadwalkan wawancara, untuk kandidat internal, dengan supervisor perekrutan, manajer supervisor perekrutan atau pelanggan dari posisi dan SDM. (Dalam semua kasus, beri tahu kandidat waktu yang Anda antisipasi untuk proses wawancara.)

• Pegang wawancara dengan setiap pewawancara dengan jelas tentang peran mereka dalam proses wawancara. (Kecocokan budaya, kualifikasi teknis, responsif pelanggan, dan pengetahuan adalah beberapa tanggung jawab penyaringan yang mungkin ingin Anda pikul sebagai pewawancara.)
• Pewawancara mengisi Formulir Evaluasi Kandidat Pekerjaan.
• Jika tidak ada kandidat internal yang dipilih untuk posisi itu, pastikan Anda berkomunikasi dengan jelas dengan pelamar bahwa mereka tidak dipilih. Kapan pun memungkinkan, berikan umpan balik yang akan membantu karyawan terus mengembangkan keterampilan dan kualifikasi mereka. Gunakan umpan balik ini sebagai kesempatan untuk membantu karyawan terus mengembangkan karier mereka.

• Jika kandidat internal dipilih untuk posisi itu, buat tawaran pekerjaan tertulis yang mencakup uraian pekerjaan dan gaji yang baru.
• Sepakati jadwal waktu transisi dengan penyelia kandidat saat ini.
• Jika Anda telah membuat pembukaan internal lain, mulai lagi.
• Akhiri pencarian.
• Jika tidak ada kandidat internal yang memenuhi syarat berlaku, perpanjang pencarian ke kandidat eksternal, jika Anda tidak mengiklankan posisi secara bersamaan. Kembangkan kumpulan kandidat Anda dari beragam pelamar.
• Sebarkan informasi dari mulut ke mulut tentang ketersediaan posisi di industri Anda dan ke jaringan teman dan rekan kerja sosial dan dunia nyata setiap karyawan.

• Jaringan dan memposting pekerjaan di situs media sosial online seperti Twitter dan LinkedIn. Minta karyawan Anda untuk mempublikasikan posisi tersebut melalui jaringan media sosial online mereka.
• Tempatkan iklan baris di koran online dan offline dengan jangkauan pengiriman yang akan membuat kumpulan kandidat beragam.
• Rekrut secara online. Posting iklan baris di papan pekerjaan dan situs web terkait surat kabar termasuk situs web merekrut perusahaan Anda sendiri.
• Posting posisi di situs web asosiasi profesional.
• Bicaralah dengan pusat karir universitas dan hadiri hari-hari karir.

• Hubungi agen bantuan sementara.
• Brainstorming cara-cara potensial lainnya untuk menemukan kumpulan kandidat yang berkualitas untuk setiap posisi.
• Melalui upaya perekrutan Anda, Anda telah mengembangkan sekelompok kandidat. Orang-orang melamar pekerjaan terbuka Anda. Apakah Anda telah mengembangkan kumpulan kandidat sebelum pembukaan pekerjaan atau Anda mencari karyawan dari awal, pengembangan kumpulan kandidat yang memenuhi syarat sangat penting.
• Kirim email ke setiap pemohon untuk menyatakan tanda terima resume. Cukup akui tanda terima permohonan mereka. Jangan membuat pernyataan lain. (Kualifikasi seperti berikut ini dulunya populer di kalangan pemberi kerja, tetapi mereka membuka Anda terhadap kemungkinan masalah hukum di kemudian hari: "Jika kandidat tampaknya cocok untuk posisi tersebut, relatif terhadap pelamar Anda yang lain, Anda akan menghubungi mereka untuk menjadwalkan wawancara. Jika tidak, Anda akan menyimpan aplikasi / resume mereka selama satu tahun jika ada peluang lain.)

