Daftar periksa untuk Proses Manajemen Kinerja

Penilaian kinerja, ulasan kinerja, formulir penilaian, apa pun yang Anda ingin menyebutnya, mari kita panggil itu hilang. Sebagai penyerangan tahunan yang berdiri sendiri, penilaian kinerja secara universal tidak disukai dan dihindari.

Lagi pula, berapa banyak orang di organisasi Anda yang ingin mendengar bahwa mereka kurang sempurna tahun lalu? Berapa banyak manajer yang ingin menghadapi argumen dan berkurangnya moral yang dapat dihasilkan dari proses penilaian kinerja?

Berapa banyak penyelia yang merasa bahwa waktu mereka dihabiskan dengan baik secara profesional untuk mendokumentasikan dan memberikan bukti untuk mendukung umpan balik mereka - sepanjang tahun? Plus, output paling penting untuk penilaian kinerja, dari pekerjaan setiap orang, mungkin tidak didefinisikan atau diukur dalam sistem kerja Anda saat ini. Buat sistem penilaian satu langkah lebih sulit untuk dikelola dan mengikat kenaikan gaji karyawan ke peringkat numerik mereka.

Jika tujuan sebenarnya dari penilaian kinerja adalah pengembangan karyawan dan peningkatan organisasi, pertimbangkan untuk pindah ke sistem manajemen kinerja. Tempatkan fokus pada apa yang benar-benar ingin Anda ciptakan di organisasi Anda - manajemen kinerja karyawan dan pengembangan kinerja karyawan.

Sebagai bagian dari sistem itu, Anda akan ingin menggunakan daftar periksa ini untuk memandu partisipasi Anda dalam manajemen kinerja dan proses pengembangan. Anda juga dapat menggunakan daftar periksa ini untuk membantu Anda dalam proses penilaian kinerja yang lebih tradisional. Daftar periksa menyediakan langkah-langkah yang Anda butuhkan untuk berhasil dalam sistem manajemen kinerja apa pun.

Jika Anda mengikuti daftar periksa ini, Anda akan menawarkan manajemen kinerja dan sistem pengembangan yang secara signifikan akan meningkatkan proses penilaian yang saat ini Anda kelola. Staf akan merasa lebih baik tentang berpartisipasi, mendiskusikan kontribusi mereka, dan melihat cara untuk meningkatkan kinerja mereka. Sistem manajemen kinerja bahkan dapat secara positif memengaruhi kinerja - dan itulah tujuan Anda. Kanan?

Persiapan dan Perencanaan untuk Manajemen Kinerja

Banyak pekerjaan yang diinvestasikan, di ujung depan, untuk meningkatkan proses penilaian karyawan tradisional. Bahkan, manajer dapat merasa seolah-olah proses baru itu terlalu memakan waktu.

Namun, begitu fondasi tujuan-tujuan pengembangan tersedia, waktu untuk mengelola sistem berkurang banyak. Setiap langkah ini diambil dengan partisipasi dan kerja sama karyawan, untuk hasil terbaik.

Manajemen dan Pengembangan Kinerja dalam Sistem Pekerjaan Umum

• Tentukan tujuan pekerjaan, tugas pekerjaan, dan tanggung jawab.
• Tetapkan tujuan kinerja dengan hasil yang terukur.
• Tetapkan prioritas setiap tanggung jawab dan tujuan pekerjaan.
• Tetapkan standar kinerja untuk komponen-komponen utama pekerjaan.
• Adakan diskusi sementara dan berikan umpan balik tentang kinerja karyawan, lebih disukai setiap hari, dirangkum dan dibahas, setidaknya, setiap tiga bulan. (Berikan umpan balik positif dan konstruktif.)
• Menyimpan catatan kinerja melalui laporan insiden kritis. (Jot mencatat tentang kontribusi atau masalah sepanjang kuartal ini, dalam file karyawan. Harap fokus pada aspek positif dan negatif dari kinerja karyawan)

• Berikan kesempatan untuk umpan balik yang lebih luas. Gunakan sistem umpan balik kinerja 360 derajat yang menggabungkan umpan balik dari rekan karyawan, pelanggan, dan orang-orang yang dapat melapor kepadanya.
• Kembangkan dan kelola rencana pelatihan dan peningkatan jika karyawan tidak memenuhi harapan.