• Setelah Anda mengembangkan sejumlah pelamar untuk posisi tersebut, layar dilanjutkan dan / atau aplikasi terhadap kualifikasi dan kriteria yang diprioritaskan. Perhatikan bahwa resume surat pengantar penting saat Anda menyaring calon karyawan.
• Buat daftar pendek pelamar setelah manajer perekrutan dan staf Sumber Daya Manusia meninjau aplikasi yang telah mereka terima untuk pekerjaan tertentu.
• Telepon menyaring daftar kandidat yang memiliki kredensial yang sangat cocok untuk posisi itu. Tentukan persyaratan gaji kandidat, jika tidak dinyatakan dengan aplikasi, seperti yang diminta. (Perhatikan bahwa semakin banyak yurisdiksi di AS membuat praktik ini ilegal, jadi ketahuilah hukum tempat Anda bekerja.)
• Jadwalkan kandidat yang memenuhi syarat, yang gajinya perlu Anda mampu, untuk wawancara pertama dengan penyelia yang mempekerjakan dan perwakilan SDM, baik secara langsung atau melalui telepon. Dalam semua kasus, beri tahu para kandidat garis waktu yang Anda antisipasi akan diambil dari proses wawancara.
• Minta kandidat untuk mengisi lamaran kerja resmi Anda, pada saat kedatangan mereka untuk wawancara.
• Berikan salinan deskripsi pekerjaan kepada kandidat untuk ditinjau.
• Adakan wawancara penyaringan selama kandidat dinilai dan memiliki kesempatan untuk belajar tentang organisasi Anda dan kebutuhan Anda.
• Isi Formulir Evaluasi Kandidat Pekerjaan untuk setiap kandidat yang diwawancarai.
• Bertemu untuk menentukan kandidat mana (jika ada) yang diundang kembali untuk wawancara kedua.
• Tentukan orang yang tepat yang berpartisipasi dalam wawancara putaran kedua. Ini mungkin termasuk rekan kerja potensial, pelanggan, pengawas perekrutan, manajer pengawas perekrutan dan SDM. Hanya sertakan orang yang akan berdampak pada keputusan perekrutan.
• Jadwalkan wawancara tambahan.
• Pegang putaran kedua wawancara dengan masing-masing pewawancara jelas tentang peran mereka dalam proses wawancara. (Kesesuaian budaya, kualifikasi teknis, responsif pelanggan, dan pengetahuan adalah beberapa tanggung jawab penyaringan yang mungkin ingin Anda pikul sebagai pewawancara.)
• Calon berpartisipasi dalam pengujian apa pun yang mungkin Anda perlukan untuk posisi itu.
• Pewawancara mengisi formulir peringkat kandidat.
• HR memeriksa para finalis (orang-orang yang Anda pertimbangkan untuk menawarkan posisi) kredensial, referensi, pemeriksaan latar belakang, dan dokumen serta pernyataan kualifikasi lainnya.
• Siapa pun yang menyatakan kualifikasi tidak jujur ​​atau yang gagal lulus pemeriksaan latar belakang dieliminasi sebagai kandidat.
• Melalui seluruh proses wawancara, SDM, dan manajer, jika diinginkan, tetap berhubungan dengan kandidat yang paling memenuhi syarat melalui telepon dan email.
• Mencapai konsensus tentang apakah organisasi ingin memilih kandidat (melalui diskusi informal, pertemuan diskusi formal, staf SDM menyentuh basis dengan pewawancara, formulir penilaian kandidat, dan sebagainya). Jika ada pertikaian, manajer pengawas harus membuat keputusan akhir.
• Jika tidak ada kandidat yang unggul, mulai lagi untuk meninjau kumpulan kandidat Anda dan kembangkan kembali kumpulan jika perlu.
• SDM dan penyelia yang merekrut menyetujui tawaran yang diberikan kepada kandidat, dengan persetujuan manajer penyelia dan anggaran departemen. (Selalu pertimbangkan faktor-faktor ini sebelum Anda menawarkan pekerjaan.)
• Bicaralah secara informal dengan kandidat tentang apakah ia tertarik pada pekerjaan dengan gaji yang ditawarkan dan ketentuan yang disebutkan. Pastikan kandidat setuju bahwa mereka akan berpartisipasi dalam pemeriksaan latar belakang, pemeriksaan obat terlarang dan menandatangani Perjanjian Tidak Bersaing atau Perjanjian Kerahasiaan, tergantung pada posisinya. (Ini seharusnya sudah ditutup saat mengisi aplikasi pekerjaan.) Jika demikian, lanjutkan dengan surat penawaran. Anda juga dapat membuat tawaran pekerjaan bergantung pada cek tertentu.
• Jika tidak, tentukan apakah ada faktor-faktor yang dapat dinegosiasikan yang akan membawa organisasi dan kandidat ke dalam perjanjian. Diharapkan negosiasi yang wajar; seorang kandidat yang kembali berulang kali ke perusahaan meminta lebih banyak setiap kali bukanlah kandidat yang ingin disewa perusahaan.
• Jika negosiasi informal membuat organisasi percaya bahwa kandidat itu layak, HR akan menyiapkan surat penawaran posisi tertulis dari penyelia yang menawarkan posisi tersebut, menyatakan dan meresmikan gaji, hubungan pelaporan, hubungan pengawasan, dan manfaat atau komitmen lain yang diajukan kandidat telah dinegosiasikan atau perusahaan telah berjanji.
• Surat penawaran, uraian pekerjaan, dan Perjanjian Tidak Bersaing Perusahaan atau Kerahasiaan diberikan kepada kandidat.
• Calon menandatangani dokumentasi surat penawaran untuk menerima pekerjaan atau menolak posisi.
• Jika ya, jadwalkan tanggal mulai karyawan baru. Kejar menyambut karyawan baru sejak mereka menerima tawaran pekerjaan Anda.
• Jika tidak, mulai lagi untuk meninjau kumpulan kandidat Anda dan kembangkan kembali pool jika perlu.