Persiapan Langsung untuk Rapat Perencanaan Pengembangan Kinerja

• Jadwalkan pertemuan Perencanaan Pengembangan Kinerja (PDP) dan tentukan pra-kerja dengan anggota staf untuk mengembangkan rencana pengembangan kinerja (PDP).
• Anggota staf meninjau kinerja pribadi, mendokumentasikan komentar penilaian diri dan mengumpulkan dokumentasi yang diperlukan, termasuk hasil umpan balik 360 derajat, jika tersedia.
• Pengawas mempersiapkan pertemuan PDP dengan mengumpulkan data termasuk catatan kerja, laporan, dan masukan dari orang lain yang akrab dengan pekerjaan staf.
• Keduanya memeriksa bagaimana kinerja karyawan terhadap semua kriteria, dan berpikir tentang area untuk pengembangan potensial.

• Kembangkan rencana untuk pertemuan PDP yang mencakup jawaban atas semua pertanyaan tentang alat pengembangan kinerja dengan contoh, dokumentasi, dan sebagainya.

Pertemuan Proses Pengembangan Kinerja (PDP)

• Bangun pengaturan pribadi yang nyaman dan hubungan dengan staf.
• Diskusikan dan sepakati tujuan rapat, untuk membuat rencana pengembangan kinerja.
• Anggota staf mendiskusikan pencapaian dan kemajuan yang telah dia capai selama kuartal tersebut.
• Anggota staf mengidentifikasi cara-cara di mana ia ingin mengembangkan kinerja profesionalnya lebih lanjut, termasuk pelatihan, tugas, tantangan baru, dan sebagainya.
• Pengawas membahas kinerja untuk kuartal tersebut dan menyarankan cara-cara di mana anggota staf dapat mengembangkan kinerjanya lebih lanjut.

• Tambahkan pemikiran supervisor ke area pengembangan dan peningkatan karyawan yang dipilih.
• Diskusikan bidang kesepakatan dan ketidaksepakatan, dan capai konsensus.
• Periksa tanggung jawab pekerjaan untuk kuartal mendatang dan secara umum.
• Menyetujui standar untuk kinerja untuk tanggung jawab pekerjaan utama.
• Tetapkan tujuan untuk kuartal tersebut.
• Diskusikan bagaimana tujuan mendukung pencapaian rencana bisnis organisasi, tujuan departemen dan sebagainya.
• Setujui pengukuran untuk setiap tujuan.
• Dengan asumsi kinerja memuaskan, buat rencana pengembangan dengan staf, yang membantunya tumbuh secara profesional dengan cara yang penting baginya.

• Jika kinerja kurang memuaskan, kembangkan rencana peningkatan kinerja tertulis, dan jadwalkan pertemuan umpan balik yang lebih sering. Ingatkan karyawan akan konsekuensi yang terkait dengan berlanjutnya kinerja yang buruk.
• Pengawas dan karyawan mendiskusikan umpan balik karyawan dan saran konstruktif untuk penyelia dan departemen.
• Diskusikan hal lain yang ingin didiskusikan oleh supervisor atau karyawan, semoga, menjaga lingkungan yang positif dan konstruktif yang telah dibangun selama pertemuan tersebut.

• Saling menandatangani alat pengembangan kinerja untuk mengindikasikan bahwa diskusi telah terjadi.
• Akhiri pertemuan dengan cara yang positif dan mendukung. Pengawas mengungkapkan keyakinan bahwa karyawan dapat menyelesaikan rencana dan bahwa pengawas tersedia untuk dukungan dan bantuan.
• Tetapkan kerangka waktu untuk tindak lanjut formal, umumnya triwulanan.

Mengikuti Rapat Proses Pengembangan Kinerja

• Jika rencana peningkatan kinerja diperlukan, tindak lanjuti pada waktu yang ditentukan.
• Tindak lanjuti dengan umpan balik kinerja dan diskusi secara teratur sepanjang kuartal ini. (Seorang karyawan tidak boleh terkejut dengan isi umpan balik pada pertemuan pengembangan kinerja.)
• Pengawas perlu menjaga komitmen relatif terhadap rencana pengembangan yang disepakati, termasuk waktu yang dibutuhkan jauh dari pekerjaan, pembayaran untuk kursus, menyetujui penugasan kerja dan sebagainya.
• Pengawas perlu bertindak berdasarkan umpan balik dari anggota departemen dan memberi tahu anggota staf apa yang telah berubah, berdasarkan umpan balik mereka.
• Teruskan dokumentasi yang sesuai ke kantor Sumber Daya Manusia dan simpan salinan rencana untuk akses mudah dan rujukan.